Víte, jak probíhá online evidence docházky ve firmě? Zvažujete její zavedení? Vysvětlíme vám fungování evidence na příkladu úspěšné česko-slovenské platformy TULIP.
Informační systémy si firma vybírá podle toho, jaké procesy potřebuje změnit. Jelikož cloud hýbe světem byznysu už pár let (a tento trend se bude dále zintenzivňovat), nabízí trh množství různých řešení. Nejčastějším cílem firem je jednoznačně úspora nákladů, zrychlení a zjednodušení interních procesů. Dnes se prostě bez cloudu neobejdete. Proto se i v Česku výrazně investuje do cloudových služeb jako je TULIP.
Docházkový online systém je jednou z nejžádanějších cloudových služeb v Česku i v okolních zemích. Také v TULIPu patří k těm nejpoužívanějším oblastem. TULIP je platforma pro byznys procesy, která poskytuje i automatické zpracování faktur s jejich zaúčtováním, digitalizaci dokumentů a zmíněnou komplexní evidenci docházky. Vznikla sice teprve před třemi lety, ale již ji využívá na 260 firem v 13 převážně evropských zemích. Má 18 000 uživatelů a „proteče“ jí více než 32 000 dokumentů měsíčně.
Jak v praxi vypadá práce zaměstnance s cloudovou platformou?
V TULIPu mají zaměstnanci k dispozici veškeré své výplatní pásky, personální dokumenty a docházkový kalendář online.
Zaevidování dovolené? Zaměstnanec klikne na sekci Docházka, vytvoří nový požadavek, kde zadá zvolený termín, a odešle jej. A je to. Ve dvou krocích je v systému zaznamenána dovolená. Ta se okamžitě dostane k nadřízenému, který obdrží upozornění emailem. Manažer docházku jedním krokem schválí, nebo zamítne a zaměstnanec dostane email s oznámením. Všechny požadavky má viditelné v přehledném docházkovém kalendáři, který mu zároveň ukazuje aktuální zůstatek (zbývající dny dovolené a podobně). Žádné lístečky, potvrzení či ústní dohody, které si stejně nikdo nepamatuje. Všechno je evidováno v cloudu. Systém vás navíc navede k zadání docházky podle české legislativy, takže se vyhnete chybám, jaké nastávají při používání excelových tabulek a podobných neautomatických nástrojů. Mezi výhody cloudu TULIP patří také automatický export docházky do mzdového softwaru.
„Nesetkáváme se s obavami z přechodu do cloudu. Firmy nejčastěji trápí chybovost při ručním zadávaní a kontrole údajů. Proto ti zájemci, kteří za námi přijdou, mají jasno, že na cloud musí přejít. Dolaďujeme spolu už pouze detaily. A pochopitelně je zajímá cena. Nemusíme nikoho přesvědčovat o správnosti rozhodnutí řešit své procesy v cloudu,“ říká Viktor Mečiar, Managing director TULIPu. Firma poskytuje služby nadnárodním společnostem i lokálním hráčům. Nelze limitovat, komu se vyplatí být v cloudu a komu ne. Týká se to i docházky zaměstnanců. „Máme klienty, kteří mají reálně pouze 4 zaměstnance, ale i takové, kde si docházku evidují tisíce lidí napříč zeměmi, kde daná firma působí,“ dodává Viktor Mečiar. Nejvíc klientů je pochopitelně z Česka a Slovenska, ale TULIP působí od střední Evropy až po Jihoafrickou republiku. Při cloudových řešení je výhodou, že nejste limitováni působištěm.
Hlavní výhody TULIPu spočívají v online docházce, minimalizování papírování, emailových notifikacích, specifických reportech na míru a v propojení se mzdovým softwarem. Usnadňuje se tím i zpracování mezd.
Firmy, které cloudu úplně nevěří, na začátku obvykle vyzkouší přenést do onlinu pouze některé své procesy. Často se však přesvědčí o jeho výhodách a postupně služby rozšiřují. Takto i TULIP přidával mezi své funkce správu služebních cest nebo digitalizaci daňových dotazníků pro klienty, kteří jsou poskytovateli daňového poradenství. Klientovy požadavky jsou vždy brány v potaz, a proto se i samotná platforma neustále posouvá vpřed. 
To ale nemusí platit, pokud si zvolíte nějaké „krabicové“ řešení. Proto je dobré mít od začátku ujasněno, co od cloudu očekáváte.
(Partnerský příspěvek)
Bez nějaké formy firemního informačního systému se neobejde žádná organizace. A dovolíme si tvrdit, že v optimálním případě takový systém...
