Jak zvýšit produktivitu zaměstnanců

Aktuální zpráva společnosti Slack o stavu práce ukazuje, že společnosti dostatečně nevyužívají příležitosti k podpoření produktivity zaměstnanců, například pomocí umělé inteligence a automatizace, jež mohou zefektivnit opakující se a časově náročné úkoly. Dotazovaní zaměstnanci přitom odhadují, že díky automatizaci ušetří nejméně jeden měsíc pracovní doby ročně.

Nejnovější studie společnosti Slack o stavu práce prokázala, že společnosti nedokážou dostatečně využívat příležitosti k zajištění lepší produktivity práce u svých zaměstnanců pomocí technologií, které šetřící čas, hybridní práce a rozvoje talentů. Ze zprávy založené na globálním průzkumu mezi více než 18 000 pracovníky totiž vyplývá, že pouze 23 % společností investuje do technologií pro zvýšení produktivity a efektivity práce a pouze 27 % společností k tomu využívá nástroje umělé inteligence.

Mnoho organizací se zacyklilo ve starých způsobech práce a zastaralých přístupech ke zvyšování produktivity:

• Zaměstnanci tvrdí, že v průměru tráví 32 % svého času výkonem u práce, která nepřispívá k plnění cílů společnosti a týmu, ale je vykonávána proto, aby vypadala produktivně.
• Třetina vedoucích pracovníků sleduje ukazatele aktivity (např. odpracované hodiny, odeslané e-maily) svých zaměstnanců, ale pouze 15 % zaměstnanců se domnívá, že to pomáhá jejich produktivitě.

"Systém práce se neustále vyvíjí - a nikdy neprocházel tak překotným vývojem jako v několika posledních letech. Společnosti musí přehodnotit zkušenosti svých zaměstnanců, aby v dnešní době dokázaly zvýšit produktivitu jejich práce," říká Brent Hyder, President and Chief People Officer ve společnosti Salesforce. "Organizace, které přejdou na nové způsoby práce a začnou využívat výhod, které přináší flexibilita, automatizace a umělá inteligence, či nástroje pro spolupráci, pomohou svým zaměstnancům - a v konečném důsledku i svým zákazníkům - dosáhnout většího úspěchu."

Zpráva nastoluje tři trendy, které definují moderní způsob práce a zvyšují produktivitu zaměstnanců:

• Nové technologie, jako je umělá inteligence a automatizace, které však společnosti často ještě ani nezavedly.
• Kancelářská práce a její definice prochází v době hybridizace zásadní proměnou.
• Na produktivitu práce má přímý vliv také zapojení zaměstnanců a rozvoj talentů.
• Umělá inteligence a automatizace jsou klíčem k vyšší produktivitě zaměstnanců

Možnosti umělé inteligence a automatizace mají potenciál zefektivnit a optimalizovat opakující se, časově náročné úkoly a umožnit zaměstnancům soustředit se na výkon strategicky důležité práce s nejvyšší prioritou:

• Firmy, které zavedly umělou inteligenci, vykazují o 90 % vyšší úroveň produktivity než ty, které ji nezavedly.
• Většina (77 %) zaměstnanců uvádí, že možnost automatizovat rutinní úkoly, jako je například schvalování zpráv o výdajích, by zvýšila jejich produktivitu.
• Společnosti uplatňující automatizaci odhadují, že ušetří v průměru 3,6 hodiny týdně - to odpovídá minimálně jednomu pracovnímu měsíci ročně, který může každý zaměstnanec věnovat smysluplnější práci.

60 % zaměstnanců však tvrdí, že jejich společnost nezavedla nástroje AI na podporu zvýšení jejich produktivity. A 43 % pracovníků dodává, že jejich tým nevyužívá možností automatizace, která by jim usnadnila nebo zefektivnila pracovní procesy.

"AI a automatizace jsou výhody, kterých by měli v roce 2023 vyžívat opravdu všichni. Přesto z našeho průzkumu vyplývá, že většina organizací doslova klouže po povrchu, co se týká jejich praktického nasazení v každodenní práci," konstatuje Rob Seaman, Senior Vicepresident of Enterprise Product ve společnosti Slack. "Automatizace může zaměstnancům ušetřit až celý pracovní měsíc ročně a získat jim tak čas na smysluplnější a přínosnější práci. Organizace mají obrovskou příležitost pomoci zaměstnancům, aby pracovali chytřeji, efektivněji a příjemněji."

