Výběr a nasazování nového podnikového softwaru v sobě skrývá řadu rizik, která v nejhorším případě mohou znamenat velmi výrazné ohrožení chodu firmy. Jak se vyvarovat častých chyb a využít všech možností, které moderní druhy podnikového softwaru dnešní firmě nabízejí?
Prvním velkým problémem může být skutečnost, že v zárodku výběru produktu firma ještě nemá ujasněny své požadavky na nový software. Pokud se při procesu zkoumání možných řešení tyto požadavky ujasní, nejde o problém zásadní; tím je až situace, kdy je software aktivně poptáván bez potřebného upřesnění na něj kladených nároků.
Pokud jsou požadavky definovány nepřesně, vyjde zpravidla z poptávky nabídka řady produktů s různou množinou vlastností – a v průběhu výběru je pak třeba vyřadit ty, které sice původní požadavky splňují, ale nesplňují už ty, které vyplynou z nově získaných znalostí (ano, to je ono běžné: Ale tady nabízejí ještě funkci X – to může být užitečné, to nás nenapadlo; mají to i ostatní?).
Pak je třeba se smířit se zmenšenou množinou nabídek (protože byly vyřazeny ty, které sice odpovídají původní matné představě, ale nikoli už té nové), nebo oslovit potenciální dodavatele s novou poptávkou. A to, v nejhorším případě, i opakovaně – což zpravidla nejen neprospívá vztahům s dodavateli, kteří mají s vypracováním nabídek mnohdy nemalé náklady, ale ani časovému plánu pořízení a implementace nového softwaru.
Řešení uvedeného problému velmi závisí na konkrétní situaci ve firmě, na zkušenostech a odpovídajícím know-how jejích zaměstnanců i – a to si otevřeně přiznejme – na jejich zapálení pro věc. A pochopitelně také na rozsahu projektu, který je před vámi.
Na základě výše uvedených kritérií je pak možno vytvořit požadavky na software buď v rámci firmy bez externí pomoci - jen na základě zkušeností skupiny zaměstnanců, s pomocí externích konzultantů nebo ponechat velkou část definice požadavků právě na externí konzultantské firmě, jejíž zaměstnanci disponují (v optimálním případě, samozřejmě) zkušenostmi z řady podobných projektů.
V průběhu definice požadavků na nové řešení se ovšem může ukázat, že projekt, který byl plánován jako malý, najednou má daleko větší rozsah. Může se totiž ukázat, že sice je třeba naplnit nějaké základní požadavky, ale když už se nový produkt pořizuje, mohl by řešit také další a další úkoly, být propojen s dalšími systémy, které to ovšem třeba neumožňují, takže by možná bylo vhodné vyměnit nebo upgradovat i je...
Rizika v sobě zahrnuje nejen proces výběru softwaru, ale také jeho implementace. Zaměřme se zde především na rizika implementace systémů ERP a na možnosti jejich minimalizace.
Je všeobecně známo, že řada implementací ERP není provedena v plánovaném termínu a mnohé nakonec ani nemají ty přínosy, které od nich byly očekávány. Například ERP Report od Panorama Consulting Solutions z roku 2012 uvádí, že 56 % ERP projektů překročilo rozpočet (v roce 2010 to bylo 74 %) a 54 % nesplnilo termín (61 % v roce 2010). 94 % dotazovaných zástupců firem uvedlo, že nasazení systému přineslo určité benefity. 41 % dotazovaných pak uvedlo, že změnili podnikové procesy, aby odpovídaly nasazovanému ERP. 19 % připustilo, že se na procesy nesoustředili.
“Po pravdě řečeno, nevím, co je horší – nesoustředit se na business procesy nebo změnit příliš mnoho procesů, aby odpovídaly softwaru,“ komentoval výsledky průzkumu Eric Kimberling, president Panorama Consulting Solutions.
Dále pak 63 % dotazovaných uvedlo, že měli problém s řešením problémů souvisejících se změnami procesů nebo organizačních změn a 29 % pracovalo na projektu bez toho, aby cítili dostatečné odhodlání k úspěšné realizaci projektu i na nejvyšší úrovni vedení. „Firmy, které nemají silné metodologie pro vyrovnání se se změnami v procesech podle ERP systémů nebo podporu z nejvyššího vedení firmy potřebnou pro vyrovnání se s těmito riziky často zaznamenávají nižší přínosy,“ varoval Kimberling.
Mezi zásadní příčiny neúspěchu nasazování nových systémů patří kromě těch výše uvedených – tedy podcenění definice požadavků (a tedy i jasného cíle) a výběru produktu – také nedostatky v řízení projektu, jež mohou mít řadu příčin – od nedostatečného know-how vedoucího projektu (interního a bohužel někdy i externího) až po špatnou spolupráci odběratele s dodavatelem.
Problémem je rovněž podcenění objemu potřebných zdrojů (finančních, lidských), nevhodná customizace (ať už nedostatečná, nebo přehnaná či prostě nevyhovující), podcenění bezpečnosti dat nebo ne zcela zvládnutý přenos dat ze starších systémů. Za zmínku ovšem stojí i některé méně často zmiňované problémy: nedostatečné školení uživatelů a nedostatečné testování nasazovaného řešení.
A byť výše zmiňujeme možnou užitečnost externích konzultantů, vždy by mělo platit, že se na ně odběratel nespoléhá slepě. Jste to totiž vy, kdo by měl vědět, k jakému cíli směřujete. A i když možná neznáte každé zákoutí cesty, která by k němu měla vést, základní představu byste měli mít.
Správně zvolený a nasazený podnikový software může výrazně přispět k efektivitě jakékoli organizace. Na trhu je k dispozici dlouhá řada...
