První vize přechodu od papírové k bezpapírové kanceláři hovořily zpravidla o řešeních pro správu dokumentů (DMS - document management system, je možné se setkat i se zkratkou EDM - Electronic Document management), postupem času se ale vynořil termín ECM (enterprise content management), který zastřešuje nejen samotné DMS, ale i další systémy. Která funkcionalita spadá pod který pojem není ovšem vnímáno nijak striktně. Jak systémy pro správu dokumentů a trh s nimi vidí analytici? Pojďme se na to podívat.
Komplexní systém pro správu dokumentů - ECM - v zásadě zahrnuje prostředky pro správu jakéhokoli podnikového obsahu – od "klasických" dokumentů, jako jsou smlouvy nebo objednávky, po dokumenty obsahující informace o procesech ve firmě. Škála jeho modulů může být velmi široká a k funkcím výsledného řešení tak může patřit pořizování (vytváření, skenování) dokumentů, jejich popisování, třídění, fulltextová indexace, definování workflow dokumentů, publikování na webu a řada dalších. Nechybějí samozřejmě nástroje pro řízení přístupu k dokumentům a zpravidla ani ty pro jejich sdílení. Podrobněji se těmto otázkám věnujeme v jednom z dalších článků tohoto speciálu.
Pro účely další analýzy řešení pro správu dokumentů volí analytici různá dělení. Ti ze společnosti Forrester se ve svých posledních analýzách soustředí především na dvě skupiny ECM produktů, které označují jako řešení pro business obsah a transakční obsah.
Analytici MarketsandMarkets zůstávají pak ve svých analýzách u tradičnějšího podrobného produktového členění – na enterprise document management, enterprise document imaging and capture (pro skenování dokumentů), enterprise content workflow management, enterprise records management, enterprise web content management, enterprise document collaboration (pro spolupráci nad dokumenty), digital asset management, advanced case management, mobile content management, document output management, enterprise digital rights management, e-discovery a ostatní. A přidávají i členění řešení po vertikálách a podle velikosti klienta.
Jak velký je trh s těmito produkty? Aktuální zpráva společnosti Forrester uvádí, že letošní objem prodejů ECM řešení dosáhne celosvětově cca 9 miliard amerických dolarů. MarketsandMarkets odhadují jeho velikost na téměř 25 miliard dolarů s potenciálem růstu až na téměř 60 milard v roce 2020. Výsledné číslo samozřejmě vždy záleží na tom, jakou část výsledného projektu ještě zahrnete do "trhu ECM".
V minulých letech analytici Forresteru sledovali, jak si vedoucí dodavatelé vedou ve dvou z pohledu analytiků částečně oddělených skupinách řešení – správě transakčního obsahu a správě business obsahu. Business obsah podle analytiků typicky vzniká uvnitř firmy a zahrnuje běžné kancelářské dokumenty – texty, tabulky, ale i emaily a multimediální obsah. Obsah může být formalizovaný do strukturovaných vzorů, nebo vzniklý ad hoc. Hlavními vlastnostmi řešení pro jeho správu je pružné uživatelské rozhraní, správa dokumentů, možnost týmové spolupráce nad dokumenty, vyhledávání a sdílení souborů.
Transakční obsah podle analytiků často vzniká mimo firmu, typicky u jejích zákazníků nebo partnerů. Zahrnuje například naskenované faxy nebo výtisky z aplikací back office. Řada firem se snaží takto získaná data analyzovat, aby byla schopna odhadnout, jak se její zákazníci budou v budoucnu chovat.
Základními stavebními kameny obou skupin řešení jsou podle analytiků Forresteru služby pro ukládání dat, pro založení nebo skartaci dokumentů, pro správu životního cyklu dokumentů, řízení přístupu, vyhledávání nebo taxonomii dokumentů. Zásadní podobnosti obou skupin řešení zákazníky pak vedou k tomu, že zpravidla nenasazují dvě řešení od dvou různých dodavatelů, ale vyžadují obojí funkcionalitu v rámci řešení od jednoho dodavatele.
Analytici společnosti Forrester také identifikují základní důvody, které zákazníky vedou k nasazení ECM řešení. K těm patří především kvalitní vyhledávání a možnosti sdílení dat. Dalšími faktory, které hrají do karet těchto řešení, jsou digitalizace firemních procesů a regulatorní požadavky. Analytici pak jedním hlasem dodávají, že v tomto se situace na trhu nemění – stejnou motivaci zaznamenávají u zákazníků posledních šest let.
V čem se podle nich naopak trh mění, je nástup řešení, která jsou poskytována formou služby - z cloudu. Jak někteří stávající dodavatelé, tak nové společnosti sázejí na cloudové ECM služby – včetně, pochopitelně, odpovídajících změn v jejich implementaci a účtování. Podle Forresteru však mnozí tradiční výrobci zaspali v nabídce jednodušších webových a mobilních rozhraní s nekomplikovaným vyhledáváním a sdílením dokumentů i s externími uživateli, což otevřelo dveře novým výrobcům. Ti mnohdy nenabízejí takový rozsah funkcí, ale za rozumnou cenu poskytnou přesně to, co část zákazníků potřebuje.
Chtělo by se říci, že dávno pryč jsou časy pořadačů a papírových dokumentů, protože je prostě daleko efektivnější pracovat s...
