Efektivní správa dokumentů dnes vyžaduje jejich digitalizaci. Ta ale sama o sobě nestačí. Je třeba použít i vhodný systém pro správu digitálních dokumentů. A co se v této oblasti dnes děje? Hlavními trendy jsou tu využívání cloudu, mobilní přístup, propracované možnosti integrace nebo sociální funkce. Ale nelekejte se...
Mobilní zařízení v uplynulých letech výrazně narostla na popularitě a roste i četnost jejich využití pro pracovní účely. Díky zvětšujícím se displejům chytrých telefonů, jejich rozlišení i výkonu těchto zařízení, dává dnes velmi dobrý smysl přistupovat k dokumentům - a pracovat s nimi - i z těchto zařízení. Typicky samozřejmě nepůjde o tvorbu komplikovaných dokumentů, ale například o jejich schvalování, podepisování či rychlé komentování. Podpora mobilního přístupu k systému pro správu dokumentů je tak již zcela běžným požadavkem.
Ve vašem systému pro správu dokumentů bude jistě řada citlivých dokumentů, jejich zabezpečení je proto zásadním požadavkem. Jeho význam přitom roste i s využíváním cloudu a s mobilním přístupem k dokumentům. Mezi běžné požadavky na systémy pro správu dokumentů patří šifrování dokumentů, detailní nastavení přístupových práv, případně certifikovaná správa záznamů o jednotlivých aktivitách nad daným dokumentem. Jestliže je výše řeč o integraci s dalšími systémy, je třeba dodat, že zabezpečení rovněž musí být realizováno s ohledem na tuto integraci.
Sociální sítě již dávno neslouží jen pro zábavu, své uplatnění nacházejí i v řadě oblastí byznysu. V oblasti správy dokumentů zjednodušují sdílení dokumentů i vzájemnou spolupráci nad nimi, komentování / připomínky k dokumentům a ve větších firmách i vyhledávání kolegů s odpovídajícím know how.
Správa dokumentů neznamená jen jejich ukládání a sdílení, ale zásadním požadavkem na systémy pro jejich správu je dnes podpora automatického pohybu dokumentů podle daných pravidel (workflow) a často i funkcionalita pro správu projektů (project management). Dokument tak dle potřeby a nastavení automaticky „obíhá“ příslušné osoby, které se k němu mohou vyjadřovat, schvalovat jej apod. Integrovaná funkcionalita správy projektů pak usnadňuje řízení projektů. Už nemusíte kvůli odpovídajícím dokumentům přecházet z aplikace do aplikace, protože máte vše v jedné.
Stejně jako v dalších odvětvích IT i správa dokumentů postupně začíná využívat tzv. cloudu. To je, zjednodušeně, ukládání dokumentů na servery v internetu, které se rovněž starají o správu dokumentů. Zásadní výhodou DM systémů v cloudu je fakt, že k dokumentům lze přistupovat kdykoli a odkudkoli. Jde o výhodu, která v cloudu platí obecně, je ale zřejmé, že u správy dokumentů dostává zcela nový rozměr. Právě mnohé firemní dokumenty mohou zaměstnanci nečekaně potřebovat při práci z domova nebo na cestách, takže jejich dostupnost v cloudu je pro ně vysoce pozitivním přínosem.
V případě systémů pro správu dokumentů poskytovaných formou služby (SaaS, DMaaS) je pak výraznou výhodou i možnost velmi rychlého zprovoznění daného systému, resp. dané služby.
Systém pro správu dokumentů nebude ve vaší organizaci stát na zelené louce. Pro efektivní práci s dokumenty tak bude velkou výhodou schopnost jeho integrace s dalšími softwarovými řešeními, která používáte, například s ERP, CRM a HR balíky. Uživatelé tak nebudou muset přecházet mezi aplikacemi, ale budou schopni k dokumentům přistupovat přímo z aplikace, ve které právě pracují. Ale se všemi výhodami systému pro správu dokumentů.
Časy, kdy byly systémy pro správu dokumentů tak drahé, že se mnohé organizace raději obešly bez nich, jsou dávno pryč. Dnes jsou díky cloudu a open-source softwaru k dispozici řešení, z nichž si vybere každý. Lze jen doporučit vybírat s rozmyslem - podle funkcionality, podle schopnosti růst s potřebami organizace, ale i podle uživatelského rozhraní. Dobře vybraný systém pro správu dokumentů poté pomůže výrazně zefektivnit práci ve vaší organizaci.
Máte občas problém najít potřebný dokument? Pracujete někdy s nesprávnou verzí dokumentu, případně špatnou verzi dokonce někomu předáte? Je spolupráce...