Efektivní hybridní práce znamená nové kancelářské prostory a nové způsoby spolupráce

V časech převažující hybridní práce zaměstnanci hledají flexibilitu a prostředí, které podporuje spolupráci a inkluzi:

• Více než polovina respondentů (52 %) uvádí, že flexibilní pracovní doba je jedním z nejlepších způsobů, jak může jejich zaměstnavatel podpořit jejich produktivitu.
• Podle zaměstnanců produktivitu zvyšuje také flexibilní místo (36 %), jedinečné benefity na pracovišti nebo vylepšení kanceláří, jako je více zasedacích místností a klidových zón (32 %), a podpora lidí, aby se práci zcela oddali (25 %).
• Více než třetina (35 %) zaměstnanců považuje za hlavní problém, který bezprostředně ohrožuje jejich tým, špatnou koordinaci nebo spolupráci s ostatními týmy. Většina z nich (80 %) přitom tvrdí, že by jejich produktivitu zlepšila vhodná technologie, která by jim umožnila spolupracovat odkudkoli (sdílet znalosti, posouvat projekty kupředu atd.).

Pouze minimum vedoucích pracovníků ale využívá moderní strategie ke zlepšení vzájemné spolupráce svých podřízených, ať už pracují odkudkoli:

• Jen 21 % vedoucích pracovníků iniciuje změny pracovního prostředí v kancelářích, jako je zavádění tichých knihoven, míst pro spolupráci a větších společenských místností.
• 19 % z nich podporuje asynchronní práci, například při sdílení aktualizací stavu. Více než třetina (35 %) zaměstnanců uvádí jako hlavní problém produktivity příliš mnoho času stráveného na schůzkách. Dokonce se domnívají, že 43 % schůzek by se nemuselo vůbec konat a nemělo by to žádný zásadní dopad.

Produktivita a relax se vzájemně nevylučují - aby zaměstnanci dosahovali výsledků, musí být v dobré kondici

Spokojenost s prací, angažovanost a duševní pohoda jsou hlavními faktory, které přispívají k produktivitě, takže je pro vedoucí pracovníky zásadní, aby tyto oblasti zohlednili v rámci toho, jak nově definovat a řídit produktivitu práce svých podřízených:

Většina (82 %) zaměstnanců tvrdí, že pocit spokojenosti a angažovanosti v organizaci by zvýšil jejich produktivitu.

Zaměstnavatelé musí také myslet na odpočinek svých zaměstnanců, protože 53 % pracovníků uvádí, že cítí tlak na rychlou reakci na zprávy, a to i v případě, že jsou odeslány po standardní pracovní době.

Klíčovou roli při utváření pracovní kultury hrají manažeři, kteří musí být vybaveni dovednostmi, jak pracovat na rozvoji lidí, nástroji pro zvyšování efektivity a řízení týmů a podporou týmového odpočinku. Při vytváření zdravého a produktivního prostředí však i oni čelí mnohým výzvám:

• Čtyřicet tři procent manažerů uvádí jako hlavní výzvu pomoc svému týmu, jak si udržet potřebnou motivaci. S tím souvisí i fakt, že pro třetinu (33 %) zaměstnanců je překážkou pro vyšší produktivitu práce komplikované udržování shody na celkových cílech a směřování společnosti.
• Více než třetina (36 %) pracovníků označuje za další výzvu příliš mnoho času, který musí trávit plněním úkolů, jako jsou schůzky a e-maily, a stejný počet respondentů uvádí, že pomáhají svému týmu lépe sladit pracovní a soukromý život.

"Využitím technologie Salesforce, včetně Slacku jako primární formy komunikace mezi týmy accountů, se týmu Spotify Advertising podařilo vytvořit automatizované pracovní postupy a posílit spolupráci, což vedlo ke 40% zvýšení produktivity celého týmu, například omezením počtu schůzek a e-mailové komunikace," popisuje Daniel Walsh, Global Head of Business Strategy and Operationsve společnosti Spotify.

"Všichni za jednoho a jeden za všechny je jednou ze zásad fungování naší společnosti Duolingo. Usilovně se snažíme podporovat lepší spolupráci a soutěživost, zvláště pak tehdy, pokud to slouží společnému cíli," říká Molly Lindsay, Chief People Officer ve společnosti Duolingo. "Věříme, že nehmotné faktory, jako je motivace, pocit vnitřního naplnění a nadšení, jsou klíčovými prvky, které přispívají k lepší efektivitě a výkonnosti."