Hana Hellerová Chládková: Služba virtuální asistentky je v ČR stále poměrně neznámá

Pro dnešní pokračování naší série rozhovorů s českými podnikateli jsme oslovili Hanu Hellerovou Chládkovou, která pracuje jako virtuální asistentka pro firmy, živnostníky a podnikatele. Jejímu rozhodnutí věnovat se této práci na plný úvazek a jít na „volnou nohu“ předcházela dvacetiletá praxe na různých pozicích v administrativě, která, jak říká, se stala pevným základem pro další rozvoj jejích schopností a znalostí. Co nabízí a jak se jí v tom daří?

Co přesně jako virtuální asistentka svým klientům nabízíte?

Náplň mé činnosti se skládá z několika různých částí. Od vyřizování elektronické korespondence, přípravy obchodních nabídek, přepisů a překladů textů, přes organizaci diáře, fakturaci a evidenci došlých faktur až po správu sociálních sítí a rezervačních systémů, administraci e-shopu a mnoho dalších činností souvisejících s provozem firem.

Co pro vás bylo v začátcích vašeho podnikání nejobtížnější?

Hana Hellerová Chládková, virtuální asistentkaAsi nejobtížnější pro mě bylo přesvědčit sama sebe o tom, že dokáži opustit své dosavadní zaměstnání a stát se člověkem tzv. na volné noze. Jelikož atmosféra v tehdejším zaměstnání a náplň práce neodpovídala mým představám a kvalifikaci, rozhodování to ve finále hodně urychlilo. Jinak samozřejmě vlastní příprava podnikatelského záměru a další úkony spojené se založením podnikání, dále webové a facebookové stránky, fakturační a účetní systém, vzory smluv pro klienty atd. Nemohu také nezmínit, že jsem měla a mám velkou podporu rodiny a blízkých přátel, za což jsem jim moc vděčná, protože bez podpory nejbližších by moje cesta podnikáním byla mnohem složitější.

Jak vám vyhovuje podnikatelské prostředí v ČR?

Samozřejmě, že vždy se najde nějaký zákon, nebo vyhláška, která úplně neusnadňuje podnikatelům a živnostníkům život, ale nemyslím si, že Česká republika patří mezi země, kde by se podnikání nedařilo. Služba virtuální asistentky je v České republice stále poměrně nová, tudíž ne příliš známá a relativně málo využívaná, na rozdíl od zahraničí, kde se již stala součástí fungujících firem a podnikatelů.

Čeští podnikatelé mají ještě k této službě nedůvěru. Není k ní však žádný důvod. Naopak firmám tato služba přinese nejen profesionálně odvedenou práci ve stanoveném termínu, ale hlavně úsporu času a financí, protože platíte za skutečně odpracovaný čas. Jen si zkuste změřit jakou část pracovní době tráví vaše asistentky např. surfováním po internetu (úsměv). Ekonomická situace u nás není špatná, životní úroveň stoupá, a to je právě ten správný čas pro nás, vyplnit nebo zacelit mezery na trhu v tomto poměrně mladém oboru „virtuálních asistentek“ a nabídnout, stále více zaneprázdněným majitelům firem i drobným živnostníkům, pomocnou ruku v oblasti administrativy.

Jaké faktory jsou nejdůležitější pro úspěch vaší firmy?

Mezi úspěchem a neúspěchem je velmi tenká linie, a tak je potřeba se neustále držet nastavených měřítek. Osobně považuji za jeden z významných faktorů úspěchu mého podnikání to, že věřím v to, co dělám, že to dělám poctivě, s plným nasazením a hlavně ráda. Je potřeba klást důraz na profesionalitu, pečlivost a vstřícnost k zákazníkům. Mezi další aspekty bych uvedla i dvouletý pobyt v Anglii, díky kterému ovládám angličtinu a nemohu nezmínit svá předešlá zaměstnání, kde jsem v oblasti administrativy a chodu firem načerpala spousty užitečných dovedností.

