V okamžiku, kdy dospějete k závěru, že potřebujete nějaké řešení pro digitální správu dokumentů, začíná zpravidla fáze sběru informací. Je třeba zjistit, co všechno dostupná řešení mohou nabídnout, ale i to, co vlastně od nich budeme potřebovat. Výbornou inspirací mohou být zkušenosti dalších firem.
Web je naštěstí bohatou studnicí zkušeností z dalších firem, a to mimo jiné ve formě případových studí. I když od nich nelze očekávat naprostou objektivitu, základním vodítkem se mohou stát.
Brzy tak například zjistíte, že zástupci organizací, které se rozhodují pro nasazení nějakého řešení pro správu dokumentů, tak typicky činí především proto, že chtějí zaměstnancům usnadnit vyhledávání informací, zajistit jim přístup k aktuálním verzím dokumentů a podpořit tak jejich kvalitní rozhodování. A samozřejmě snížit rizika plynoucí z práce se zastaralými nebo nesprávnými informacemi.
Častou motivací je rovněž snaha zajistit shodu nakládání s dokumenty se zákonnými nebo jinými závaznými požadavky na organizace kladené. A nezanedbatelnou motivací bývá i snaha dostat pod kontrolu náklady na práci s dokumenty.
Někdy už může být práce s klasickými papírovými dokumenty nezvladatelná, resp. nezvladatelná bez výrazné změny stávajícího přístupu. A bez výrazného zvýšení nákladů, typicky na lidské kapacity. Příčinou přitom může být nejen nárůst objemu dokumentů, ale třeba také změna legislativy. Ve veřejných institucích nároky zvyšuje například zákon o svobodném přístupu k informacím, kdy bez odpovídajícího systému pro správu dokumentů může být složité a/nebo nákladné požadované informace nalézt a poskytnout.
Ukazuje se, že stále častější je i snaha poskytnout v rámci firmy platformu pro snadnou komunikaci a spolupráci. A to mnohdy nejen pro zaměstnance, ale také pro externí partnery nebo klienty firmy. Správně zvolené a nasazené řešení pro správu dokumentů by v každém případě mělo umožnit organizacím zvýšit produktivitu, optimálně pak i podpořit vztahy s klienty a partnery.
V době začátku plánování nasazení řešení pro správu dokumentů přichází zpravidla analýza, s jakými dokumenty organizace vůbec pracuje. V nejhrubějším členění je lze rozdělit na obchodní a neobchodní dokumenty, dokumenty strukturované a nestrukturované, dokumenty s potřebou evidence a ty, u kterých není třeba, dokumenty zásadní z hlediska práva a dokumenty důležité pro vlastní provoz organizace.
Z hlediska vytváření a používání dokumentů pak mnohé z nich procházejí stádii přijetí nebo vytvoření dokumentu, jeho klasifikace a uložení – s možností další práce, například, úprav, různých úrovní schvalování apod. Některé dokumenty lze ovšem v každé z těchto fází rovněž zlikvidovat, pokud se z různých důvodů ukáže, že již nejsou potřebné.
Firmy si rovněž pokládají otázku, kdo v organizaci s jakými dokumenty pracuje. Ať už jde například o personální oddělení, právní oddělení, marketing nebo oddělení interního auditu. Jaký je charakter těchto dokumentů? Jsou tyto dokumenty v běžných formátech? Jak jsou strukturované? Jaké vyžadují zabezpečení?
Zodpovědět je třeba i otázku, jak naložit s již existujícími dokumenty. Je třeba je digitalizovat a vložit do systému? Případně: Je třeba je digitalizovat a vložit do systému všechny? Pokud nikoli, tak které z nich ano a které ne? Kdy, jak a za jakých nákladů bude toto realizováno?
Nejde ale jen o požadavky na "viditelnou funkčnost". Důraz musí být kladen i na spolehlivost, výkon, škálovatelnost, integraci s dalšími systémy, zálohování a schopnost obnovení po katastrofě i zabezpečení systému obecně.
V multijazykových prostředích a v organizacích působících nadnárodně je rovněž třeba klást důraz na lokalizaci produktů – zpravidla nejen pokud jde o rozhraní v příslušném jazyce, ale také návaznost na lokální legislativu, případně na lokální produkty, se kterými je třeba nové řešení integrovat. Pokud není použito jedno centrální řešení (např. v cloudu), je rovněž třeba zajistit synchronizaci dat mezi pobočkami.
Pokud jde o samotnou funkčnost řešení pro správu dokumentů a rozhodování, které nabízené komponenty jsou v dané organizaci potřebné a které nikoli, odkažme zde na další článek tohoto speciálu (viz odkaz níže). V něm jsou sepsána některá základní kritéria pro rozhodování a nechybí ani odkaz na dokument, který se těmto kritériím věnuje do detailu.
A pokud jde o rizika? Zkušenosti ukazují, že zásadní rizika plynou především z nedostatečně zvládnutého procesu plánování, včetně definice požadavků na nový systém. Stejně jako u dalších typů IT projektů bývá poměrně častým problémem podcenění potřebného času pro realizaci projektu.
Samostatnou kapitolou jsou pak rizika plynoucí ze změn v právním prostředí, se kterými se lze vypořádat v zásadě jen pořízením dostatečně pružného řešení, které bude možné s přiměřenými náklady doplnit o potřebné nástroje, a volba dostatečně kvalitního a stabilního dodavatele, který do budoucna s řešením tohoto (i jiného) typu problémů pomůže.
Chtělo by se říci, že dávno pryč jsou časy pořadačů a papírových dokumentů, protože je prostě daleko efektivnější pracovat s...
