Co s účtenkami, které jsou vytištěné na termopapír a jejichž obsah časem zmizí? Jak tyto doklady archivovat? Tuto otázku dennodenně řeší mnoho účetních. Není totiž stále jasné, jestli nascanovaná termoúčtenka je zcela v pořádku a původní papírová se může vyhodit do koše. Jak tedy na ně?
I když selský rozum napovídá, že by nascanování mohlo stačit, opak je bohužel zatím pravdou. Z praktických důvodů je archivace originální účtenky důležitá kvůli možnému riziku doměření DPH. Pokud převedeme účtenky do elektronické podoby (scan) a takto je i archivujeme, můžeme při kontrole narazit na požadavek doložit průkaznost původu a neměnnost obsahu dokladu, které zákon požaduje, ale nijak nespecifikuje.
Z vyjádření ministerstva financí (MF) mj. vyplývá, že sice lze listinné dokumenty převádět do elektronické podoby, ale konstatuje také rizika: „… v daném ohledu by však měl každý uchovatel zhodnotit míru rizika, kterou s sebou skartování originálního daňového dokladu vystaveného v listinné podobě přináší, a to zejména z důvodu případných budoucích soukromo-právních řízení apod.“ K tématu průkaznosti vzhledem k DPH se nevyjadřuje vůbec.
Každá účetní se tak musí sama rozhodnout, kolik peněz má klient v takovýchto často „mizících“ dokladech a jak velké je riziko, že dojde k vyřazení účtenky a doměření DPH. Žádné účetní tedy nikdo neporadí, jak se má správně zachovat z hlediska efektivity pracovních procesů a současně patřičné právní jistoty, že postupuje správně, protože ani vyjádření MF nejsou zcela jednoznačná.
Stát problematiku průkaznosti nascanovaných dokladů, které jsou původně v listinné podobě, zatím neumí uchopit komplexně a finanční úřady (FÚ) k tomu přistupují "podle subjektu a podle vlastního uvážení". V současné době tak nelze jednoznačně říci, že vše nascanované je tímto vyřešeno a původní fyzickou podobu účtenky je možné vyhodit. Poplatníci však mohou postupovat i tak, že požádají příslušný finanční úřad o povolení uchovávat doklady jako scany. Některé úřady jsou k této formě uchovávání benevoletnější.
“Často se setkáváme s tím, že ve větších městech jsou FÚ více přístupné k možnosti uchovávat doklady v digitální podobě než v těch menších, kde jsou úředníci zřejmě více konzervativní. Najdou se už i velké korporace, které se svolením FÚ jdou cestou plné digitalizace účtenek a považují to za samozřejmost,” dodává Jolana Pražáková, členka Výboru Komory certifikovaných účetních.
Doporučujeme řídit se těmito tipy:
A poslední tip na závěr. Termopapír sice vybledne, ale když ho následně přežehlíte, vznikne negativ, tj. papír zčerná a původní text zůstává dál bílý a čitelný.
Tento tip pro čtenáře OnBusiness připravila Komora certifikovaných účetních (KCÚ).
Účetnictví je nedílnou součástí podnikání a pro mnohé podnikatele ne zrovna příjemnou. Je třeba pečlivě shraňovat doklady, vědět, co a...
