Tahle situace se ve firmách i v dalších organizacích opakuje stále dokola: Vyhledávání dokumentů zabírá zbytečně mnoho času, dokumenty nejsou dostatečně zabezpečené, oběh dokumentů vázne a chyby, které se zpracováním, hledáním a vytěžováním dokumentů stojí stále více peněz, ať už přímo, nebo na ztracených příležitostech. Pak nastává nejvyšší čas poohlédnout se po vhodném systému pro správu dokumentů.
Systémy pro správu dokumentů označované nejčastěji zkratkou DMS (document management system) nebo EDMS (electronic document management system) nabízejí širokou škálu funkcionality, která pomáhá firmám a dalším organizacím s efektivní správou dokumentů - od jejich pořízení, přes zpracování až po archivaci nebo správnou likvidaci. Konkrétní funkce závisejí na vybraném produktu, základní funkcionalita, na kterou se lze spolehnout, ale bývá u všech produktů podobná.
Na straně pořizování dokumentů bývá k dispozici podpora masivního skenování včetně OCR (převodu naskenovaného obrazu textového dokumentu na text), zpracování vstupů z mobilních zařízení a fotoaparátů i zařazování běžných elektronických dokumentů. Součástí vstupu bývá i doplnění odpovídajících metadat, kategorizace souborů, případně úprava grafických dat.
Dokumenty jsou zaindexovány a uživatelé je mohou vyhledávat podle nejrůznějších kritérií. Samozřejmostí je hledání podle typu dokumentu, data vytvoření, data a způsobu interakcí s dokumentem i dle dalších vložených metadat a také podle jeho obsahu.
Nad pořízenými - nebo nově vzniklými - dokumenty lze týmově spolupracovat, například vkládat poznámky, zvýrazňovat vybrané části, přidávat odkazy na další dokumenty a podobně. U dokumentů lze rovněž nastavit pravidla jejich oběhu, tedy například po vzniku dokumentu poslat odpovídajícímu pracovníkovi žádost o jeho schválení a poté, co k podpisu dojde, jeho předání dalšímu pracovníkovi ke zpracování či k dalšímu schválení.
U každého dokumentu může být rovněž uvedeno, jak se s ním nakládá po ukončení aktivní části jeho životního cyklu. Typicky bude například po nějakou dobu archivován a poté elektronicky skartován.
Zásadním požadavkem je nejen zabezpečení odpovídajících procesů práce s vytvořenými dokumenty včetně jejich oběhu a následné archivace či likvidace, ale také zajištění jejich bezpečnosti po celou dobu existence. Už při vzniku dokumentu mu jsou ručně nebo automaticky přiřazeny atributy, na jejichž základě k němu mají přístupy jen vybraní pracovníci, přičemž je běžně sledováno, kdo, kdy a jak s dokumentem interagoval. Tam, kde to dává smysl, jsou rovněž uchovávány jednotlivé verze dokumentu.
Systémy pro správu dokumentů dnes typicky nestojí ve firmě či v jiné organizaci samostatně, ale jsou napojeny na další firemní systémy - ERP, CRM, HR a podobně. Od DMS tak lze očekávat odpovídající rozhraní, které tuto integraci umožňuje.
Trendem dneška je přístup k dokumentům odkudkoli, lze tedy rovněž počítat s podporou mobilních zařízení, ze kterých lze typicky dokumenty nejen číst, ale také provádět s nimi potřebné operace, například je schvalovat.
Výhody dobře nasazeného systému pro správu dokumentů jsou zjevné: S dokumenty lze snadno pracovat a nad nimi spolupracovat, lze je rychle vyhledat, efektivně zajistit jejich oběh v souladu s firemními procesy, zajistit jejich bezpečnost i využít přenosu dat z dokumentů do dalších systémů. Výsledkem jsou časové úspory a minimalizace chyb, což typicky podporuje vyšší konkurenceschopnost firmy, ale i lepší pracovní prostředí s nižší mírou stresu.
I když se o digitalizaci dokumentů již několik let hodně mluví, realita mnohde za optimistickými představami zaostává. I tam, kde...
