Přesun správy firemních dat do cloudu je trendem dneška. Tímto systémem, využívaným především u velkých, nadnárodních firem, mohou stejně dobře zvýšit svoji efektivitu i menší podniky. Majitelé tímto krokem vylepší jak ekonomiku firmy, tak i její pracovní procesy. V optimálním případě si zajistí i konkurenční výhodu oproti těm, kteří cloudový systém nevyužívají.
Cloudové řešení v současnosti umožňují správu v podstatě všech firemních činností. A mobilní zařízení se ve spolupráci s cloudem mnohdy stává prostředkem pro řešení i náročnějších úkonů. Pokud chtějí menší podniky vést svůj byznys tím správným směrem, mohou vylepšit správu firemních dat pomocí těchto cloudových nástrojů:
Projektový management
Nezáleží na velikosti týmu. Přesunutí projektu a řízení úkolů do cloudu je zásadní. Centralizace veškerých aktiv, dokumentace, kontrolních seznamů či komunikace společnosti do jednoho nástroje, jako je například Asana, může okamžitě usnadnit pracovní postupy a tím zvýšit efektivitu.
Řízení financí
Správa faktur, plateb a sledování peněžních toků je zásadní pro všechny vlastníky firem. QuickBooks je příkladem řešení, které takové úkoly řešení on-line. V tuzemsku zatím tak rozsáhlý on-line balík chybí, pro práci s fakturami je ale třeba známý Fakturoid.
Řízení vztahů se zákazníky (CRM)
CRM je jádrem mnoha malých podniků. Systémy jako Zoho pomáhají spravovat kontakty, potenciální zákazníky, zákazníky, partnery a tok prodeje v reálném čase odkudkoliv. Díky cloudovému systému může každý ve firmě okamžitě vidět, v jaké fázi komunikace s klientem firma v danou chvíli je.
Marketingová automatizace
Existuje řada možností marketingové automatizace založené na cloudovém řešení. Například Hubspot spravuje všechny formy marketingu v jednom. Pro méně nákladná řešení se specifickými marketingovými úkoly lze zvolit jednotlivé aplikace pro zpracování například e-mailové komunikace, sociálních médií a sledování marketingových kampaní.
Systém správy obsahu
V případě firem, které provozují elektronický obchod, je nutný systém pro správu obsahu. Velmi známý je WordPress, který můžete využívat jak na vlastním serveru, tak na hostingu nebo v cloudu.
Důležité je mnohdy i využití kancelářského vybavení podporujícího cloudu. Mnozí výrobci tiskáren například nabízejí propojení s cloudy a Google poskytuje službu Google Cloud Print. Lze říci, že nějakou formu propojení s cloudem dnes nabízejí všichni významní výrobci tiskáren a zpravidla podporují mj. právě Google Cloud Print.
Jmenujme třeba společnost Konica Minolta, HP, Epson nebo Brother. Společnost Xerox pak nabízí platformu ConnectKey; tento asistent nabízí základní sadu přednastavených aplikací, které si mohou uživatelé tiskových strojů volně stáhnout do svých přístrojů a usnadnit si tak každodenní práci. Příkladem je aplikace OptimiDoc Cloud, která umožní snadno skenovat přímo do editovatelných souborů.
Nabízí mnohdy lepší pracovní výsledky bez investování mnoha peněz do hardwaru a různých typů systémů. Výhodou bývá i úspora financí. Přesun správy firemních dat do bezpapírové formy pak ušetří nejen výdaje na tisk, ale i čas zaměstnanců. Ti digitalizací a automatizací jejich každodenní práce mohou čas vložit do dalších činností.
Cloudový software bývá také jednodušší. Většina cloudového softwaru je připravena k použití ihned bez školení zaměstnanců. Není tak třeba tolik IT podpory. Výhodou bývá i lepší spolupráce s kolegy a s tím související produktivita. Všechna data, vzájemné komunikace a další materiály jsou umístěny v jednom centrálním úložišti.
Cloud může nabízet i přístup do systémů vaší společnosti z libovolného zařízení a místa. A pak je tu zlepšená bezpečnost dat: Společnost RapidScale uvádí, že 94 % podniků přesunem do cloudu vylepšilo svoji bezpečnost.
