Mnoho z nás pracuje od rána do pozdních hodin ve vysokém pracovním nasazení, ale výsledky přesto neodpovídají úsilí, v horším případě ani očekávání šéfa. Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas, připravil několik tipů ze systému Zen To Done (Zenem k hotovému), jednoduché metody, jak lépe řídit vlastní práci.
Zen To Done je jednoduchý způsob řízení práce, který zdůrazňuje soustředěnost na „okamžik tady a teď“, namísto komplikovaného plánování budoucnosti. Omezuje složitost pracovní agendy a vysoký podíl zbytečně zdržující „práce pro práci“. „Klíčem k úspěchu je zejména změna pracovních návyků. Snažte se svou práci zlepšovat postupně krok za krokem a nepokoušejte se změnit vše najednou,“ radí Dvořák. Zde jsou jeho tipy podrobně:
Jste pyšní na to, že děláte deset důležitých věcí najednou? Možná vás to překvapí, ale tento návyk není příliš efektivní. Neustále totiž přepínáte svoji mysl, dostáváte se rychleji do stresu a častěji děláte chyby. Vhodnější je koncentrovat se v daném okamžiku pouze na jednu věc a odstranit všechny rušivé elementy, které odvádějí pozornost jinam. Zavřete e-mailovou schránku a sociální sítě, přestaňte si povídat s kolegy, neodpovídejte na esemesky. Pokud se stane, že musíte svoji aktuální práci přerušit kvůli naléhavému úkolu, nedělejte to zbrkle. Poznamenejte si původní úkol a udělejte si pár poznámek k fázi, v níž se nacházíte. Jakmile urgenci vyřídíte, vraťte se zpátky k předchozí práci.
Chcete-li se elegantně vyhnout chaotickému přebíhání od jedné práce k druhé, zvykněte si na jednoduché plánování aktivit. Na začátku pracovního týdne definujte klíčové priority, které musíte bezpodmínečně splnit. „Každé ráno pak začněte tím, že si reálně stanovíte nejdůležitější úkoly, jimž se budete stůj co stůj věnovat. Ty, které vidíte jako nejobtížnější nebo nejvíce časově náročné, řešte jako první. Jestliže odkládáte náročné pracovní povinnosti na pozdější dobu, kdy jste unaveni, děláte si dobrovolně z pracoviště továrnu na stres,“ doporučuje Dvořák.
Mějte jedno pevné místo, kde budete přehledně shromažďovat poznámky, nápady, myšlenky, úkoly a nejrůznější informace, které vás napadnou a vztahují se k práci. Jinak je zapomenete a po čase je budete vymýšlet znovu. Není důležité, zda je to notýsek nebo smartphone. Klidně si pro přehlednost zaveďte i pár kategorií – např. Telefon, Počítač nebo Schůzky. Stav úkolů pak kontrolujte několikrát denně. Snadno si tak zvyknete redukovat cíle a úkoly na ty důležité.
Jakmile si ráno otevřete poštu, jednejte s rozvahou a určete si priority. „Na urgence reagujte okamžitě. Pokud si odpověď na běžný mail vyžádá maximálně dvě minuty, odpovídejte také hned, vyplatí se to. Jinak skončíte s haldou nevyřízených mailů. Zvažte rovněž, které úkoly lze delegovat k vyřízení kolegům. Pokud není možné věc delegovat a úkol nevyžaduje okamžitou reakci, udělejte si v kalendáři poznámku s termínem odpovědi. Časově náročnou a důležitou komunikaci si rozplánujte, zvládnete ji pak lépe,“ uzavírá Dvořák.
