V mnoha organizacích dnes mají stejný cíl: Co nejvíce se zbavit papírových dokumentů a usměrnit klíčové obchodní procesy tak, aby se minimalizovaly chyby a zdržení. Jak ale na to?
Foto: PixabayDigitální správa dokumentů je jednou z oblastí IT, které doslova hýří řadou různých termínů. Jde jak o klasickou správu dokumentů (document management), tak o správu podnikového obsahu (enterprise content management) nebo správu podnikových informací (enterprise information management). Všechny z nich zpravidla pokrývají to, co si asi představíme pod klasickou správou dokumentů, u „novějších“ termínů se pak lze setkat s doplňujícími definicemi jejich funkcionality kladoucími důraz na správu širší škály informačních podkladů a sofistikovanější vytěžování informací z nich.
Protože jsme v organizacích běžně stále ještě daleko od realizace vize bezpapírové kanceláře, doporučuje se mnohdy jako součást řešení týkajících se správy dokumentů realizovat i projekty optimalizující práci s tištěnými dokumenty, zaměřené například na využití MPS (managed print services).
Pokud jde o samotné systémy pro správu dokumentů (zůstaňme zde u tohoto klasického termínu), hlavními trendy jsou zde využití cloudu, mobilní přístup a snadná integrace s ostatními firemními systémy. Zní to složitě? Co to znamená v praxi?
K dokumentům je dnes už běžně možno pochopitelně přistupovat nejen z PC, ale také z mobilních zařízení. Typicky tu lze využít jak přizpůsobené webové rozhraní, tak odpovídající specializované mobilní aplikace.
Stejně jako u většiny dalších podnikových softwarových řešení i v oblasti správy dokumentů hrají zásadní roli možnosti propojení s dalšími podnikovými systémy. Při výběru vhodného řešení je vhodné soustředit se na taková, která nabízejí potřebná rozhraní. Práce se systémem pro správu dokumentů - včetně přenosu dokumentů nebo týmové spolupráce nad nimi - by neměla obtěžovat, ale naopak být přirozenou součástí práce s dalším softwarem.
Ani oblasti správy dokumentů se nevyhýbá hype spojený s využíváním sociálních sítí. U řešení pro správu dokumentů jde zpravidla o implementaci funkcionality, která je schopna poskytovat uživateli zpětnou vazbu (například nápovědu) podle aktuálního kontextu – nejen, pochopitelně, na primitivní úrovni podle toho, kde se v aplikaci právě pohybuje, ale podle jeho dalších činností nebo definovaných rolí. Rovněž lze umožnit interakci s ostatními a například vytvářet diskuse, které jsou napojeny na odpovídající kroky business procesů a lze je tak kdykoli v této souvislosti snadno vyhledat.
Především u větších firem se mluví o trendu maximálního vytěžení informací z velkého objemu dat skrytých, mimo jiné, v nejrůznějších dokumentech. Dostáváme se tak k onomu termínu enterprise information management (EIM), který v sobě v zásadě propojuje řešení ECM (enterprise content management), BPM (business process management) a BI (business intelligence).
Zvláštní pozornost je pak věnována využití metadat, která analytici Gartneru označují sice za zásadní podmínku efektivní správy obsahu, ale současně za nepraktické z hlediska tvorby a uchovávání. Do budoucna podle nich jednoznačně převládne využití strojového učení a plná automatizace.
Pokud jde o technické řešení, také v případě správy dokumentů lze pochopitelně využít různé druhy řešení v cloudu. Pro menší organizace, které se nechtějí trápit se správou vlastního řešení, je typicky vhodný produkt provozovaný ve veřejném cloudu, stejně jako případně pro firmy, které dynamicky rostou a škálování vlastního řešení by pro ně bylo příliš nákladné a nekomfortní.
Vzhledem ke specifikům v této oblasti se dnes mnohdy klade důraz na snadnou realizaci hybridních cloudů, které tu přinášejí zjevné výhody. Jde především o usnadněnou integraci s podnikovými aplikacemi provozovanými přímo ve firmě, možnost pořizovat kopie dokumentů – a samozřejmě vytvářet nové elektronické dokumenty - ve firmě a prostřednictvím cloudu je uchovávat v systémech pro ukládání dat realizovaných buď prostřednictvím cloudu, nebo přímo ve firmě.
Analytici Gartneru upozorňují, že skončila doba velkých monolitických řešení pro správu podnikového obsahu. Do budoucna podle nich cesta vede jedině přes řešení, která budou schopna zaměstnancům poskytovat dokumenty a další obsah personalizovaně, na základě jejich role v organizaci i aktuálně plněných úkolů. To by mělo následně vést nejen k vyšší efektivitě, ale také k menšímu počtu chyb, ke kterým dojde v důsledku nevhodného nakládání s podnikovými dokumenty.
O dokumentech zpracovávaných čistě elektronicky se mluví již dlouho - přesto je bezpapírová kancelář ve většině organizací zatím v nedohlednu....
