Informační systém je v dnešní době již čímsi pro řízení firmy zcela nepostradatelným. Jde však o nemalou investici. Management firmy, která stojí před pořízením systému, musí proto přesně vědět, co může chtít a co má očekávat.
Kvalitní informační systém může velmi dobře využít především top management. Zkusme se tedy zastavit u jednotlivých pozic, které může uspokojit právě informační systém.
Jeho úkolem je řídit firmu, tvořit strategii, posunovat společnost kupředu. K tomu samozřejmě potřebuje mít možnost každodenního rychlého pohledu na momentální situaci své firmy, na její zákazníky, na stav ekonomiky, případně na provázanost jednotlivých oddělení. Prostě mít firmu pod kontrolou zejména z pohledu finančního, zákaznického a personálního.
Informační systém může CEO využít především jako pomocníka při tvorbě koncepce a strategie firmy. Data, díky možnosti nejrůznějších pohledů na ně, mu slouží jako rychlé a komplexní vodítko pro jeho rozhodování.
Jeho se týkají především výstupy jako evidence závazků a pohledávek, kontrola oprávněnosti došlých faktur a samozřejmě především tvorba rozpočtů společnosti.
Systém pomáhá například v oblasti práce s fakturami a to nejen finančnímu řediteli, ale i dalším zaměstnancům firmy. Prostředkem, který může ušetřit maximální množství času všech zúčastněných, je elektronický oběh dokumentů, který je také jednou z funkcionalit dobrých a moderních informačních systémů.
Mezi nástroje, které používá, patří i aktivní plocha. Díky ní vidí všechny potřebné informace na jedné obrazovce. A nemusí jít jen o informace z EPR systému, jako je např. aktuální saldo, stav bankovních účtů, výše výnosů za dané období…ale lze zde nadefinovat okno s odkazy na používané soubory, weby, články v dokumentaci apod. Uživatel vše vidí v přehledných dlaždicích současně.
Vynikající pomůckou je propojení ERP s insolvenčním rejstříkem. To samo o sobě sice platební morálku dlužníků nezlepší, ale rozhodně napomáhá k tomu, aby dodavatel včas identifikoval potenciální problém a zachoval se dle aktuálních informací.
Ačkoli jsou tyto dvě manažerské pozice ve většině firem odděleny, pokud se týká informačního systému, využívají jej obdobným způsobem. Pro oba je pravděpodobně nejdůležitější částí systému modul CRM.
V dnešní době totiž už nestačí mít na paměti jen požadavky zákazníků. Vyplácí se spolupracovat s nimi v plném smyslu toho slova. CRM se dnes proto stává klíčovým prvkem pro výkonnost podniku. Pokud je tento modul dostatečně flexibilní, je vhodný pro jakýkoli typ firmy, která pracuje se svými zákazníky. Funkcionalita CRM umožňuje sledovat veškeré dění, týkající se vztahu s nimi.
Oddělení marketingu prostřednictvím CRM získává aktuální a kompletní informace o partnerech, zákaznících a konkurentech, sleduje průběh a hodnotí výsledky marketingových akcí, vybírá cílové skupiny pro marketingové a obchodní akce či hromadně oslovuje vybrané skupiny.
Nemalý je i přínos pro zákaznický servis díky modulu Call centrum, který ve většině firem také spadá pod oddělení marketingu.
Obchodní ředitel i všichni obchodníci pak bezesporu ocení praktické výstupy modulu CRM, jako jsou například evidence a segmentace zákazníků, sledování konkurence, produktů a jejich parametrů, sledování a plánování kontaktů a obchodních jednání a mnohé další.
Čím dál tím vyšší nároky jsou kladeny na spolehlivost hlavní činnosti firem, což ve výrobních podnicích představuje sama výroba. Množství informací, s nimiž je třeba pracovat, i zde narůstá obrovským tempem. Jako velmi dobrý příklad mohou posloužit „just in time“ dodávky. Tam jakýkoliv výpadek způsobuje velké finanční ztráty. Vedoucí manažer výroby zboží pro tyto dodávky musí být proto průběžně informován o čemkoli, co se kolem výroby děje. Informační systémy pro takové firmy musí být ovšem doplněny o celou řadu funkcionalit, které zpracovávají data a připravují průběžné výstupy pro vedoucího pracovníka.
Neméně důležitou a z pohledu výroby nesmírně užitečnou funkcí, je kapacitní plánování a zejména průtokový pohled na řešení úzkých míst.
Informační systém je také hlavním pomocníkem ředitele pro lidské zdroje a jeho úseku. Pro něj je dokonce připraven zvláštní modul, obsahující všechny funkce, potřebné pro práci jeho a jeho týmu. Pracuje podobně jako již zmíněný modul CRM, nevyužívá však pochopitelně informace o zákaznících, ale o zaměstnancích firmy. Díky informačnímu systému je tak například značně zjednodušen systém sledování docházky, což zahrnuje mimo jiné evidenci dovolených a podobně. Systém pomáhá například i v tom, že včas upozorní na narozeniny a výročí, případně může vybrat k určitému datu příslušné pracovníky, kteří ve firmě pracují delší dobu, a vedení je chce odměnit za věrnost firemním barvám. Díky fungujícímu CRM má manažer jistotu, že se na nikoho nezapomnělo.
U zaměstnanců firmy sleduje systém také věci, týkající se osobního a kariérního rozvoje zaměstnanců.
Také pro přijímací pohovory je informační systém pomocníkem k nezaplacení. Usnadňuje práci s uchazeči o volná místa zejména tím, že manažerovi dodá potřebná data, vyfiltrovaná podle konkrétní potřeby.
Tento manažer informační systém využívá asi méně, než jeho kolegové v top managementu firmy. Za to však je to právě on a jeho lidé, kteří se starají o bezproblémový chod systému, a jsou v úzkém kontaktu s dodavatelskou firmou. Jednak kvůli využívání poskytované podpory a jednak kvůli případným upgradům či poskytnutí „první pomoci“ kolegům, kteří jsou na práci se systémem závislí.
Informační systém ve firmě se dá bez nadsázky nazvat nervovým systémem. Nejen jako paralela k jeho funkčnosti, ale i proto, že stejně jako nervy v živém organismu i on prorůstá naprosto celým organismem společnosti.
Hana Janišová, Asseco Solutions, a.s.
(Partnerský příspěvek)
Jaký informační systém používáte ve firmě? Je to velký monolitický balík od jedné firmy? Složenina různých specializovaných aplikací doplněná o...
