Tisková zařízení lze do firmy pořídit a následně je provozovat v několika různých obchodních modelech. Základem je přitom zajištění nákladově efektivního a bezproblémového provozu, který uspokojí požadavky dané společnosti. Možností je několik.
Důkladná analýza tiskového prostředí ve firmě je základním předpokladem zavedení úsporného provozu. Ta může odhalit celou řadu „nešvarů“, které zde panují. Typickým problémem je například drahý barevný tisk, který bývá často k dispozici každému zaměstnanci. Dalším příkladem je používání separátních malých tiskáren v každé kanceláři firmy, i když lze jednoduše tisknout na jedné velké centrální tiskárně. Odhalit lze třeba i jen špatné nastavení tiskových zařízení. Odborníci společnosti Janus, která je výhradním distributorem renomovaného výrobce Kyocera Document Solutions v České republice, zanalyzují v rámci auditu přehledy barevných i černobílých tisků, průměrné počty kopírovaných a skenovaných dokumentů, rozložení tiskáren ve firmě, jejich vytížení a náklady na provoz. Následně předestřou efektivní řešení tiskového parku firmy, v rámci něhož navrhnou počet a umístění konkrétních tiskových strojů a obvykle také nasazení softwarového nástroje, který spravuje jednotlivé tiskové úlohy.
Tradičním a nejjednodušším modelem pořízení tiskového parku je nákup strojů do majetku firmy a následná pravidelná výměna spotřebního materiálu. V případě závad je pak potřeba dopravit stroj do servisního centra nebo, pokud zákazník zvolil tzv. on-site záruku, v rámci které má nárok na servisní zásah v místě jeho sídla a to hned do druhého dne, kontaktovat servis. Po uplynutí záruky si servis začne zásahy účtovat, přičemž nevýhodou je nemožnost tyto náklady predikovat. To ovšem není jediná nevýhoda tohoto modelu. Firma se také musí sama postarat o výběr zařízení, což při dnešní šířce možností není jednoduché, a dále počítat i s vyššími vstupními investičními náklady a následnými náklady na opravy, údržbu a spotřební materiál.
Další možností je nákup zařízení do vlastnictví firmy kombinované s uzavřením servisní smlouvy na opravy a údržbu s externí firmou. Na jejím základě se servisní organizace stará o dodávky veškerého spotřebního materiálu, tonerů, papírů a dílů, které se musí po čase vyměnit, stejně jako o řešení případných oprav. Ve smlouvě je stanovena cena za vytištěnou stránku, takže si firma může jednoduše spočítat náklady, které ji v souvislosti s tiskovými potřebami čekají. I když firmě odpadá celá řada starostí, zůstává u tohoto modelu stále jedna nevýhoda, a sice vysoká vstupní investice firmy na pořízení tiskových zařízení.
Pro firmy, které se chtějí vyhnout počáteční investici do pořízení tiskových zařízení, existuje možnost vzít si stroje do pronájmu - podle domluvy s dodavatelem se může jednat o nový nebo starší stroj. Následná platba se pak skládá ze dvou částí – první tvoří paušální částka za pronájem hardwaru a druhá je za vytištěné strany podle ceníku servisní smlouvy.
Žádaným modelem pronájmu se v poslední době stává tzv. „click-all-in“ – zákazník neplatí ani vstupní investici, ani pronájem, platí pouze smluvně domluvenou cenu za každou vytištěnou stránku. V její ceně jsou rozpuštěné všechny poplatky za hardware, služby i spotřební materiál. V pravidelných intervalech se fakturuje počet vytištěných stran násobený sazbou za černobílý a barevný klik.
Jedná se o plný outsourcing, kdy zákazník přenechává péči a zodpovědnost za bezporuchový provoz na dodavateli tiskových služeb. Ten zároveň poradí i s přesným uspořádáním tiskového parku a výběrem konkrétních strojů. Před uzavřením smlouvy je proto velice důležité důkladně vyspecifikovat všechny požadavky a aspekty, které firma od tiskových zařízení i od dodavatele očekává.
Příkladem softwaru, který umí podpořit úspory nákladů za tiskové služby a zároveň zajistit monitoring tisku, jeho bezpečnost a zjednodušení administrace může být nástroj MyQ. Jeho nasazení i ovládání je snadné a pro vedení firmy dokáže vytvářet celou řadu reportů o vytížení strojů, nákladech a tištěných dokumentech. Pro každého zaměstnance také umožňuje stanovit vlastní práva na tisk, stejně jako jejich kontrolu.
Firma Janus nabízí řešení pro správu i těch dokumentů, které se netisknou, ale firmou obíhají jen virtuálně. Systém M-Files je moderní DMS řešení, které je k dispozici pro malé, střední i velké firmy a slouží ke zjednodušení schvalovacích procesů, elektronický oběh, archivaci a vyhledávání dokumentů. Díky M-Files lze například připomínkovat či schvalovat faktury a smlouvy, aniž by bylo nutné je tisknout.
Firmy by si měly ujasnit, jaké jsou jejich potřeby a možnosti a jaký předpokládají vývoj v oblasti využívání podnikového tisku. Při správném vyhodnocení výsledků auditu a po provedených úpravách a změnách v tiskovém parku včetně zavedení kvalitního tiskového řešení dosáhne firma minimálně 30% úspor provozních nákladů. Zkušenosti s auditem ukazují, že v případech, kde není ve firmě přehled co, jak, kde a kolik se tiskne, lze zavedením softwaru docílit až 60 – 70% úspor. A to už stojí za to, přemýšlet o efektivním řešení.
Petr Kváča, Target Sales Manager, Janus
(Partnerský příspěvek)
Možná jste už také slyšeli předpovědi bezpapírových kanceláří - a možná se také divíte, jak to s nimi vlastně je....
