Jak sbírat data na mobilních zařízeních? Jak tam bezpečně pracovat s dokumenty? Jak tyto dokumenty archivovat a být schopni prokázat, že nedošlo k jejich neautorizovaným změnám? I na tyto otázky by měly odpovídat projekty vzniklé v rámci partnerství společností Software602 a Microsoft, které bylo právě oznámeno. Co přesně chce nabídnout a komu?
Podívejme se rovnou na možné využití v praxi, a to na příkladu konkrétního realizovaném projektu v Milevsku. Přibližně stovka zaměstnanců Městského úřadu Milevsko využívá již delší dobu služby Office 365 a Lync pro zajištění každodenních pracovních úkolů a při komunikaci s obyvateli města. Dalším krokem v rozvoji efektivní městské správy je nasazení tabletů s Windows 8.1, díky kterým lze mnoho pracovních záležitostí zařídit i mimo kancelář, navíc plně elektronickou cestou.
Mezi prvními začali při své práci využívat tablety s Windows 8.1 a inteligentní elektronické formuláře od společnosti Software602 zaměstnanci odboru investic a správy majetku při pasportizaci nemovitého majetku města. Ve svých tabletech mají úředníci připraveny formuláře, které vyplní přímo při návštěvě bytu či nebytového prostoru v majetku města a doplní je o fotografie, pořízené rovněž tabletem. Kompletní záznam existuje rovnou v elektronické podobě, takže není třeba po návratu do kanceláře nic přepisovat.
Tablety s Windows 8.1 jsou užitečnou pomůckou také pro strážníky milevské městské policie, kteří mohou v terénu dokumentovat přestupky a sepisovat protokoly, opět bez použití papírových formulářů nebo dodatečného nahrávání snímků z digitálních fotoaparátů do počítače. Díky kompletním podkladům pak probíhá přestupkové řízení výrazně rychleji.
Za nepostradatelný nástroj při každodenní práci považuje podle svých slov svůj tablet i tajemník Městského úřadu Milevsko František Troják. Díky možnosti vzdáleného přístupu k informačnímu systému městského úřadu má vždy k dispozici potřebné podklady, takže může veškerou agendu vyřizovat i v terénu, bez použití počítače. S využitím elektronického podpisu není problém schvalovat a podepisovat dokumenty a provádět jakékoli další úkony, se kterými by jinak bylo nutné vyčkat na návrat do kanceláře.
Mobilní kancelář určená nyní především české samosprávě umožní tedy realizovat nejrůznější agendy (inspekce, inventarizace majetku apod.) přímo v terénu z mobilních zařízení. Mobilní kancelář, jejímž základem jsou dynamické formulářové aplikace FormApps Mobile provozované na platformě Microsoft Azure, umožní plnohodnotné úřadování, včetně vytváření právně závazných dokumentů. Zákazníci budou podle dodavatelů schopni vytvářet vlastní dynamické formulářové aplikace a funkce mobilní kanceláře tak neomezeně rozšiřovat.
Pokud jde o službu Long-Term Docs, která je v rámci partnerství rovněž nabízena, uživatel pracuje v prostředí Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint atd.) a zároveň využívá výhod sdílení dokumentů s kolegy díky prostředí Office 365. Poté, co je dokument uzavřen, uloží jej do předem definované Long-Term Docs složky, kde jsou automaticky provedeny všechny úkony potřebné k tomu, aby elektronický dokument získal právní účinek (připojení zaručené elektronické značky s archivním časovým razítkem podle specifikací ETSI) a je zahájen proces archivace, která periodicky obnovuje kvalifikované časové razítko u registrovaného dokumentu až do jeho skartace.
U elektronických dokladů (daňových dokladů), kde je ze zákona třeba zajistit zobrazení bez ohledu na operační systém a provozované zařízení (čitelnost dokladu), provede služba Long-Term Docs konverzi do komplexního archivního objektu ve formátu PDF/A-3, jehož součástí je i příloha v původním formátu. Takto lze archivovat nejen elektronicky přijaté faktury ve formátu Word nebo Excel nebo papírové faktury, které se na vstupu skenují a ukládají se do Long-Term Docs složek v prostředí Office 365, ale i smlouvy, notářská ověření a další důležité dokumenty.
Ředitel divize Long-Term Docs ve společnosti Software602 Martin Vondrouš vysvětluje: „Měli bychom se naučit rozlišovat elektronické dokumenty podle významu stejně, jako to děláme s papírovými. Někdy stačí načmárat vzkaz na list nedbale vytržený ze zápisníku, jindy píšu na hezký papír, někde přidávám razítko a nejdůležitější dokumenty dostávají šňůrku a notářské ověření. S elektronickými dokumenty by tomu mělo být podobně. Díky naší spolupráci s Microsoftem je tato možnost dostupná na pár kliknutí či dotyků obrazovky.“
