5 tipů na efektivní práci s dokumenty pomocí Altus Portal



Zaprášené šanony v archivu, nejasnosti kolem zastupování lidí na dovolených, hromada faktur ke schválení a omezený přístup k firemním dokumentům. Přesně takové starosti vám odpadnou díky Altus Portal, se kterým najedete na pohodlnou bezpapírovou kancelář a přehlednou databázi dokumentů. A k tomu bonus – dokumenty budete mít dostupné kdykoliv a kdekoliv.

Podívejte se na 5 vychytávek v Portalu, se kterými vám půjde práce od ruky.

1. Altus Portal pomůže více lidem, než si možná myslíte

S Portalem budete mít firemní dokumenty po ruce kdykoliv a kdekoliv.
S Portalem budete mít firemní dokumenty po ruce kdykoliv a kdekoliv.
V účtárně potřebují schvalování, personalisté si pochvalují funkce workflow a manažery zajímají reporty.To jsou nejběžnější funkce a uživatelé ve firmě, kteří s Portalem pracují. Ale stejně tak urychlí práci i na dalších odděleních, ve výrobě či ve skladu.

Každé oddělení si snadno vytvoří vlastní databázi znalostí. Tu si může spravovat kterýkoliv uživatel i sám pro sebe – Portal funguje jako složka dokumentů s přehlednou stromovou strukturou.

Uživatelé oceňují také sdílení obrázků, tabulek nebo třeba jídelních lístků oblíbených restaurací. Stejně tak praktické je zakládání hlasování třeba o termínu firemního večírku.

A co je vůbec nejoblíbenější funkce Portalu? Elektronický podpis, díky kterému snadno podepíšete fakturu či například potvrdíte, že jste se seznámili s daným dokumentem.

 

2. Díky verzím a historii dokumentů máte hned jasno, který dokument je aktuální

Portal se vám postará o pořádek ve firemních dokumentech.
Portal se vám postará o pořádek ve firemních dokumentech.
V Portalu se vám nestane, že byste měli několik verzí dokumentu a nevěděli, která z nich je platná. Vždy je totiž zveřejněná pouze jedna – ta aktuální.

Pokud připravujete například směrnice a vydáváte každý rok novou variantu, lidé vidí vždy aktuální variantu. V historii ale najdete svou práci a snadno si zobrazíte úpravy a změny, které jste ve verzích udělali.

 

3. Skupiny dokumentů a uživatelů pomohou třídit práci

Třeba při nástupu nového zaměstnance nebo při sérii školení využijete skupiny dokumentů. Při nástupu dostane nováček automaticky e-mail s odkazem na dokumenty, které má přečíst, podepsat či vyplnit. Skupinu dokumentů předpřipravíte například i pro zaměstnance, kteří absolvují školení řidičů a BOZP.

Podobně si vytvoříte skupinu uživatelů. Pokud často komunikujete s několika kolegy, nemusíte jim vždy psát e-mail, telefonovat nebo je obcházet s papíry. Stačí vytvořit v Portalu skupinu uživatelů a už můžete společně pracovat, i když každý sedíte v jiné kanceláři nebo třeba i městě.

 

4. Portal se postará o vaši práci, když budete na dovolené

Chystáte se na dovolenou, jenže v práci máte na starosti schvalování faktur, které nepočkají. Jak to udělat, aby vaši práci zvládl někdo jiný a nic mu neuteklo?

Nastavíte zastupitelnost - zadáte délku dovolené a svého zástupce. Portal pak bude faktury posílat vašemu kolegovi a v den, kdy se vracíte, je začne opět předkládat vám. A když změníte plány a objevíte se v práci dříve, není to žádný problém, jen změníte délku dovolené.

 

5. Firemní dokumenty online

Omezuje vás, že firemní dokumenty máte dostupné jen z kanceláře? Ztrácíte tím drahocenný čas?

V tom případě vás potěší, že s Portalem k nim budete mít přístup kdykoliv a kdekoliv. A nemusíte mít přitom strach o vaše data, dokumenty jsou stále uloženy v bezpečné a šifrované databázi.

Všechno, co jste si přečetli na předchozích řádkách, si tak s klidem můžete představit, že provádíte třeba doma, když máte home office, nebo když jste na cestách.

Jednoduše nemusíte řešit, jestli zrovna jste na firemní síti.

Chcete znát všechny přínosy Portalu? Navštivte web nebo se ozvěte na info@altus.cz.

(Partnerský příspěvek)


(8. 10. 2018 | redakce2)


Předcházející článek: <<< Vybíráme vhodný systém pro správu dokumentů <<<
Následující článek: >>> Vyplatí se DMS? >>>

Tento článek je součástí speciálu:

Starejte se o své dokumenty: Jak vám počítače pomohou je zvládnout


Již od 80. let minulého století se počítače používají ke správě dokumentů v organizacích. Zpočátku, možná z dnešního pohledu trochu překvapivě, byla v nabídce dodavatelů softwaru řešení pro správu papírových dokumentů, ale s postupnou digitalizací informací se situace překlopila opačným směrem. Co ale vlastně dnešní systémy pro správu dokumentů nabízejí a jak mezi nimi vybírat?


Facebook Twitter Google+
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Nepřehlédněte nové odborné speciály

Reality v ČR, Zabezpečení dat, Formuláře - podnikání



Články čtenářů

Autobusové nádraží Zličín – kde je c...


Můžete jet soukromě, nebo třeba služebně, každopádně když cestujete z Prahy na západ, jihozápad nebo severozápad, pojedete možná z autobusového nádraží Zličín. Pokud...

Jak vypnout zprávy webů v prohlížeči


Rozmohl se nám tady takový nešvar - lecjaký zpravodajský web teď v prohlížeči stále dokola otravuje s tím, abyste si zapnuli jeho zprávy do prohlížeče. A vy musíte s...

Komentáře čtenářů

Přiruční zavazadla Ryanair
Už dříve vznikla u nás diskuse na Facebooku, jaký je rozdíl v politice kabinových zavazadel Wizz Air a R...>>
Děkuji
To byl nepříjemný překlep, opraveno. V obou případech jde o předpověď do roku 2020. Děkujeme za upozorně...>>
Konkrétněji, prosím
My ale nikde nepíšeme, že jinde se to neděje. Pokud máte informace o konkrétních větších výpadcích, ocen...>>

©2013-2018 OnBusiness.cz, ISSN 2336-1999 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
O vydavateli | Pravidla webu OnBusiness.cz a ochrana soukromí | pg(4290)