Automatické stahování dokumentů, vyšší zabezpečení, přiřazování práv uživatelům nebo kontrola vyřízení agendy. Inovace Konica Minolta umožňuje propojit datové schránky se systémy pro správu digitálních dokumentů M-Files a zefektivnit tím jejich zpracování. Novou technologii vyvinuli čeští programátoři Konica Minolta přímo na míru požadavkům a legislativním podmínkám českého trhu.
„Reagujeme na změny související s využíváním datových schránek, které se od letošního roku stalo pro podnikatele povinností. Nová funkce umožní například automatické stahování zpráv z datových schránek přímo do M-Files. Naši zákazníci se tak nemusejí obávat, že jim důležitý dokument unikne nebo že zůstane nevyřízený. V M-Files si mohou nastavit přístupy, zodpovědnost či kontrolu vyřízení dané agendy, aniž by museli dávat přístupy k samotné datové schránce desítkám zaměstnanců,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.
Typickým příkladem využití je podle Konica Minolta pokuta za rychlost, která přijde do datové schránky. Zodpovědná osoba ji společně s termínem vyřízení přiřadí v rámci M-Files manažerovi správy vozového parku, který ji prověří a sjedná nápravu. Zjistí například, který zaměstnanec překročil povolenou rychlost, a zajistí uhrazení pokuty. Systém zároveň automaticky hlídá vyřízení dokumentů, upozorňuje například na blížící se termín splatnosti a pomáhá předcházet upomínkám či sankcím z prodlení.
Konica Minolta upozorňuje na násobný nárůst komunikace prostřednictvím datových schránek, která zahrnuje rozličnou agendu a vyžaduje zapojení mnoha zaměstnanců. „Doposud měl k datové schránce ve firmě nejčastěji přístup jen jednatel a finanční ředitel. Nešvarem současnosti se stalo rozdávat přístupy kolegům jako na běžícím pásu, jen aby se rostoucí agenda stihla vyřídit. S tím ale vznikají problémy se zastupitelností zaměstnanců, nedostatečnou evidencí aktivit a potřebou manuálního stahování a zpracování,“ upozornil P. Atanasčev.
S využitím nového nástroje pro datové schránky od Konica Minolta jsou všechny příchozí zprávy automaticky staženy do M-Files a přiřazeny zodpovědným osobám. Ty si pak mohou zobrazovat příslušné dokumenty odkudkoli, například i na mobilním telefonu. V M-Files jsou dokumenty také archivovány, čímž odpadají potenciální nepříjemnosti spojené s automatickým mazáním v datových schránkách po 90 dnech.
Konica Minolta zahájila spolupráci s mezinárodní společností M-Files, poskytovatelem systémů pro inteligentní správu informací, v roce 2018. Toto partnerství dává Konica Minolta podle jejích zástupců možnost oslovit nadnárodní společnosti, ale také nabídnout stejné řešení a rozšířenou podporu i malým a středním podnikům v České republice a na Slovensku, a to včetně výhodných podmínek pro nákup licencí M-Files.
Technologie podle výrobce využívá prvky umělé inteligence, jež umožňují mimo jiné zrychlit vyhledávání dokumentů až o 40 % nebo zkrátit dobu jejich vytváření na polovinu. Výhodou platformy M-Files je mimo jiné jednoduchá a rychlá instalace bez nutnosti zdlouhavé analýzy nebo migrace dat a nastavení do nového systému. Umělá inteligence si dle výrobce sama zmapuje jednotlivá úložiště a nalezené dokumenty se následně zobrazují v rámci jednoho uživatelského prostředí, kde s nimi mohou zaměstnanci pracovat.
