Výhodou procesů je, že se pomocí nich dají efektivně řešit opakované úlohy v rámci firmy, tedy činnosti, které někde vznikají a na jejichž řešení se podílí více lidí nebo více oddělení.
Dobře nastavené procesy jsou základním stavebním prvkem jakékoliv firmy nebo organizace. Existuje řada standardních procesů, které se řídí „best practice“, tedy způsobem, jakým daný problém řeší většina TOP 100 firem v daném oboru. Tyto procesy jsou součástí různých systémů jako ERP, CRM, CRP apod. Využití těchto systémů je zárukou, že nebudete horší nežli ostatní. Co však zajistí, abyste mohli být lepší nežli ostatní? Jsou to vaše vlastní procesy, které zohledňují především vaše know-how a vaše silné stránky, pochopitelně s ohledem na to, co prodáváte, kde to prodáváte a jak to děláte. Tyto procesy však nikde nejsou a musíte si je nastavit sami.
Jedním z nástrojů pro neprofesionály, který tohle umí, je i cloudová aplikace SOFA. SOFA v sobě má už standardní procesy jako jsou dovolenky, schvalování faktur, procurement nebo třeba cesťáky, na kterých si můžete vyzkoušet, jak procesy fungují. Součástí je však i „wizard“ na vytváření vlastních procesů. Wizard je podporován řadou klíčových nástrojů, jako je návrhář formulářů, návrhář vlastních procesů (BPMN), interaktivní organizační struktura, přidělování rolí nebo vytváření skupin.
Zatímco nástroje jsou určeny pro zaškolené specialisty, vlastní wizard slouží pro běžné uživatele. Wizard pomáhá definovat základní prvky procesu. V první řadě se definuje název procesu, a pokud je k dispozici nějaký papírový formulář, je možné ho přiložit. V druhém kroku se definují data, která budou do procesu vstupovat, a role účastníků procesu. Kromě konkrétního uživatele může proces založit někdo ze skupiny uživatelů (třeba skupina obchodníci) nebo uživatel v nějaké roli (třeba manažer bezpečnosti). Následně se definují položky, které je nutné zadat při zahájení procesu.
Proces pak pokračuje přidáváním dalších kroků, kdy opět volíme účastníka procesu na základě role, skupiny nebo konkrétního člověka. Ve druhém kroku už můžeme volit akce, které může uživatel provést, a to jsou: schválit, vrátit s poznámkou, zamítnout, archivovat a nebo jiné. V rámci procesu pak můžeme vložit i podmínku, například pokud je cena vyšší než 10000 Kč, pokračuje proces jiným směrem, například musí být schválen ředitelem.
Výsledkem wizardu je grafické zobrazení procesu, které zároveň slouží jako zadání pro tým lidí, kteří vlastní proces připraví. Jak už bylo řečeno, wizard není nástroj pro experty, ale pro běžné uživatele, kteří mají představu, jak má proces vypadat, ale neumějí využívat nástroje na tvorbu formulářů nebo BPMN.
I vy můžete vložit svoje know-how do jedinečných procesů, které vám zajistí úspěch před konkurencí. Vyzkoušejte www.602.cz/SOFA.
Jan Petr, výkonný ředitel Software602
(Partnerský příspěvek)
Tahle myšlenka není ani zdaleka nová, ale teprve v posledních několika letech se začala proměňovat v realitu: Výpočetní výkon počítačů...
