Vyplatí se DMS?



Bez práce s dokumenty – v papírové i digitální podobě – se dnes neobejde žádná organizace. Dokumentová workflow mohou mít řadu podob, od naprostého chaosu až po striktně řízené procesy. A v souvislosti se stále rozsáhlejší digitalizací panuje všeobecné přesvědčení, že v oblasti dokumentů je správným přístupem využívání systémů pro správu elektronických dokumentů, tzv. DMS (Document Management System). DMS představuje inteligentní centrální úložiště a zajišťuje automatizovaný řízený oběh dokumentů napříč organizací včetně podpory správy verzí, schvalovacího procesu, sjednocení formátů... Samé výhody – jenže je tomu opravdu tak?

Nasazení DMS (Document Management System) sebou nese obdobné starosti jako jakékoli jiné rozšíření podnikové informační architektury. Tedy především nutnost podrobné analýzy současného stavu, naplánování samotného řešení a přizpůsobení stávajících procesů. Důležitý je i vliv lidského faktoru, který velmi často zahrnuje jak nechuť přijmout nové způsoby práce, tak i problémy způsobené nedostatečným vysvětlením výhod a mnohdy také chybějícím školením. Uživatelé musí principy řízené dokumentace pochopit – a to nejde stylem „hození do vody“, protože efektivní využití DMS je z velké části právě o způsobech práce, nikoli o ovládání uživatelského rozhraní.

Slepenec? To opravdu není DMS!


Mnohé firmy pro práci s dokumenty samozřejmě nějaké IT prostředky využívají, včetně těch pro sdílení souborů, řízení přístupu apod. Často jde ale o řešení, které nelze v pravém slova smyslu považovat za DMS, ale jen za slepenec několika různorodých a jen částečně spolupracujících technologií. Slepenec, který nabízí minimum funkcionality moderních DMS systémů a jehož správa je zpravidla náročná. Chybí pokročilá automatizace, možnost sjednotit formáty a třeba o automatizovaném řízení oběhu nebo digitalizaci tradičních dokumentů ani nemluvě. Jinými slovy, kombinace Wordu a sdílených složek, byť umístěných např. v cloudu není DMS. Přitom pořízení plnohodnotného DMS systému nemusí být procesně náročné ani finančně nákladné, příkladem může být DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na platformě Alfresco Community Edition, což přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka.

Řadu otázek vyvolává způsob provozu DMS systémů, zejména pak s ohledem na legislativu. V rámci správy dokumentů je nutné splnit mnoho požadavků, od archivace až po naplnění požadavků nařízení GDRP, a přístup k jejich zajištění se liší právě podle toho, zda je využívána vlastní infrastruktura nebo cloudové služby. U cloudů může být problém to, že jsou obvykle provozovány v jiném státě, než je územní příslušnost koncového zákazníka či jeho uživatelů. Fyzické umístění může mít vliv při řešení krajních situací, jako je spor o určení odpovědnosti za nedostupnost, spor o náhradu škody za poškození dat či jejich zcizení. Problémy mohou způsobit také rozdílné pohledy na autorskoprávní problematiku a dodržování bezpečnostních standardů. Nicméně není cloud jako cloud a významní dodavatelé, včetně společnosti Onlio, nabízí službu, která je bezpečná po všech stránkách. Technických i legislativních.

Když s tím papírem se tak dobře pracuje…

Odpůrci DMS systémů a digitalizace obecně často argumentují tím, že papír je prostě papír, kterému se elektronická forma nevyrovná. A nutno přiznat, že v určitých oblastech mají samozřejmě pravdu, například v marketingu, kde jsou tištěné výstupy v mnoha situacích nezastupitelné. Ve své podstatě se ale o žádný problém či dokonce o napadení digitalizačních trendů nejedná – přetrvávající obliba tradičních materiálů je jen potvrzením spíše evolučního než revolučního charakteru DMS systémů. Navíc ve chvíli, kdy bude k dispozici skutečně kvalitní, ohebný a po všech stránkách snadno použitelný elektronický papír, padnou i poslední pocitové protiargumenty. Je proto určitě lepší se na tyto změny připravit již nyní a používat DMS systémy všude tam, kde je to jen trochu možné. U zmíněných marketingových dokumentů například při jejich přípravě.

Pokročilé DMS systémy plně podporují moderní způsoby práce včetně mobilních. Uživatelé tak mohou těžit z výhod digitálního věku včetně rychlého přístupu k požadovanému dokumentu, kdykoli a odkudkoli.

Otázkou není, zda DMS systémy i přes své zdánlivé nevýhody ano či ne. Ty správné otázky jsou kdy (co nejdříve), jaký systém (například eDoCat), jak jej implementovat (za pomocí zkušeného partnera), kde jej provozovat (na své infrastruktuře či v cloudu) a hlavně na jaké procesy i očekávání se zaměřit. Na problémy – a to nejen výše uvedené – pochopitelně narazíte, ale zisk je vysoce pravděpodobný a možné přínosy nezanedbatelné.

Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio



O společnosti Onlio, a.s.

Onlio je předním leaderem na trhu softwarových řešení typu Document Management System pod vlastní značkou eDoCat. Další oblastí, kde společnost působí jsou komplexní dodávky vysoce profesionálních webových prezentací, funkčních řešení a sofistikovaných portálů a jejich integrací. Třetí oblastí je Atlassian, rodina řešení s celosvětovou popularitou. Atlassian vám pomůže s precizním řízením firmy a detailními informacemi pro vedení o stavu interních i externích úkolů. Více najdete na www.onlio.comwww.edocat.cz


(Partnerský příspěvek)


(16. 10. 2018 | redakce2)


Předcházející článek: <<< 5 tipů na efektivní práci s dokumenty pomocí Altus Portal <<<

Tento článek je součástí speciálu:

Starejte se o své dokumenty: Jak vám počítače pomohou je zvládnout


Již od 80. let minulého století se počítače používají ke správě dokumentů v organizacích. Zpočátku, možná z dnešního pohledu trochu překvapivě, byla v nabídce dodavatelů softwaru řešení pro správu papírových dokumentů, ale s postupnou digitalizací informací se situace překlopila opačným směrem. Co ale vlastně dnešní systémy pro správu dokumentů nabízejí a jak mezi nimi vybírat?


Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Nepřehlédněte nové odborné speciály

Reality v ČR, Zabezpečení dat, Formuláře - podnikání



Články čtenářů

Autobusové nádraží Zličín – kde je c...


Můžete jet soukromě, nebo třeba služebně, každopádně když cestujete z Prahy na západ, jihozápad nebo severozápad, pojedete možná z autobusového nádraží Zličín. Pokud...

Jak vypnout zprávy webů v prohlížeči


Rozmohl se nám tady takový nešvar - lecjaký zpravodajský web teď v prohlížeči stále dokola otravuje s tím, abyste si zapnuli jeho zprávy do prohlížeče. A vy musíte s...

Komentáře čtenářů

Děkujeme
Děkujeme za upozornění, opraveno. To by se stávat nemělo, ale autorovi i při noční korektuře to bohužel ...>>
Přiruční zavazadla Ryanair
Už dříve vznikla u nás diskuse na Facebooku, jaký je rozdíl v politice kabinových zavazadel Wizz Air a R...>>
Děkuji
To byl nepříjemný překlep, opraveno. V obou případech jde o předpověď do roku 2020. Děkujeme za upozorně...>>

©2013-2019 OnBusiness.cz, ISSN 2336-1999 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
O vydavateli | Pravidla webu OnBusiness.cz a ochrana soukromí | pg(4294)