Lze bez nadsázky říci, že výběr a nasazení vhodného informačního systému patří k nejsložitějším úkolům pro každou firmu. Můžete mít velké vize, ale ve výsledku nakonec nasazený systém nemusí plnit vaše očekávání, může se nečekaně prodražit a jeho nasazení trvat výrazně déle, než jste očekávali. Jak se potížím vyhnout?
Ilustrační foto: Quimono/PixabayAsi netřeba zdůrazňovat, že každý projekt - nejen ten týkající se vašeho plánovaného informačního systému - nepochybně začíná nějakou představou cílového stavu. Tato vize by měla být jasně definovaná, abyste věděli, jaký přesně je váš cíl.
Při volbě konkrétního řešení pak rozhodně lze doporučit orientovat se na takové produkty, které dobře podporují vaše odvětví byznysu a optimálně plní vaše požadavky - z hlediska byznysu, ale třeba i z hlediska začlenění do vaší stávající IT infrastruktury. Může to znít jako samozřejmost, ale u řady projektů tomu tak, bohužel, není. Nedostatečná funkcionalita bývá jedním ze zásadních problémů projektů pro nasazení informačního systému/ERP. A mnohdy je problém zjištěn až příliš pozdě. Stejně jako se při výběru produktu mnohdy zapomíná na fakt, že zásadnější než jeho cena jsou jeho přínosy versus celkové náklady na vlastnictví a provoz.
Kromě jasně definovaného cíle je zásadním předpokladem úspěchu i správně sestavený projektový tým. A - pochopitelně - projektový tým, který zná cíl a ztotožňuje se s ním. Na tomto místě je třeba zdůraznit, že zpravidla nelze očekávat, že by samotný šéf informatiky spolu s IT oddělením znal detaily o dalších odděleních firmy - a nutnou součástí týmu tak jsou i zástupci těchto oddělení.
Jelikož lze předpokládat, že členové týmu pracují v organizaci již nějakou dobu, očekávejme, že budou mít tendenci obhajovat stávající podobu všech firemních procesů. Ta ovšem nemusí být (a zpravidla také není) optimální. Zásadní je tedy v rámci podrobnějšího definování cíle a kroků, jak se k němu dostat, nadefinovat optimální podobu těchto procesů. S ohledem na potřeby jednotlivých oddělení firmy - a na možnosti současných ERP systémů. Právě díky znalosti jimi nabízených možností lze řadu procesů zjednodušit, případně automatizovat.
Nejde ovšem jen o produkt a interní projektový tým. Zásadní roli při implementaci ERP bude hrát konkrétní dodavatel. Při jeho výběru by měly hrát roli nejen konkrétní nabídka a reference, ale také to, jak si s konkrétním dodavatelem „sednete“. Rozbroje mezi dodavatelem a projektovým týmem je to poslední, co si přejete.
Mějte jasný plán projektu a během samotného postupu projektu vpřed jej neustále updatujte tak, aby byl aktuální. Updaty přitom musejí zahrnovat všechny podstatné náležitosti projektu - specifikace, rozpočet, termíny apod. Bez neustálého přehledu o vývoji projektu se lze snadno dopustit chyb a sklouznout v termínech realizace.
Zásadní je rovněž udržovat si neustálý přehled o nedořešených prvcích projektu a o zjištěných nedostatcích. Jejich znalost umožňuje nejen všechny problémy včas vyřešit, ale může usnadnit i koordinaci projektových prací tak, aby jedna chyba nezpůsobila řetězec chyb dalších.
Mnohdy je doporučováno implementovat ERP systém postupně modul po modulu. Začít je typicky vhodné u účetnictví a jakmile je tento modul funkční, lze navázat další moduly, jako jsou sklad, výroba, personalistika apod. Je snadné vylámat si zuby na implementaci, kde se budete snažit řešit všechny problémy najednou.
Pro celkový úspěch projektu nezapomeňte na dostatečné školení zaměstnanců. Právě oni budou s novým systémem pracovat a bez toho, aby byli schopni využívat jeho funkcionalitu snadno a efektivně lze jen těžko dosáhnout žádaných přínosů.
Pokud jste ERP vybrali správně, je produkt dostatečně pružný na to, aby se v průběhu času přizpůsoboval vašim požadavkům. I u dobře zvládnutého ERP projektu lze očekávat, že se požadavky na novou funkcionalitu a drobné změny objeví záhy po „dokončení“ implementace. Skutečně úspěšný projekt ERP tak vlastně nikdy nekončí. Důležité je vždy zaměstnancům dát znát, že jsou jejich požadavky důležité - a definovat pokračování projektu (resp. nový projekt) tak, aby byly zásadní požadavky včas a dostatečně splněny.
Bez nějaké formy firemního informačního systému se neobejde žádná organizace. A dovolíme si tvrdit, že v optimálním případě takový systém...