Čím se odlišujete od konkurence?

Hledat odlišnosti od konkurence není úplně snadné, ani bych je snad nenazývala konkurencí – spíš kolegyněmi. Snažíme se vyměňovat si navzájem své zkušenosti a poznatky. Jak už jsem předeslala, náš obor je v České republice poměrně nový a každý názor je pro mě užitečný.

Každá virtuální asistentka se specializuje na něco jiného. Já se snažím mít záběr co nejširší, abych mohla poskytovat komplexní služby. Neustále, pokud čas a práce dovolí, si doplňuji své znalosti absolvováním různých vzdělávacích kurzů a seminářů. Mojí „úchylkou“ je práce s tabulkami, ale jinak zařizuji především veškeré administrativní práce. Snažím se svým klientům vycházet maximálně vstříc s ohledem na jejich časovou vytíženost, takže když to trochu přeženu, jsem k dispozici 24 hodin denně, což je výhodné především pro firmy používající registrační systémy, či firmy poskytující zákaznický servis.

Jaké zajímavé technologie používáte a jak?

Snažím se využívat moderní technologie dnešní doby, které usnadňují práci jak mně, tak klientům. Jsou to především: G Suite (Gmail, dokumenty, disk, kalendář), iDoklad (účetnictví v cloudu) a Toggl (nástroj pro měření času).

Narazila jste v průběhu podnikání na nějaké vážné problémy?

Co se týče krize, nebudu lhát ani předstírat, že žádná nebyla. Hlavně na startu jsem se potýkala s nedostatkem práce, klientů a samozřejmě i finančních prostředků. Jako každý, kdo podniká, nebo podnikal, jsem se i já dostala do situace, kdy člověk bilancuje, zda se vydal správnou cestou a jestli má jeho práce vůbec smysl. Pracuje dlouho do noci, a přesto si myslí, že nepřichází adekvátní výsledky a s tím související ohodnocení. Je však důležité tyto myšlenky zahnat a myslet na to, že je potřeba stále věřit, spoléhat na své schopnosti a znalosti s tím, že úspěch se dostaví. Je to poměrně dost nepříjemné, ale každý začátek je těžký a je potřeba, pokud tomu člověk věří, věří v sám sebe a věří mu jeho blízcí, toto období překonat a dál na sobě pracovat. Nyní, po roce, se moje podnikání posouvá vpřed, což je pro mě pozitivum.

Co vnímáte jako riziko pro své podnikání?

Důležité je zdraví, jak po fyzické, tak i duševní stránce. Ale když pominu tento faktor, tak je to samozřejmě dostatečně široká základna klientů. Jedná se o podnikání jako každé jiné a dostatek práce je v tomto ohledu stěžejní. Vše ostatní se dá relativně snadno vyřešit. Mému oboru by podle mě pomohla větší osvěta a informovanost o této, ještě ne příliš známé a využívané službě. Věřím však, že dojde k uznání a docenění práce virtuálních asistentek a podnikatelé objeví přínos této služby.

Jaké máte plány do budoucna?

Nesnažím se plánovat výrazně dlouho dopředu, ale v první řadě bych chtěla zdokonalit propagaci, dostat se do širšího povědomí a tím stabilizovat a rozšířit klientelu. Získávat nové znalosti a zkušenosti. V budoucnu bych ráda rozšířila svůj tým o nové spolupracovníky, abych mohla pokrýt širší okruh klientů. Co se týče podpory mých plánů a přání, tak v prvé řadě zdraví, poctivá práce a určitě každý potřebuje mít i kousek toho štěstí.

Rozhovor vznikl ve spolupráci s facebookovou skupinou Podnikatelé a živnostníci - výměna zkušeností.

Jste také ochotni podělit se o své podnikatelské zkušenosti s ostatními? Ozvěte se nám! Kontakt na redakci OnBusiness.cz najdete dole, v patičce stránky. Členství v uvedené skupině není podmínkou.