Tuzemští zaměstnanci denně promrhají neproduktivní prací 162 minut: zejména zbytečnými úkony či komunikací (37 %), prostoji v důsledku chaotického plánování (33 %) a zbytečnou administrativou (30 %) ve stylu „děláme to, protože to po nás vedení chce“. V ročním úhrnu to představuje 138 798 korun* vynaložených na zbytečnou, tedy neproduktivní práci. Za nízkou produktivitu práce v kancelářských profesích může i pandemie covid-19, která přinutila pracovat z domova značnou část zaměstnanců.
Údaje vyplývají z analýzy produktivity práce, kterou realizovala společnost ApuTime mezi 267 tuzemskými společnostmi různých velikostí a zaměření. Analýza se zaměřuje pouze na „kancelářské profese“, tedy intelektuální pracovní činnosti vykonávané pomocí výpočetní techniky, nezahrnuje tedy výrobu a manuální profese.
„Firmy během pandemie částečně ztratily kontrolu nad zaměstnanci. Tu se mylně snaží získat větším důrazem na administrativu. Rovněž komunikace mezi týmy na dálku probíhá chaoticky. Manažeři neumí zaměstnance efektivně úkolovat, navíc oni sami jsou v důsledku velmi neproduktivní. Letos se proto promarní čtyři měsíce pracovního času, což peněžně představuje 138 798 korun na jednoho zaměstnance,“ shrnuje Martin Lonský, ředitel společnosti ApuTime.
Zvýšení produktivity práce proto představuje ideální cestu ke zvýšení konkurenceschopnosti bez nutnosti finančních škrtů a propouštění. V řadě firem navíc lepší organizace práce uleví přetíženým zaměstnancům či se lze vyhnout zbytečnému náboru zaměstnanců nových.
Paradoxem je, že ve výrobě se běžně sledují a řeší minutové prostoje, zatímco v kancelářích se denně promrhají hodiny času s pocitem, že jinak to nejde. „V případě práce techniků a manažerů až detailní analýza ukáže, kdo opravdu dělá a kdo se veze. Některým zaměstnancům pak oprávněně naskakuje pot na čele,“ říká auditor Ivo Šnajdr, který se specializuje na poradenství v systémech managementu.
Nižší produktivita práce ale nutně neznamená, že se lidé flákají. „Při rozhovorech se zaměstnanci naopak zjišťujeme, že i přes nízkou produktivitu práce nestíhají plnit úkoly a často pracují přesčas. Data nám také jasně ukazují, že nejvíce neproduktivní jsou státní správa a organizace na ni navázané. Organizace neví, jaké činnosti vytvářejí hodnotu a jaké nikoli. Je to ale pochopitelné, nikdo nechce dostat práci navíc nebo vyhazov kvůli nadbytečnosti,“ vysvětluje Lonský.
K dispozici jsou nástroje, které pomáhají práci optimalizovat. Některé z nich využívají i takzvané umělé inteligence.
