Až 40 % nákladů na práci s dokumenty lze ušetřit nasazením správného systému DMS. Investice do nového softwaru se tak polovině firem vrátí už za 6 měsíců. Plyne to z údajů firmy Laserfiche. My se ovšem podíváme i na řadu dalších údajů z dalších zdrojů, které dokreslují situaci a přínosy systémů pro správu dokumentů.
Navzdory faktu, že se o bezpapírové kanceláři hovoří už řadu let, podle firmy Inforouter existuje stále 95 korporátních informací v papírové podobě. V dokumentech, které lze těžko nalézt a už vůbec v nich nelze efektivně vyhledávat. To pochopitelně výrazně snižuje produktivitu práce kdykoli, kdy s údaji v takových dokumentech potřebujete pracovat - pokud tedy neexistují paralelně ještě v elektronické podobě.
Uvedených faktů si je řada firem vědoma, proto už řadu let roste zájem o systémy pro správu dokumentů označované jako DMS nebo EDMS. Loni podle společnosti Future Market Insights činil celosvětový objem trhu s těmito řešeními podle 3,28 miliardy amerických dolarů, za deset let, v roce 2028, by měl mít již velikost 11 miliard. Největší objem zakázek pak, alespoň v USA, patří oblasti zdravotnictví, následuje bankovnictví a finance, třetí místo patří veřejné správě, čtvrté právním firmám a páté oblasti vzdělávání.
Existují nejen průzkumy, které se zabývají trhem s DMS, ale i ty řešící otázku, co vlastně zaměstnanci od elektronické správy dokumentů očekávají. Jaké problémy v oblasti dokumentů řeší a co by jim v práci pomohlo?
Z letošního průzkumu společnosti M-Files vyplynulo, že 46 % zaměstnanců považuje hledání dokumentů ve firemních systémech za komplikované a časově náročné, přičemž 83 % tázaných připustilo, že někdy museli vytvořit již ve firmě existující dokument jen proto, že ho nemohli najít. A 48 % dotazovaných má alespoň občas problém s nalezením platné verze dokumentu. Řada tázaných také není spokojena s procesem schvalování dokumentů, téměř třetina to často řeší ještě s dokumenty v papírové podobě. 81 % tázaných tvrdí, že potřebuje přístup k firemním dokumentům z mobilního zařízení, přičemž 62 % tázaných má mnohdy s nalezením potřebné informace na mobilním zařízení potíže.
Podle společnosti Record Storage Systems chce mít 77 % majitelů firem vzdálený přístup k firemním dokumentům. Společnost Nitro zase zjistila, že problémy s dokumenty stojí firmy více než pětinu jejich produktivity a průměrný zaměstnanec sdílí šest dokumentů denně neefektivně prostřednictvím e-mailu. Asociace ESRA potom cituje průzkum Adobe, podle něhož 98 % firem stále vyžaduje papírové smlouvy a na nich rukou napsané podpisy, nicméně společnost Nitro uvádí, že využití elektronického podpisu podle jejích zkušeností až o 72 % zvyšuje míru obnovení kontraktu ze strany zákazníků.
Jak už bylo zmíněno výše, podle společnosti Laserfiche lze nasazením správného systému DMS ušetřit až 40 % nákladů na práci s dokumenty. Stejná firma uvádí průměrnou návratnost investice do DMS během pěti let ve výši 404 %. A podle Aberdeen Group sníží použití vhodného DMS počet chyb spojených s prací s dokumenty až o 30 %, nicméně snížení nákladů odhaduje jen na 10 %.
A přidejme ještě údaj od McAfee: Z průzkumu této firmy plyne, že 80 % zaměstnanců od cloudu nejvíce očekává služby sdílení souborů, jakkoli je třeba jedním dechem dodat, že samotné sdílení souborů pochopitelně ještě DMS nedělá. V očích mnoha uživatelů jde ale o jeho významnou součást. Když už jsme u cloudu, je vhodné rovněž zmínit, že DMS v cloudu uživatele sice láká, současně ale stále mají při volbě tohoto typu řešení strach o bezpečnost svých dokumentů.
I když se o digitalizaci dokumentů již několik let hodně mluví, realita mnohde za optimistickými představami zaostává. I tam, kde...
