Dobře vybraný software pro správu dokumentů by vám měl pomoci se všemi kroky práce s digitálními dokumenty - od jejich tvorby přes sdílení dokumentů či spolupráci nad nimi a oběh dokumentů až po jejich archivaci nebo likvidaci. Na trhu je k dispozici řada produktů - klasických i těch, které jsou poskytovány jako služba - a na vás je, abyste vybrali to nejvhodnější pro vaši organizaci.
Jak na to? Při výběru vhodného řešení je třeba zajímat se o jeho funkce i další vlastnosti (např. možnosti zabezpečení), významnou roli bude ale mnohdy hrát i cena. Ta se zpravidla odvíjí od množství uživatelů, požadované funkcionality, požadovaných služeb a v případě cloudových řešení i od objemu uchovaných dat. Na druhu vybraného řešení bude záležet i to, zda zaplatíte za pořizované řešení a příslušné služby, nebo zda budete platit jen měsíčně právě za služby.
Kde začít? Při rozhodování, jaké řešení pořídit, jsou užitečné reference i materiály výrobců, pomoci mohou nezávislé testy, ale vůbec nejužitečnější je samozřejmě možnost si řešení vyzkoušet. Háček je ale v tom, že vyzkoušet širokou škálu produktů by bylo časově náročné, lze tak doporučit provést určitý předvýběr podle daných kriterií a teprve produkty, o kterých vážně uvažujete, začít testovat.
Nejdříve je samozřejmě vhodné udělat si představu, jaké funkce vlastně potřebujete. Běžný systém pro správu dokumentů bude obsahovat nástroje pro vytvoření dokumentů, a to často včetně skenování, podporu spolupráce skupin na vzniku dokumentu, systém pro ukládání dokumentů, nástroje pro předávání dokumentů (workflow) včetně nastavení pravidel pro takové předávání a nástroje pro vyhledávání dokumentů. Z hlediska bezpečnosti lze očekávat nástroje pro autentizaci a schvalování dokumentů, zabezpečení dokumentů (šifrování, nastavení přístupových práv, zálohování).
Běžná je podpora verzování dokumentů a možnost pozdějšího návratu k některé z předcházejících verzí, případně logování veškerých operací prováděných s daným dokumentem. Požadovat lze třeba i inteligentní automatické workflow - schopné například na základě výšky objednávky odeslat dokument správné osobě ke schválení nebo umožňující definovat zástupce jednotlivých zaměstnanců třeba pro situaci, kdy jsou v době schvalování dokumentu na dovolené.
Důležitý bývá požadavek na integraci s dalšími systémy. Ať už jde o další informační systémy firmy, aplikace pro práci s e-maily nebo o kancelářské balíky, z nichž je pak možno ukládat dokumenty přímo do systému pro správu dokumentů.
Mnohé organizace vyžadují produkty s integrovanými sociálními funkcemi, díky nimž lze například k určitým krokům workflow vést diskusi nebo k dokumentům uchovávat další informace o jejich autorovi.
Rovněž zásadní je kvalitní vyhledávání v dokumentech, a to pochopitelně nejen vyhledávání dle označení dokumentu a na základě souvislostí s dalšími dokumenty, ale také dle klíčových slov, metadat a fulltextově. Důležitou otázkou rovněž je, v jakých typech dokumentů bude fulttextové vyhledávání fungovat. Samozřejmostí by pak mělo být vyhledávání s ohledem na přidělená přístupová práva uživatele.
Důležité jsou i otázky bezpečnosti - a jemné nastavení uživatelských práv. Na jedné straně tu stojí otázka, co vše můžete jednotlivým uživatelům či jejich skupinám povolit, na druhé pak, co vše jim můžete zakázat při zachování funkcionality zbývajících vlastností systému.
Zajímejte se rovněž o možnosti sdílení dokumentů s externími uživateli - klienty, dodavateli, partnery. Jak snadné je poslat jim přístup k určitému dokumentu či jejich skupině, jak snadno jim přidělíte potřebná práva? Jak intuitivní pro ně práce s dokumentem bude? Jak bude dokument zabezpečen?
I když se může někdy zdát, že propracovaná funkcionalita je důležitější než prezentace, zkušenosti ukazují, že nepřehledné rozhraní dokáže „zabít“ jinak sebelepší produkt. Důležitá je tak existence přehledného intuitivního rozhraní a nikdy není od věci při výběru ho „otestovat“ alespoň na části budoucích uživatelů. Obzvláště vybírá-li produkt primárně IT oddělení, jehož zaměstnanci mohou mít přece jen snížený „práh bolesti“ pokud jde o intuitivnost IT produktů.
Otázka rozhraní přitom není důležitá jen na PC, ale také na využívaných mobilních platformách. Vždy je tedy na místě zajímat se, jakým způsobem se k systému přistupuje ze smartphonů a tabletů: Z nativní aplikace? Z mobilního webového rozhraní?
A rozhodně je třeba se včas zajímat i o kompatibilitu produktu s dalším softwarem, který v organizaci používáte a o možnosti integrace s ním. Právě možnost využívat systém pro správu dokumentů jako integrovanou součást řady dalších softwarových produktů může rozhodnout o tom, jak ochotně jej budou zaměstnanci používat.
Máte občas problém najít potřebný dokument? Pracujete někdy s nesprávnou verzí dokumentu, případně špatnou verzi dokonce někomu předáte? Je spolupráce...
