Ve všech firmách v současné době narůstá objem zpracovávaných dat a dokumentů. Přesto, že se již několik let hovoří o bezpapírové kanceláři, počty tištěných a skenovaných stránek se zvyšují a stejný trend se očekává i v dalších letech. Digitalizace zatím žádné výrazné omezení tisku nepřinesla. Dokumenty v digitální i papírové podobě je nutné nějakým způsobem třídit, ukládat a jednoduše vyhledávat. K tomu jsou určené systémy DMS (Document Management System).
Pro sledování firemních dokumentů, mailů, skenovaných písemností, smluv, dat z mobilních zařízení nebo výstupy z různých aplikací jsou DMS (Document Management System) systémy ideálním řešením pro jakoukoli firmu nebo úřad. Výhodou jejich použití je kromě zachování přehlednosti a bezpečnosti možnost automatického ukládání dokumentace k projektu, zakázce nebo objednávce. V DMS aplikaci lze sledovat místo a čas, kde dokument vznikl, kdo ho vytvořil, kolikátá je to verze a kudy vedla jeho cesta ve schvalovacím procesu, i kde se momentálně nachází. Schvalovací proces si může firma nastavit podle svých potřeb, jednoduše lze vyhovět i požadavkům podpory provozu na mobilních zařízeních. DMS také pomáhá s úsporami tisku, lze vyhodnotit, který dokument postačí v digitální podobě, který je potřeba tisknout a archivovat v podobě papírové. Díky součinnosti DMS s tiskovým řešením firmy lze dosáhnout významných úspor nákladů.
Při výběru systému je dobré dohlédnout ve svých potřebách co nejdále. Pokud jsou ve firmě složitější agendy, je dobré vybrat systém, který je jednoduchý a přehledný jak pro uživatele, tak i z pohledu administrace workflow, nastavení práv, přidávání metadatových polí. Systém by měl umožnit pokročilou synchronizaci s aplikacemi, kde má firma svá důležitá data, jako je např. ERP, CRM, účetní software. Už jen základní funkce DMS dokáží výrazně zlepšit pracovní podmínky a zefektivnit práci. Kvalitní DMS ale umí nabídnout daleko více.
Ideálním řešením a pomocníkem při výběru softwaru pro správu tisku a dokumentů je provedení auditu. Ten by měl být klíčem k informacím o stávajícím tiskovém řešení a oběhu dokumentů ve firmě. Změřit lze také využití tiskáren a rozhodnout tak, které tiskárny jsou přetížené a je třeba vyměnit je za výkonnější, a kde postačí stroje s menším výkonem. V neposlední řadě pak lze díky auditu stanovit, které dokumenty, jak a kde tisknout a stanovit tak podle potřeby firemních procesů jejich oběh, ukládání a přístupy a cesty k jejich vyhledávání. Na základě výsledků auditu lze vybrat softwarový nástroj jak pro správu tisku, tak pro oběh firemních dokumentů. Vedení firmy pak bude mít díky pravidelným reportům podrobné informace o tom kdo, kdy a jak tiskl, ve které úrovni schvalovacího procesu se dokument nachází. Díky DMS pak vedení firmy získává nejen přehled o firemních dokumentech, ale ve spojení s tiskovým řešením také o nákladech vynaložených na jejich tisk.
V každém podniku by měly být zavedeny postupy a procesy, které je potřeba při práci s firemními daty dodržet. Schvalování smluv, objednávek, došlých a vydaných faktur, to jsou postupy, které někdy trvají zbytečně dlouho, a často se tak stává, že není zřejmé, ve kterém článku schvalovacího řetězce se zrovna potřebná písemnost nachází. Vedení by mělo mít absolutní přehled o tom, co se děje ve firemní síti. Výhoda řízení oběhu dokumentů ve firmě pomocí DMS spočívá v možnosti nastavení každého procesu schvalování a definování cesty každého dokumentu podle předem stanovených pravidel. Úspory nákladů lze také docílit nasazením tiskového řešení, které je s DMS propojené. Příkladem takového řešení může být DMS M-Files ve spojení se softwarem pro správu tisku MyQ. Dokumenty pak podle předem jasně stanovených pravidel včetně několikastupňového schvalování ve firmě bezpečně obíhají. Zabezpečení dat je velmi široké. Kromě zálohování a šifrování dat je možné jednoduchým nastavením přístupových práv zajistit, aby se k daným informacím dostali jen určení pracovníci.
Úspěšná implementace DMS je výsledek dohody pracovníků, jak nejlépe dělat konkrétní agendu. Tím nejzákladnějším a nejdůležitějším krokem je důkladná analýza. DMS systémy nejsou samy o sobě natolik inteligentní, aby si poradily se spletitou strukturou různých softwarových nástrojů, které firma používá. Může se jednat o emailové klienty, účetní softwary, excelové tabulky, apod. Systém při nasazení potřebuje jasné zadání. Musí se zcela jasně stanovit ideální cesta, kudy budou dokumenty obíhat, než se uloží do archivu. Oběh dokumentů musí být nastaven podle firemních procesů, aby byl dodržen proces schvalování a bylo možné dokumenty sledovat i v čase. Dokumenty musí dorazit podle procesu ke všem, kterých se to týká, aby měli aktuální informace k rozhodování nebo nemuseli dokola vyplňovat stále stejné údaje.
Zkušenosti s nasazením tiskového řešení a zavedení DMS dokazují, že firma může dosáhnout minimálně 30% úspor provozních nákladů. Implementace softwaru pro správu tiskových služeb přináší snížení objemu tisku díky identifikaci každého uživatele, který je vidět v pravidelných reportech. Nedochází k tiskům nekompletních a nežádoucích nebo soukromých dokumentů. Pokud společnost nemá v současnosti přehled o tom, co se ve firmě tiskne, a jak a kam se dokumenty ukládají, lze pak zavedením softwarových nástrojů docílit až 70% úspory nákladů.
Autorem článku je Martin Šolc, Product Manager DMS M-Files, Janus
