Práce s digitálními dokumenty může být výrazně pohodlnější, než stále běžná klasika - dokumenty papírové. Může, ale nemusí. I proto se zřejmě přechod k takzvané bezpapírové kanceláři uskutečňuje celkově pomaleji, než bylo ještě před pár lety předpovídáno.
Foto: PixabayPrvním problémem je, že dokument v elektronické podobě zdaleka neznamená afektivní nebo automaticky zpracovávaný dokument. Řada dokumentů v elektronické podobě existuje v nevhodném formátu, řada systémů s elektronickými dokumenty pracujícími je vzájemně nekompatibilní. I elektronický dokument tak může být – je-li v nevhodné formě nebo v nevhodném prostředí – součástí celkově neefektivního řešení práce s dokumenty.
Jak přejít k efektivnímu řešení? Důležití jsou IT odborníci, kteří chápou, jak se v organizaci pracuje s dokumenty – a na základě tohoto pochopení navrhnou řešení, které tuto práci zefektivní.
Řadu změn dnes nebrzdí technologické problémy, ale přístup zaměstnanců firem. Díky novým technologiím – například tabletům a chytrým mobilním telefonům – je dnes práce s digitálními dokumenty pohodlnější, než kdykoli dříve. Bariérou je však mnohdy nechuť používat jakékoli nové médium.
Chyba ovšem není pouze na straně zaměstnanců. Zůstaneme-li u výše zmíněných tabletů, lze konstatovat, že sice práci s elektronickými dokumenty výrazně usnadňují (ať už díky dotykovému ovládání, hybridnímu využití s klávesnicí nebo třeba díky snadné přenositelnosti ke kolegovi vedle u stolu), ale podmínkou je využití vhodného softwaru a jeho napojení na další podnikové systémy. Pokud tato podmínka není splněna, nelze se divit, že řada uživatelů novinky odmítá, protože si do elektronických dokumentů „nemůže snadno dělat poznámky“ nebo má vůbec problém se k dokumentům „dostat“. Je tedy třeba věnovat velkou pozornost i vzdělávání zaměstnanců.
Jedna z analýz společnosti IDC uvádí metodologii, podle které lze zhodnotit, v jaké fázi vývoje správy dokumentů a správy tisku se daná organizace v té které chvíli právě nachází. Stádií definovali celkem pět - a stojí za to se tu u nich alespoň stručně zastavit.
První stádium je stádium označované jako Ad Hoc. Tisk ani tok elektronických dokumentů není v rámci firmy nijak standardizován ani sledován, vše funguje náhodně tak, jak to někdy někdo jednou provede, někdo další pozmění apod. Neexistují žádné formální iniciativy ani pro správu tiskových zařízení, ani pro správu elektronických dokumentů, které jsou mnohdy navíc v nejrůznější podobě rozptýleny v lokálních úložištích (typicky na PC) jednotlivých zaměstnanců.
Ve druhé fázi se v organizaci sleduje využívání tiskových zařízení, aby bylo možno optimalizovat náklady, jiný pokrok (například právě v oblasti správy elektronických dokumentů) však nenastává. A také třetí fáze se soustředí na fyzický tisk: Sjednocována jsou tisková řešení, optimalizován přístup zaměstnanců k nim.
Až ve čtvrté fázi dochází k nasazení jednotných řešení pro tisk a správu dokumentů napříč celou organizací, přičemž v úvahu jsou brány i širší souvislosti – například optimalizace práce s dokumenty pro zaměstnance pracující na pobočkách firmy nebo z domova. Právě v této fázi se většina organizací začíná vážně zabývat otázkou, jak minimalizovat počty vytištěných dokumentů a maximalizovat jejich využívání v elektronické podobě. Ať už jde o dokumenty, které do firmy v papírové podobě přijdou – a je třeba je digitalizovat, nebo o dokumenty, které je dosud zvykem z elektronické podoby pro další využití převádět do podoby papírové.
V poslední, páté fázi už existují v organizaci definovaná workflow (způsob oběhu) pro dokumenty a nakládání s dokumenty se jimi beze zbytku řídí. Nasazené řešení zahrnuje technologie pro digitalizaci dokumentů na vstupu, software pro enterprise content management pro zpracování, ukládání i přístup k dokumentům i integraci s dalšími podnikovými aplikacemi.
Uvedená škála se týká především velkých organizacích, byť řadu prvků lze vysledovat i v těch menších. Lze ovšem konstatovat, že ne všechny organizace musejí projít všemi výše uvedenými stadii.
O dokumentech zpracovávaných čistě elektronicky se mluví již dlouho - přesto je bezpapírová kancelář ve většině organizací zatím v nedohlednu....
