České papírové faktury si ve spojení s automatickým zpracováním nevysloužily zrovna dobrou pověst. Pravidla pro jejich vypracování nejsou nijak přísně daná, takže si každý vytvoří formát, jaký se mu zamlouvá. Pokud pak má dojít k automatickému zpracování, mnohé programy si nevědí rady. Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mohlo jen letos českým firmám a úřadům ušetřit půl miliardy korun.
České papírové faktury si ve spojení s automatickým zpracováním nevysloužily zrovna dobrou pověst. Ty elektronické by vyřešily řadu problémů. Foto: TZ Teko TechnologyA v budoucnu? V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Tvrdí to zástupci firmy Teko Technology. Problém s elektronickou fakturací představuje velmi nízká penetrace práce s elektronickými podpisy. V České republice se prý mezi firmami ročně vymění přibližně 250 milionů faktur, přičemž elektronickou cestou jich putuje necelá dvacetina, tedy asi 5 procent.
„Komu by se nelíbilo, aby místo skladu a archívu účetních dokladů měl vše jen přístupné skrze počítač. Elektronická data je však nutné ukládat, což vede ke zvýšení požadavků na datová úložiště. Ovlivňuje to i bezpečnost a dostupnost dokumentů resp. riziko napadení uložených dat,“ uvažuje Petr Kempa, produktový manažer Teko Technology. Menší společnosti i podnikatelé však podle jeho zkušeností zatím stále tisknou a ani to příliš nevypadá, že by se „papíru“ úplně vzdali.
Elektronické faktury podle údajů zmíněné firmy dále zpracovává 82 procent firem bez elektronického podpisu. Téměř čtyři pětiny firem si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají pouze v tištěné podobě. Okolo 20 procent firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. A necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis.
Vzhledem k tomu, že novela zákona o dani z přidané hodnoty, která vstoupila v účinnost, mimo jiné požaduje po každém plátci DPH zajištění věrohodnosti původu všech faktur, neporušenosti jejich obsahu a zajištění čitelnosti po celou dobu uchování dokladu, vystavují se možná tyto firmy do budoucna velkému riziku.
O elektronických fakturách se debatuje podle zástupců Teko Technology nejen z důvodu letošní novely zákona o DPH, která zrovnoprávnila elektronické a tištěné faktury a tímto krokem se česká legislativa srovnala s normami EU, ale hlavně z hlediska výrazných finančních úspor pro podniky.
Elektronická fakturace potenciálně umožňuje nejen kratší platební lhůty, nižší chybovost, náklady na tisk ve formě papíru a náplní do tiskáren či poštovné, ale přináší i zcela zásadní časové úspory, pokud jsou faktury zasílány ve strukturovaném formátu tak, aby mohly být automatizovaně načteny do informačního systému protistrany.
Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mělo ušetřit jen letos českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Při plnohodnotném zavedení mohou úspory celé Evropské unie dosáhnout dokonce až 240 miliard eur. Podpořit by to měla i iniciativa Evropského parlamentu, která si klade za cíl plošné uzákonění povinné elektronické fakturace u všech veřejných zakázek v zemích EU do roku 2016.
„Při elektronizaci dokumentů se mnohdy počítá s tím, že se někdy později výstupy vytisknou, ručně podepíšou a budou se archivovat na papíře. Tohle hledisko přínos elektronizace pro efektivitu minimálně problematizuje,“ míní Kempa. Pokud se firma chce těmto problémům vyhnout, musí být základem elektronizace samotný dokument. To znamená objekt, který má samostatnou existenci (nejen v rámci nějakého informačního systému), který může být podepisován, archivován, může obíhat mezi uživateli a lze jej předložit úřadu nebo auditorovi. To je to, co všichni znají jako smlouvu, fakturu, potvrzení, žádost, dopis, výkaz nebo třeba výpis.
Proces elektronizace zřejmě spěje k tomu, že se omezí tisk, ale úplně nezmizí. Ještě dlouho zůstanou elektronická data i papírové dokumenty. Otázka zní, zdali při takovém řešení skutečně společnost ušetří elektronizací práci i náklady. V závažných dokumentech, které putují od ruky do ruky a jsou opatřovány podpisy, nikoli. Až v samotném závěru dojde k elektronizaci a archivaci.
