Moderní robotizace procesů (RPA) kombinuje několik výhod, díky kterým je vhodná pro firmy ze všech oborů. Dokáže ulevit od administrativy, zrychlit jednání se zákazníky nebo zaznamenávat data z výroby a vývoje. Je možné ji nasadit jako cloudovou službu, objem práce robotů může být přizpůsobován aktuálním potřebám, ale především: roboti jsou dnes díky umělé inteligenci (AI) učenliví a zvládají i komplikované úkoly.
„Právě učenlivost je klíčový faktor, díky kterému RPA zažívá boom. Roboti totiž dokážou sami vykonávat i poměrně náročné opakující se úkoly. Na rozdíl od zaměstnanců je tato rutina neunavuje, pracují nepřetržitě a nedělají chyby,“ vysvětluje Adam Kapala, Solution Architect ve společnosti Atos.
Obohacení RPA o umělou inteligenci umožňuje automatizovat finanční a účetní procesy, které dříve vyžadovaly lidský zásah. Inteligentní řešení může například předpovídat budoucí růst prostřednictvím analýzy historického výkonu a široké škály trendů a tržních proměnných. Díky tomu lze zvýšit efektivitu firmy, ušetřit a ještě umožnit zaměstnancům věnovat se kreativním činnostem. „Na trhu je vícero druhů RPA systémů, je proto vhodné poradit se se zkušeným partnerem, který vám dokáže pomoci s výběrem systému nejlépe odpovídajícímu potřebám vaší firmy,“ radí Kapala.
RPA robot je jednoduše inteligentní software, který ovládá aplikace na PC stejně jako běžný uživatel, tj. používá stejná rozhraní jako člověk. RPA roboty si můžeme představit jako virtuální pracovníky, kteří vykonávají nudné, rutinní úkoly, které by normálně vykonávali zaměstnanci. Vhodným příkladem takového řešení je například IBM Robotic Process Automation - Automation Anywhere.
Inteligentní roboti mohou provádět procesy zahrnující více programů, systémů, více cloudových řešení, a dokonce i služeb SaaS (Software-as-a-Service). „Softwaroví roboti se dynamicky adaptují na uživatelská rozhraní stejně jako lidé. A navíc lze každou akci, kterou provede robot, automaticky zkontrolovat,“ upozorňuje Kapala.
Inteligentní roboti nacházejí uplatnění především ve vyplňování formulářů, reportingu, kopírování údajů z jednoho systému do druhého, párování a ověřování správnosti faktur a podobné administrativní činnosti. Často tak bývají nejprve nasazeni v účetních, finančních a auditních odděleních nebo v oblasti HR, compliance či archivace dokumentů. Dokážou tak urychlit interakci se zaměstnanci i zákazníky a zrychlit poskytování vašich služeb.
Své využití naleznou ale i ve výrobních podnicích, například mohou vytvářet kusovníky, a to včetně ověřování dostupnosti komponent a jejich kompatibility. Roboti se ale mohou zapojit i do procesu vývoje produktů: zatímco lidé kreativně vymýšlejí nové nápady, robot automaticky zaznamenává data a může je i analyzovat. Tým tak ušetří mnoho práce s vykazováním procesu, nic se neztratí a nezapomene, zpětná kontrola nebo návrat ze slepé uličky je snazší.
Inteligentní řešení RPA může extrahovat nestrukturovaná data z naskenovaného dokumentu prostřednictvím funkce OCR (optické rozpoznávání znaků), dokáže stanovit, jaký typ informací dokument poskytuje, a pak použít příslušná data ke spuštění procesu, jako je např. generování faktury nebo žádost o souhlas s platbou. Inteligentní robot umí pochopit dokonce i nestrukturovaná data z e-mailů, obrázků a PDF, a dokonce dokáže zvládnout některé změny i bez školení – to se týká například aktualizací používaných aplikací.
Lidský faktor je stěžejní, a proto je potřeba, aby partner kromě implementace nabízel také spolupráci a podporu. Ideální je již od prvních dní spolupracovat s vašimi interními týmy na návrhu a vývoji robotů. Vyberte zaměstnance, kteří budou moci vytvářet vlastní roboty.
Podle nezávislého institutu IRPAAI – Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence může RPA ušetřit firmám 25-50 %. Firma Atos má dle svých zástupců přímou zkušenost se specifickými pilotními projekty, během nichž bylo díky rychlé, snadné implementaci dosaženo ještě větších úspor (někdy prý dokonce až 80 %) a ještě vyšší návratnosti investic. Za těmito úsporami stojí kombinace několika faktorů, zejména snížení mzdové a časové režie při současném zvýšení kvality a míry plnění požadavků vyplývajících z právních předpisů (tzv. compliance).
Podle institutu IRPAAI může robot – když se vezme v úvahu jeho schopnost pracovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu rychlejším tempem – zastat práci dvou až pěti osob pracujících na plný úvazek. A do budoucna se dá očekávat ještě vyšší úroveň produktivity, protože technologie se vyvíjejí a promítají se do čím dál důležitějších procesů. RPA může být v kombinaci s LEAN myšlením ještě efektivnější. Značných přínosů již bylo dosaženo u pojišťovacích společností, které automatizovaly své procesy škodních událostí a pojistných smluv, a tím zajistily snížení počtu zaměstnanců a provoz 24/7, aniž by to mělo negativní dopad na kvalitu nebo na plnění požadavků vyplývajících z právních předpisů.
Při úvahách o přínosech reálného nasazení je ovšem vždy třeba zvážit podmínky ve vaší konkrétní firmě a vždy stojí zato se poradit s odborníky.
