Vybíráme vhodný systém pro správu dokumentů



Už jste se rozhodli, že potřebujete software nebo službu pro správu dokumentů, ale jak vybrat správné řešení? Pojďme se společně podívat za inspirací pro výběr. Konkrétně na postupy analytiků společnosti Forrester, která zveřejnila svá kritéria hodnocení produktů a dodavatelů.


V tomto textu se tentokrát většinou vyhneme otázkám konkrétní funkcionality nebo způsobu dodávky softwaru či služby zaměřené na správu dokumentů, ale podíváme se, jaké další faktory týkající se jeho nabídky, strategie nebo pozice na trhu jsou podle výše zmíněných analytiků z hlediska výběru důležité.

Produkt a dodavatel

Analytici Forresteru jako první hodnocený bod uvádějí aktuální nabídku řešení dodavatele. Hodnotí šířku nabídky nástrojů s důrazem na knihovnické služby (library services), použitelnost, správu životního cyklu, podporu spolupráce uživatelů a sdílení souborů.

Druhým významným faktorem hodnocení je strategie výrobce. Dodavatel ECM řešení musí vykazovat koherentní celkovou strategii i pozitivní strategii podpory zákazníků tak, aby zákaznické ECM projekty byly maximálně úspěšné a aby klienti byli schopni spravovat své dokumenty (i další obchodní data obecně) v rámci širokého informačního ekosystému, a to včetně možnosti propojení s externími cloudovými službami, mobilního přístupu, integrace s (dalšími) klasickými systémy ve firmě i schopnosti spolupráce s externími subjekty.

Třetím významným faktorem je pak pozice na trhu. Tu lze hodnotit mimo jiné podle zákaznického portfolia dodavatele a obratu, kterého se systémy ECM dosahuje. Důležitá je rovněž lokální přítomnost dodavatele a mnohdy i fokus na vertikální trhy.

Hodnocení vlastností

Dodavatel, kterého se výše uvedení analytici rozhodli považovat za relevantního, musel prokázat nabídku dostatečně široké funkcionality zahrnující podporu bezproblémové tvorby, používání a správy podnikového obsahu. Kriticky důležité jsou tu již výše zmíněné knihovnické služby, nástroje a programy pro snadné přijetí systému uživateli, služby pro spolupráci, bezpečná synchronizace a sdílení dokumentů i prostory (workspaces) pro týmovou spolupráci.

Podle toho, jak velká je vaše organizace, byste pak měli požadovat existující zkušenosti se středními nebo většími podnikovými zákazníky. Analytici Forresteru se ve své analýze zaměřovali na dodavatele schopné dodávat velkým zákazníkům (s ročním obratem převyšujícím jednu miliardu amerických dolarů) a schopné integrovat dodávané řešení s produkty, které tito zákazníci požadují. Obecně lze konstatovat, že je vhodné, aby měl dodavatel zkušenosti s dodávkami firmám vašeho zaměření a vaší velikosti, nicméně pokud je vaše organizace spíše menší, je třeba ověřit, že dodavatel je schopen za přijatelných podmínek přizpůsobit dodávané řešení vašim případným specifikům, a to v jakékoli oblasti (funkcionalita, integrace s dalšími používanými produkty apod.)

Cíle nasazení

Analytici Forresteru ve své analýze ECM řešení vycházeli z požadavků uživatelů a mimo jiné se zajímali o důvody nasazení nových nebo rozšiřování stávajících ECM systémů. Zásadním důvodem byla pokračující digitalizace obchodních procesů, nicméně za zásadní klienti označovali shodu s regulatorními nebo zákonnými požadavky na zpracování dokumentů a dat obecně. V případě změn pak za důležité důvody označovali i zlepšení uživatelské zkušenosti s ECM řešením a lepší sdílení znalostí napříč organizací.

Za zmínku stojí i informace, že ještě v roce 2016 pouze 33 % osob s rozhodovací pravomocí ohledně ECM řešení aktivně používalo k přístupu k vlastnímu ECM systému mobilní zařízení - chytré telefony nebo tablety. Nicméně dalších 39 % z nich plánovalo nasazení během loňského roku nebo v roce letošním. Data o výsledcích jejich snažení ovšem zatím nejsou k dispozici.

(Foto: Pixabay)


(8. 10. 2018 | redakce2)


Předcházející článek: <<< Trendy v oblasti systémů pro správu dokumentů <<<
Následující článek: >>> 5 tipů na efektivní práci s dokumenty pomocí Altus Portal >>>

Tento článek je součástí speciálu:

Starejte se o své dokumenty: Jak vám počítače pomohou je zvládnout


Již od 80. let minulého století se počítače používají ke správě dokumentů v organizacích. Zpočátku, možná z dnešního pohledu trochu překvapivě, byla v nabídce dodavatelů softwaru řešení pro správu papírových dokumentů, ale s postupnou digitalizací informací se situace překlopila opačným směrem. Co ale vlastně dnešní systémy pro správu dokumentů nabízejí a jak mezi nimi vybírat?


Facebook Twitter Google+
Partneři Tématu měsíce:






Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Nepřehlédněte nové odborné speciály

Reality v ČR, Zabezpečení dat, Formuláře - podnikání



Články čtenářů

Autobusové nádraží Zličín – kde je c...


Můžete jet soukromě, nebo třeba služebně, každopádně když cestujete z Prahy na západ, jihozápad nebo severozápad, pojedete možná z autobusového nádraží Zličín. Pokud...

Jak vypnout zprávy webů v prohlížeči


Rozmohl se nám tady takový nešvar - lecjaký zpravodajský web teď v prohlížeči stále dokola otravuje s tím, abyste si zapnuli jeho zprávy do prohlížeče. A vy musíte s...

Komentáře čtenářů

Přiruční zavazadla Ryanair
Už dříve vznikla u nás diskuse na Facebooku, jaký je rozdíl v politice kabinových zavazadel Wizz Air a R...>>
Děkuji
To byl nepříjemný překlep, opraveno. V obou případech jde o předpověď do roku 2020. Děkujeme za upozorně...>>
Konkrétněji, prosím
My ale nikde nepíšeme, že jinde se to neděje. Pokud máte informace o konkrétních větších výpadcích, ocen...>>

©2013-2018 OnBusiness.cz, ISSN 2336-1999 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
O vydavateli | Pravidla webu OnBusiness.cz a ochrana soukromí | pg(4286)