Každý z nás používá nějaký informační systém. Ano, v základní podobě může jít třeba o zápisník nebo kalendář, v mnohých firmách jsou důležité informace uchovávány v tabulkách Excelu a v textových dokumentech. V jednom okamžiku ale nejspíš v byznysu tyto nástroje přerostete a je třeba se podívat po něčem novém.
foto: PixabayPodnikový informační systém vám v optimálním případě umožní shromažďovat, třídit a analyzovat data týkající se všech aspektů vašeho byznysu. Od účetních údajů přes data o zaměstnancích a klientech až po důležité dokumenty. Není samozřejmě nutné, aby všechny tyto agendy zvládl jeden monolitický software, ale určitě je užitečné, aby, pokud používáte více různých nástrojů, byly spolu vhodně propojeny.
Jak ale vhodný nástroj - nebo nástroje - vybrat? Jako u každého výběru, i zde vše začíná u stanovení požadavků na nový software. A jsme u tvorby týmu, který se tvorbou požadavků - i dalšími kroky výběru - bude zabývat. Tady proti sobě stojí požadavek na zahrnutí zástupců všech oddělení organizace, aby mohly být zohledněny jejich pohledy a požadavky, a na druhé straně snaha uchovat tým akceschopný. V případě potřeby lze vytvořit i více variant týmu, kdy je například základní sběr požadavků realizován v širším okruhu osob a následující fáze výběru pak v kruhu užším. Taková pravidla pro fungování týmu je ovšem rozhodně vhodné definovat již při jeho vzniku.
Zásadní je rovněž výběr zástupců jednotlivých oddělení, kdy je třeba aby disponovali odpovídajícími znalostmi i schopnostmi jasně je komunikovat a prosazovat to důležité. A v některých případech je vhodné přizvat k výběru i externího konzultanta, který může přinést nové pohledy na věc - a také znalost trendů v oblasti informačních systémů, díky níž by vám neměla utéct nějaká důležitá funkcionalita, která by vás třeba ani nenapadla.
První důležitou otázkou, před kterou dnes zřejmě budete stát, je ta, jež se týká způsobu provozu systému. Zvolíte klasický software, nebo dáte přednost informačnímu systému v cloudu? Pokud systém ve veřejném cloudu, poskytovaný formou služby, ušetříte si zřejmě starosti se správou, případně s nasazením, ale možná budete muset obětovat flexibilitu. Volba ale bude záležet především na konkrétní situaci firmy. Současně je nutno konstatovat, že ne pro všechny typy a velikosti firem - a ne pro všechnu požadovanou funkcionalitu - jsou v ČR k dispozici vhodná cloudová řešení.
Zásadní otázkou rovněž je, jak bude nový informační systém spolupracovat s dalšími (stávajícími nebo plánovanými) systémy. A jak se do něj dostanou vaše stávající data. Jakkoli se tyto otázky mohou zdát snadno technicky a/nebo organizačně snadno řešitelnými, při nevhodném rozhodnutí mohou přinést výrazné zvýšení nákladů nebo problémů při nasazování a provozu nového systému.
Z hlediska volby systému jsou rovněž zásadní otázky ohledně počtu uživatelů, kteří jej budou používat (při nasazení, ale i v budoucnu), otázky, jakými mluví jazyky, odkud budou systém používat (lokalita, ale i typ zařízení, například mobilního) apod.
Důležité jsou ovšem nejen požadavky na samotný systém, ale také na jeho výrobce nebo dodavatele. Na prvním místě pochopitelně stojí důvěryhodnost dodavatele, kterou si lze definovat na základě řady různých kritérií, jako jsou doba působení na trhu, prokazatelné reference (případně i z našeho odvětví), zkušenosti s komunikací s ním, hodnocení jeho produktů, kvalita dostupné dokumentace apod. Zajímavé může být také sledovat, jak dodavatel reaguje na nové trendy a jaké má plány do budoucna.
Důvěryhodnost ovšem v mnoha případech nebude primárním kritériem filtrování dodavatelů - tím bude patrně v první fázi cena, resp. schopnost vejít se s nabízeným řešením do vašeho rozpočtu. Teprve z výrobců, kteří budou schopni nabídnout produkt odpovídající vašemu budgetu, má smysl začít vybírat podle dalších kritérií.
Jakmile máte ujasněny své požadavky na nový informační systém a máte před sebou seznam potenciálních dodavatelů, má smysl je oslovit ke konkrétnímu jednání. Jistě, s mnohými z nich jste už zřejmě jednali i v přípravných fázích, nyní se ale výběr spouští takříkajíc naostro. Teprve nyní, s konkrétní představou o novém systému, vám bude schopen potenciální dodavatel sdělit, jak je možno vaše jednotlivé požadavky realizovat a za jakých podmínek. A rovněž případně na základě svých zkušeností s dalšími projekty učinit doporučení ohledně konkrétní realizace funkcionalit.
Řeč by ovšem měla být nepochybně nejen o nasazení nového systému, ale také o budoucnosti - o jeho provozu, upgradech i o realizaci změn, které pravděpodobně budete dříve nebo později potřebovat. A stranou nelze pochopitelně nechat ani otázky školení a podpory uživatelů, které jistě lze zajistit různými způsoby, ale již nyní byste o nich měli mít jasno.
Právě v této fázi vyjednávání s potenciálními dodavateli dojde velmi často k navázání vztahů, které následně rozhodují o výběru konkrétního dodavatele. Schopnost vzájemně hladce spolupracovat je totiž zcela základním předpokladem úspěchu při volbě a nasazování nového informačního systému organizace.
Dobře zvolený a dobře nasazený podnikový informační systém může výrazně zefektivnit provoz vaší firmy. Při jeho výběru je mnohdy užitečné...
