Přínosy různých řešení pro správu dokumentů - nebo šířeji pojatou správu podnikového obsahu - jsou zjevné zástupcům stále většího počtu organizací. Tomu odpovídá i situace na trhu: Analytici společnosti Forrester pro letošní rok předpověděli, že trh se systémy ECM (enterprise content management) dosáhne celosvětově objemu 9 miliard amerických dolarů, po loňských osmi. Jaké jsou hlavní trendy v této oblasti?
V loňském roce se výrobci hodně soustředili na zajištění shody svých řešení se zákonnými regulacemi a ani letošek v tomto ohledu nebyl odlišný. Stačí jen připomenout jarní nástup platnosti GDPR.
Ke změnám ale dochází i na dalších frontách. Stále důležitější je pro uživatele přehledné uživatelské rozhraní, ve kterém lze veškeré akce řešit intuitivně a s co nejnižším počtem kliknutí nebo stisknutí kláves. Protože požadavky uživatelů se v různých organizacích liší, roste i význam „low-code“ nebo „no-code“ nástrojů pro zákaznické změny.
Důraz je kladen na mobilní přístup k dokumentům a na možnost s dokumenty na mobilních zařízeních pracovat - tam, kde to dává smysl, například v případě nutnosti dokumenty rychle schvalovat. Z hlediska provozování systémů pak dále roste popularita cloudových řešení.
Analytici Forresteru také upozorňují, že trh s ECM pokračuje v trendu formálního dělení na dvě subkategorie, a to business content services a transactional content services. Co to přináší v praxi?
Takzvaný business content typicky vzniká uvnitř organizace a je základním pilířem dennodenní práce s dokumenty v organizaci. Nicméně s rostoucí potřebou předávat si dokumenty s externími subjekty, jako jsou zákazníci, obchodní partneři, regulační orgány nebo veřejnost, se mění i požadavky na možnost externího přístupu k dokumentům. Business content zahrnuje běžné formáty, jako jsou textové dokumenty, soubory tabulkových kalkulátorů, e-maily, multimediální soubory, může mít formální strukturu (například data ve formuláři) nebo neformální (například dokumenty vytvořené ad hoc). Důležitými funkcemi pro práci s tímto druhem obsahu je flexibilní uživatelské rozhraní, správa dokumentů, týmová spolupráce a bezpečné sdílení souborů.
Transakční obsah je typicky spjat s velkými počty procesů zaměřenými na zákazníky. Tento druh obsahu mnohdy vzniká mimo organizaci, například u zákazníků nebo partnerů. Typicky jde o vysoce strukturované dokumenty, které obsahují informace o objednávkách, reklamacích apod. Transakční obsah mnohdy zahrnuje i dokumenty skenované z papíru. Mnohé organizace s daty z tohoto druhu vstupu pracují nejen za účelem splnění konkrétního úkolu (objednávka, reklamace), ale i kvůli analýze vzorů chování zákazníků. Ke klíčovým vlastnostem řešení pro tento typ obsahu patří získávání dokumentů z více kanálů, elektronické formuláře a BMP (business process management).
Analytici Forresteru připomínají, že je tu řada společných prvků pro obě větve ECM. Mezi ně patří základní služby pro ukládání dokumentů, řízení přístupu k nim nebo správu verzí, správu životního cyklu, práci s metadaty nebo vyhledávání. Stále větší roli v obou kategoriích pak hrají novější služby typu analytických nástrojů, nástroje pro mobilní přístup k dokumentům, nástroje pro rychlé přizpůsobení uživatelských rozhraní nebo kvalitní API.
Umělá inteligence je dnes obecně velkým tématem v oblasti informačních technologií, nicméně ne vše, co výrobci zkratkou AI označí, ještě skutečně znamená dostatečně inteligentní řešení znamenající přínos pro zákazníka. Analytici Forresteru upozorňují, že výrobci ECM jsou zatím spíše v raných stádiích využívání umělé inteligence pro práci s dokumenty, a to navzdory faktu, že chytrá řešení v této oblasti slibují zajímavý potenciál.
Do budoucna by řešení založená na strojovém učení mohla nabídnout spolehlivou kategorizaci dokumentů, inteligentní vyhledávání informací, analýzu dokumentů za účelem objevení zajímavých trendů nebo inteligentní propojování dat z různých zdrojů. Umělá inteligence by rovněž mohla v dokumentech rozpoznávat citlivé informace a automaticky je zařadit do příslušné bezpečnostní kategorie.
(Foto: Pixabay)
Již od 80. let minulého století se počítače používají ke správě dokumentů v organizacích. Zpočátku, možná z dnešního pohledu trochu...
