Řekněme si to hned v úvodu na rovinu: Odpovědět na otázku naznačenou v titulku tohoto článku není snadné. Každá organizace má svůj styl práce, své vlastní požadavky, preference. Výběr navíc mnohdy nebude probíhat s čistým stolem, ale s ohledem na stávající řešení, někdy i na preferovaného dodavatele. Přesto stojí za to zastavit se alespoň u několika vhodných výběrových kritérií a u funkcí, které pořizovaný systém musí - nebo může - nabízet.
Následující doporučení vycházejí z výrazně rozsáhlejšího dokumentu Evaluating Enterprise Content Management Tools in a Real Contextautorů M. J. Escalona, F. J. Domínguez-Mayo, J. A. García-García a N. Sánchez, J. Ponce. Ten může sloužit jako podklad k definování i velmi podrobných požadavků na řešení typu ECM pro správu dokumentů.
Základem systému pro správu dokumentů je určitý rozsah funkcionality, bez které se to celé prostě neobejde. I tato funkcionalita ovšem, může být poskytována různými formami a v různém rozsahu.
V zásadě jde o schopnost spravovat životní cyklus obsahu - dokumentů v nejrůznější formě. Pozornost je vhodné zaměřit na jádro správy dokumentů – jejich zamykání a odemykání, řízení jejich změn, sledování a uchovávání jejich verzí, fulltextové indexování, které umožní kvalitní vyhledávání, samozřejmě zabezpečování, přístup k různým typům dokumentů, katalogové funkce, případně vytváření různých typů dokumentů a replikaci obsahu.
Potom je tu správa záznamů (records management). Používá se k dlouhodobému uchování obsahu s využitím automatizace a implementace pravidel, která zajišťují shodu práce s dokumenty se zákonnými normami a s dalšími závaznými pravidly, případně s požadavky kladenými při různých certifikacích.
Funkce BPM (business process management) pokrývají podporu business procesů, směrování dokumentů, přidělování pracovních úloh i vytváření a auditování cest dokumentů. Základem jsou funkce pro zajištění otevření a schválení dokumentu, podporováno ale může být například i vytváření cest dokumentů (workflow) prostřednictvím grafického rozhraní.
Další důležitou kapitolou jsou procesy pro skenování dokumentů a jejich následné zpracování. Ty mohou být jak součástí celého řešení, tak odděleným prvkem od dalšího specializovaného dodavatele. Zaměřte se na možnosti tohoto procesu a formu uchování dokumentů (ve formě obrázku se základním popisem, případně po OCR).
WCM (web content management) řeší interakci vašeho obsahu s webovými řešeními. Zahrnuje vytváření dokumentů, včetně příslušných šablon, definice workflow nebo správu změn a publikování dokumentů prostřednictvím webových technologií.
Dalším často požadovaným prvkem je podpora spolupráce a nějaké formy firemní sociální sítě. Jde jak o sdílení dokumentů s různou úrovní funkcionality, tak o funkce pro knowledge management, včetně například blogů, wiki, diskusí apod. Uvedené funkce se stávají stále důležitějšími s tím, jak jsou dnes běžní uživatelé zvyklí na tento způsob komunikace s okolím díky sociálním sítím pro koncové uživatele, jako je třeba facebook nebo G+.
Jedním ze zásadních kritérií pro úspěch jakéhokoli IT projektu, který míří na koncové uživatele, je pochopitelně odpovídající a přívětivé uživatelské rozhraní. Nejinak je tomu u systémů ECM. Je třeba mít na paměti, že uživatelé jsou z běžných moderních softwarových nástrojů zvyklí na určitou míru pohodlí a tu budou očekávat rovněž od systému nasazeného ve firmě.
Ať už jde o snadno přístupné a intuitivně použitelné ovládací prvky pro vyhledávání, třídění nebo navigaci, nebo třeba o rychlé náhledy dokumentů, tvorbu dokumentů v režimu WYSIWYG, případně v odpovídajících externích nástrojích, analýzu dat, využití funkcionality drag&drop, upload více dokumentů současně, několikanásobné undo apod.
Zmíňme ovšem i požadavky na úroveň lokalizace dodaných produktů. Nejde přitom jen o překlad, ale také o úpravu na míru místní legislativě, případně zvyklostem. Významným kritériem výběru je i možnost úprav dodaného řešení podle požadavků uživatelů – ať už přímo uživateli (drobné úpravy) nebo odborným personálem.
Samostatnou skupinou požadavků jsou pak ty, které plynou z nároků na technické řešení – na výkonnost či škálovatelnost řešení, schopnost propojení s dalšími systémy organizace nebo podporu otevřených standardů. S tím úzce souvisejí požadavky na importy a exporty dat, a to mnohdy nejen do vlastních systémů, ale také do systémů partnerských organizací, případně pro reportování dle zákonných požadavků v dané zemi.
Výběr odpovídajícího řešení pro správu dokumentů, resp. pro správu podnikového obsahu, rozhodně není jednoduchým úkolem. Jakkoli lze očekávat úzkou spolupráci s možnými dodavateli, vždy je vhodné mít i vlastní podrobný seznam požadavků a priorit. Jakkoli to patrně zní samozřejmě, v řadě především menších firem to tak samozřejmé není. Při velmi podrobné definici požadavků mohou pomoci i dokumenty, jako je ten výše odkazovaný.
Chtělo by se říci, že dávno pryč jsou časy pořadačů a papírových dokumentů, protože je prostě daleko efektivnější pracovat s...
