Bez informačního systému se dnes neobejde téměř žádná firma, snad s výjimkou těch úplně nejmenších. V některých organizacích jeho roli hrají účetní programy, textové dokumenty a tabulky v Excelu, lze na to jít ale i sofistikovaněji. A právě v okamžiku, kdy vybíráte komplexnější řešení, je třeba se pořádně zamyslet.
obr.: geralt, pixabayI když to zní samozřejmě, leckdo tento zásadní požadavek bezděky opomíjí: Rozhodně vybírejte informační systém a jeho součásti podle svých potřeb. Z toho plyne i požadavek na to, ujasnit si, co přesně potřebujete, případně odhadnout, jakou funkcionalitu budete potřebovat v blízké budoucnosti. A požadavek na to, abyste si právě v tomto okamžiku ujasnili, jaké přesně máte možnosti k výběru.
Co přesně to znamená v praxi? Tak třeba firma poskytující služby asi neocení propracovaný modul výroby. Firma, která působí mezinárodně, potřebuje systém schopný pokrýt její aktivity i v zahraničí (nebo se na zahraniční systém napojit, není-li první varianta z jakéhokoli důvodu možná). A podobně. Méně zřejmé už může být, jaké konkrétní přínosy vaší konkrétní firmě určitá funkcionalita daného konkrétního produktu (ano, slovo konkrétní je tu opravdu opodstatněné) může přinést. I to je třeba si - alespoň u základních prvků systému - ujasnit.
Vaše firma bude nejspíš dále růst. Kam? Co bude potřebovat za rok, za dva, za tři? Těžko odhadovat. Dalším zásadním požadavkem tak je, aby byl informační systém schopen se vám i do budoucna přizpůsobovat.
Trendem dneška jsou hybridní informační systémy propojující jak klasický software, tak cloudové služby (v tomto případě software poskytovaný přes internet), díky nimž lze - teoreticky snadno - do systému doplnit další funkcionalitu. Samozřejmě za podmínky, že lze v rámci výsledného řešení snadno realizovat propojení produktů. Tomu může výrazně napomoci otevřenost technologií informačního systému, jeho stavění na otevřených standardech. Zvolíte-li uzavřené řešení, integrace s dalšími systémy se snadno může stát noční můrou.
Důležitý je rovněž požadavek na pružnost pořizovaného informačního systému - a tedy možnosti upravit jej na míru vašim potřebám. Tady velmi záleží na vašich konkrétních potřebách a na vašem rozpočtu - a není možné si tak vystačit s obecnými radami. Na trhu je široká škála různě mocných řešení a podobu výsledného systému lze zajistit řadou různých postupů (propojení s dalšími systémy, úprava na míru implementátorem, úpravy realizované IT oddělením klienta apod.).
A co cloud, o kterém se nyní tolik mluví? Odpověď na otázku, do jaké míry volit za základ systému cloudové řešení, je do značné míry stále otázkou osobního vkusu. Za aktuálního stavu věcí lze doporučit klást v každém případě na první místo funkcionalitu pořizovaného systému, schopnost jeho integrace s dalšími řešeními a jeho pružnost - a teprve pak řešit, zda cloud nebo ne. Systém by pochopitelně díky své otevřenosti měl být schopen integrace s dodatečnými cloudovými řešeními třetích stran.
Některé výstupy z informačního systému budete v současnosti asi potřebovat mít k dispozici i na mobilních zařízeních. Stojí za to si dopředu ujasnit, co v této oblasti zvažovaný informační systém nabízí a jaké jsou případně limity mobilního přístupu. Rozhodně lze doporučit si vzorové řešení osahat i z chytrého telefonu nebo tabletu, aby později nepřišlo nemilé překvapení.
V řadě organizací bude užitečná podpora více jazyků ze strany ERP balíku, a to ať už proto, že s ním budou pracovat vaši tuzemští zaměstnanci, pro něž není český jazyk mateřštinou, proto, že s ním budou pracovat vaši zahraniční zaměstnanci nebo třeba proto, že nějakou jeho část (například objednávky) budete chtít on-line zpřístupnit svým zahraničním klientům. Podporu běžných výstupů v cizích jazycích (mj. faktur, objednávek apod.) snad lze považovat za samozřejmost.
A na závěr zase jedna stále opakovaná, ale mnohdy nedoceněná rada: Vybírejte s rozvahou implementačního partnera. Pokud nevolíte miniaturní řešení, u nějž nelze o nějakém procesu implementace mluvit, je právě proces implementace pro úspěch projektu zásadní. Ať už jde o úpravy na míru, přenos dat z vašich stávajících systémů nebo nejrůznější garance, ujistěte se dopředu, co pro vás implementační partner je schopen udělat a v jakém časovém horizontu. Výrazně pomoci pak pochopitelně mohou i jeho reference.
Jaký informační systém používáte ve firmě? Je to velký monolitický balík od jedné firmy? Složenina různých specializovaných aplikací doplněná o...
