Chtělo by se říci, že dávno pryč jsou časy pořadačů a papírových dokumentů, protože je prostě daleko efektivnější pracovat s dokumenty v elektronické podobě. Koneckonců zkratky DMS - označující systémy pro správu dokumentů, případně ECM - pro podnikovou správu obsahu, jsou tu s námi již řadu let. Realita je ale mnohdy odlišná. Což ovšem nic nemění na faktu, že se o přiblížení k ideálu stále řada organizací každoročně snaží.
Jednou ze zásadních výhod elektronických dokumentů je jejich snadná dohledatelnost. Jestliže klasické pořadače dovolují najít dokument zpravidla jen podle data a typu, v případě sofistikovanějších postupů pak ještě podle velmi omezeného počtu předdefinovaných kritérií, elektronický dokument lze najít podle libovolné položky obsahu.
Další výraznou výhodou je snadné sdílení dokumentů. V tomto je klasická papírová podoba, řekněme, značně nepraktická. Stačí připomenout třeba fyzické trestní spisy, jejichž převoz je často zmiňován v souvislosti se známými kauzami.
Pojďme se tedy společně podívat, co mohou moderní řešení pro správu dokumentů nabídnout. A také na to, jak se na tato řešení dívají uživatelé i analytici.
První vize přechodu od papírové k bezpapírové kanceláři hovořily zpravidla o řešeních pro správu dokumentů (DMS - document management system, je možné se setkat i se zkratkou EDM - Electronic...
Řekněme si to hned v úvodu na rovinu: Odpovědět na otázku naznačenou v titulku tohoto článku není snadné. Každá organizace má svůj styl práce, své vlastní požadavky, preference. Výběr navíc...
V okamžiku, kdy dospějete k závěru, že potřebujete nějaké řešení pro digitální správu dokumentů, začíná zpravidla fáze sběru informací. Je třeba zjistit, co všechno dostupná řešení mohou nabídnout, ale i...
GScan Online je jednoduchý a velmi inovativní produkt, který může být použit ve všech organizacích. Lze jím zpracovat jakýkoliv typ dokumentu, z prakticky jakéhokoliv zařízení, jako jsou skenery, MFP, mobilní...
Document Management systém (DMS) je od určité velikosti a specializace firmy v podstatě nezbytností. O co se ale vlastně jedná? Jak funguje? A co firmám přináší „řízená dokumentace“?...
Grafika: Pixabay
