Bez práce s dokumenty – v papírové i digitální podobě – se dnes neobejde žádná organizace. Dokumentová workflow mohou mít řadu podob, od naprostého chaosu až po striktně řízené procesy. A v souvislosti se stále rozsáhlejší digitalizací panuje všeobecné přesvědčení, že v oblasti dokumentů je správným přístupem využívání systémů pro správu elektronických dokumentů, tzv. DMS (Document Management System). DMS představuje inteligentní centrální úložiště a zajišťuje automatizovaný řízený oběh dokumentů napříč organizací včetně podpory správy verzí, schvalovacího procesu, sjednocení formátů... Samé výhody – jenže je tomu opravdu tak?
Nasazení DMS (Document Management System) sebou nese obdobné starosti jako jakékoli jiné rozšíření podnikové informační architektury. Tedy především nutnost podrobné analýzy současného stavu, naplánování samotného řešení a přizpůsobení stávajících procesů. Důležitý je i vliv lidského faktoru, který velmi často zahrnuje jak nechuť přijmout nové způsoby práce, tak i problémy způsobené nedostatečným vysvětlením výhod a mnohdy také chybějícím školením. Uživatelé musí principy řízené dokumentace pochopit – a to nejde stylem „hození do vody“, protože efektivní využití DMS je z velké části právě o způsobech práce, nikoli o ovládání uživatelského rozhraní.
Mnohé firmy pro práci s dokumenty samozřejmě nějaké IT prostředky využívají, včetně těch pro sdílení souborů, řízení přístupu apod. Často jde ale o řešení, které nelze v pravém slova smyslu považovat za DMS, ale jen za slepenec několika různorodých a jen částečně spolupracujících technologií. Slepenec, který nabízí minimum funkcionality moderních DMS systémů a jehož správa je zpravidla náročná. Chybí pokročilá automatizace, možnost sjednotit formáty a třeba o automatizovaném řízení oběhu nebo digitalizaci tradičních dokumentů ani nemluvě. Jinými slovy, kombinace Wordu a sdílených složek, byť umístěných např. v cloudu není DMS. Přitom pořízení plnohodnotného DMS systému nemusí být procesně náročné ani finančně nákladné, příkladem může být DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na platformě Alfresco Community Edition, což přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka.
Řadu otázek vyvolává způsob provozu DMS systémů, zejména pak s ohledem na legislativu. V rámci správy dokumentů je nutné splnit mnoho požadavků, od archivace až po naplnění požadavků nařízení GDRP, a přístup k jejich zajištění se liší právě podle toho, zda je využívána vlastní infrastruktura nebo cloudové služby. U cloudů může být problém to, že jsou obvykle provozovány v jiném státě, než je územní příslušnost koncového zákazníka či jeho uživatelů. Fyzické umístění může mít vliv při řešení krajních situací, jako je spor o určení odpovědnosti za nedostupnost, spor o náhradu škody za poškození dat či jejich zcizení. Problémy mohou způsobit také rozdílné pohledy na autorskoprávní problematiku a dodržování bezpečnostních standardů. Nicméně není cloud jako cloud a významní dodavatelé, včetně společnosti Onlio, nabízí službu, která je bezpečná po všech stránkách. Technických i legislativních.
Odpůrci DMS systémů a digitalizace obecně často argumentují tím, že papír je prostě papír, kterému se elektronická forma nevyrovná. A nutno přiznat, že v určitých oblastech mají samozřejmě pravdu, například v marketingu, kde jsou tištěné výstupy v mnoha situacích nezastupitelné. Ve své podstatě se ale o žádný problém či dokonce o napadení digitalizačních trendů nejedná – přetrvávající obliba tradičních materiálů je jen potvrzením spíše evolučního než revolučního charakteru DMS systémů. Navíc ve chvíli, kdy bude k dispozici skutečně kvalitní, ohebný a po všech stránkách snadno použitelný elektronický papír, padnou i poslední pocitové protiargumenty. Je proto určitě lepší se na tyto změny připravit již nyní a používat DMS systémy všude tam, kde je to jen trochu možné. U zmíněných marketingových dokumentů například při jejich přípravě.
Pokročilé DMS systémy plně podporují moderní způsoby práce včetně mobilních. Uživatelé tak mohou těžit z výhod digitálního věku včetně rychlého přístupu k požadovanému dokumentu, kdykoli a odkudkoli.
Otázkou není, zda DMS systémy i přes své zdánlivé nevýhody ano či ne. Ty správné otázky jsou kdy (co nejdříve), jaký systém (například eDoCat), jak jej implementovat (za pomocí zkušeného partnera), kde jej provozovat (na své infrastruktuře či v cloudu) a hlavně na jaké procesy i očekávání se zaměřit. Na problémy – a to nejen výše uvedené – pochopitelně narazíte, ale zisk je vysoce pravděpodobný a možné přínosy nezanedbatelné.
Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio
O společnosti Onlio, a.s.
Onlio je předním leaderem na trhu softwarových řešení typu Document Management System pod vlastní značkou eDoCat. Další oblastí, kde společnost působí jsou komplexní dodávky vysoce profesionálních webových prezentací, funkčních řešení a sofistikovaných portálů a jejich integrací. Třetí oblastí je Atlassian, rodina řešení s celosvětovou popularitou. Atlassian vám pomůže s precizním řízením firmy a detailními informacemi pro vedení o stavu interních i externích úkolů. Více najdete na www.onlio.com a www.edocat.cz
(Partnerský příspěvek)
Již od 80. let minulého století se počítače používají ke správě dokumentů v organizacích. Zpočátku, možná z dnešního pohledu trochu...
