V některých oblastech podnikání je výběr softwaru poměrně snadnou a bezrizikovou záležitostí. Jde třeba o kancelářské balíky, kde takřka jakýkoli běžně dostupný produkt vyhoví většině potřeb uživatelů. U větších řešení je situace obtížnější - nabídka nepřehledná a nabídka funkcionalit rozsáhlá. Jak je to u software pro správu dokumentů?
Produkt OpenKM.Systém správy dokumentů musí pochopitelně obsahovat nástroje pro vytvoření dokumentů – včetně propojení s dalšími zdroji dokumentů a mnohdy včetně skenování nebo spolupráce skupin na vzniku dokumentu. Nesmí chybět systém pro ukládání dokumentů, nástroje pro předávání dokumentů (workflow) včetně nastavení pravidel pro takové předávání a nástroje pro získání dokumentů – na základě různě definovaných požadavků, například vyhledávání.
Dalšími zásadními prvky jsou nástroje pro autentizaci a schvalování dokumentů, inteligentní vyhledávání, nástroje pro zabezpečení dokumentů – jak s ohledem na přístupová práva, tak na možné katastrofy či selhání infrastruktury, a zajištění uchování dokumentů s ohledem na právní předpisy.
Mnohé produkty však nabízejí i další funkce, které přinášejí dosud nezmíněné výhody. Typicky jde o vytváření a sledování různých verzí dokumentů, inteligentní automatické workflow schopné (po propojení s dalšími systémy firmy) mimo jiné předat dokument zástupci dané osoby, pokud je tato například na dovolené nebo odeslat fakturu ke schválení správné osobě podle výšky fakturované částky, týmovou spolupráci nad dokumenty nebo možnost přístupu k dokumentům odkudkoli – jak pokud jde o lokalitu, tak o typ zařízení (samozřejmě při odpovídajícím zabezpečení).
IT oddělení musí řešit i integraci s dalšími systémy. Ať už jde o další informační systémy firmy, aplikace pro práci s e-maily nebo o kancelářské balíky, z nichž je pak možno ukládat dokumenty přímo do systému pro správu dokumentů. Samostatnou kapitolou je pak integrace sociálních funkcí, díky nimž lze například k určitým krokům workflow vést diskusi nebo k dokumentům uchovávat další informace o jejich autorovi.
Systém pro správu dokumentů může mít zásadní přínosy pro řadu různých oddělení organizace. Ať už jde o finanční oddělení, jemuž usnadní mimo jiné práci s přijatými fakturami včetně jejich schvalování a propojení s dalšími potřebnými dokumenty, personální oddělení, jemuž umožňuje plně automatizovat činnosti jako je třeba vyplňování, schvalování a evidence dovolenek, nebo třeba výrobě, kde usnadňuje tvorbu, schvalování a sledování zodpovědnosti u všech podkladů pro výrobu produktů i při kontrole následného průběhu výroby.
A lze zmínit i další oddělení organizace, ať už jde o marketing a práci s dokumenty souvisejícími se zákazníky – včetně smluv a případné zpětné vazby, o oddělení servisu, sledování kvality nebo o ta zajišťující bezpečnost organizace. Nezapomeňme zmínit zásadní přínosy pro vyšší management, který je díky odpovídajícím reportům schopen sledovat stav vybraných dokumentů i podstatné statistiky související s pohybem a vyřizováním významných typů dokumentů.
Na trhu je k dispozici široký výběr produktů – od těch bezplatných a open-source po velká komerční řešení. My tu záměrně neuvádíme žádné z komerčních řešení, protože jich je na trhu řada a považovali bychom za nespravedlivé vybrat zde jen jedno nebo dvě z nich. Cílem tohoto textu je také spíše nabídnout základní přehled a umožnit si podobná řešení snadno vyzkoušet, než doporučovat zde nějaká konkrétní komerční řešení.
Pro mnohá open-source DMS řešení - tedy řešení s běžně dostupným zdrojovým kódem a dostupná zpravidla zdarma - je nabízena komerční podpora, díky níž lze z daného produktu vytěžit maximum. Stejně jako v dalších oblastech podnikového softwaru jsou i DMS řešení nabízena jak klasickou formou, tak prostřednictvím cloudu.
Zmiňme zde alespoň dva příklady open-source produktů s možností vyzkoušení. Zajímavým open-source projektem je například Free OpenKM. Řešení OpenKM nabízí běžné nástroje pro správu dokumentů včetně definování workflow, sledování verzí, skenování, pořizování metadat, spolupráci nad dokumenty, pokročilé vyhledávání apod. Produkt existuje ve verzích Professional, Cloud a Community a lze si ho vyzkoušet i on-line prostřednictvím jeho webového rozhraní zde.
Jako další významnou open-source variantu řešení DMS můžeme jmenovat SeedDMS , jež navazuje na LetoDMS, se kterým je podle autorů plně kompatibilní. Také SeedDMS pochopitelně poskytuje všechnu zásadní funkcionalitu, jako je definování workflow, sledování verzí dokumentů, práce s metadaty, poměrně široké možnosti definování přístupových práv apod. Také SeedDMS si lze snadno vyzkoušet prostřednictvím webového rozhraní (uživatelské jméno i heslo je admin) zde, a to i v českém jazyce.
Výběr vhodného řešení záleží ovšem vždy nejen na vlastnostech produktu, ale především na konkrétních možnostech a požadavcích každé organizace.
O dokumentech zpracovávaných čistě elektronicky se mluví již dlouho - přesto je bezpapírová kancelář ve většině organizací zatím v nedohlednu....
