Jednodušší a tím pádem i flexibilnější skenování dokumentů ve firmách pomocí nové aplikace představila na konci letošního června Konica Minolta. Při této příležitosti jsme se na podrobnosti zeptali jejího Portfolio manažera zodpovědného za oblast skenování a digitalizace Michala Grepla.
V čem přesně tato novinka spočívá?
Pro digitalizaci obsahu dokumentů a práci s firemními údaji v rámci podnikových systému nyní bude stačit mít chytrý mobilní telefon nebo tablet. Nová aplikace je schopná automaticky rozpoznat snímaný dokument před objektivem, vyfotit jej a odeslat na správný server či e-mail. Uživatelé tak mohou digitalizovat dokumenty kdykoli a odkudkoli, bez přístupu ke skenovacím zařízením. Nová aplikace zrychlí ve firmách zpracování údajů v dokumentech.
Foto: PixabayPro koho je aplikace především určena?
Aplikace je vhodná například pro obchodní zástupce nebo terénní servisní techniky, kteří mohou odkudkoli odesílat účtenky, objednávky, smlouvy či hlášení k okamžitému zpracování. Firmám tak pomůže zrychlit realizaci obchodních i provozních procesů. Praktickým příkladem využití mobilní aplikace je také automatické uložení údajů z vyfotografovaného dokumentu do interního firemního systému, například faktury přímo do účetnictví, občanské průkazy do databáze nebo vizitky přímo mezi kontakty zákazníka. Možnost digitalizace obsahu dokumentů prostřednictvím mobilního přístroje de facto nahrazuje funkci QR kódů, které dnes běžně usnadňují například právě zpracování kontaktů nebo platby faktur.
A pokud zákazníci ve velkém nedigitalizují dokumenty?
Především u nich se určitě najde uplatnění, konkrétně jako alternativa k tradičnímu skeneru či multifunkci. Po vyfotografování má uživatel samozřejmě možnost standardní kontroly, případně úpravy vyfotografovaného dokumentu přes webové rozhraní. Aplikace sama rozpozná snímaný dokument, zaměří jej, ořízne a vyfotí. Funguje zcela automaticky, uživatel nemusí dokonce ani stisknout spoušť fotoaparátu – čímž se snižuje riziko pořízení nekvalitního snímku. Aplikaci mohou využít majitelé mobilních přístrojů s operačním systémem iOS a Android.
Proč by měly firmy obecně digitalizovat své dokumenty?
Inteligentní zpracování obsahu dokumentů je základem pro nastavení automatizovaných firemních procesů. Ty tradičně zvyšují bezpečnost, rychlost a přehlednost administrativní práce. Pomáhají při schvalování faktur, smluv, žádanek a podobně, ale také při celkové práci se všemi údaji obsaženými v dokumentech i v podnikových systémech. Aplikace pro mobilní skenování nabízí nyní zase o něco jednodušší cestu jak dosáhnout výhod plynoucích z digitalizace dokumentů a ze zavedení automatizovaných procesů.
(Partnerský příspěvek)
