Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu. Díky moderním účetním systémům je tak možné faktury posílat i přijímat s využitím elektronické výměny dat. Tuto vymoženost ale využívají pouhé jednotky procent firem. Mnohem větší nárůst obliby má paradoxně obdobný systém u živnostníků a malých firem, kteří si mohou doklad automaticky naimportovat do své fakturační aplikace ze zaslaného odkazu.
Papírová i elektronická forma daňových dokladů je dnes naprosto rovnocenná. „Podle zákona o DPH může mít daňový doklad listinnou nebo elektronickou podobu a lze ho převést z listinné podoby do elektronické a naopak, pokud je stále zaručena věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost,“ uvedla Klára Křehlová z tiskového oddělení Generálního finančního ředitelství.
Faktury zasílané velmi často e-mailem můžeme chápat jako elektronickou verzi klasických papírových. Jsou zpravidla ve formátu pdf, ale na formátu dokumentu v podstatě nezáleží a fakturu lze teoreticky posílat i jako obrázek.
Plnohodnotné elektronické faktury ale vypadají zcela jinak. Mají podobu datového souboru, který se vyhotovuje a předává na bázi účetních systémů prostřednictvím elektronické výměny dat, zkráceně EDI (Electronic Data Interchange). „Za tímto účelem v Česku vznikl formát elektronické fakturace ISDOC, který umožňuje bezpapírovou výměnu faktur mezi různými subjekty,“ vysvětluje Tomáš Loukota ze společnosti Solitea, která firmám poskytuje účetní a ERP systémy Money.
E-fakturace ve svém pravém slova smyslu umožňuje firmě využít efektivněji čas svých zaměstnanců. Faktura automaticky zaslaná e-mailem sice usnadňuje fungování odesílateli, ale pro příjemce žádnou výhodu nepředstavuje, protože je nutné ji zadat ručně do systému, tedy převést do elektronické podoby. „Mezi hlavní výhody e-fakturace patří zkrácení času stráveného nad účtováním faktur, díky čemuž lze takto ušetřené zdroje využít jinde, a dále pak samozřejmě omezení chybovosti při ručním pořizování faktur,“ popisuje Gabriela Ivanco ze společnosti Mazars s tím, že v praxi se s přenosem dokumentů v datové podobě přímo ze systému dodavatele do systému odběratele prostřednictvím EDI setkává pouze u společností, které používají ERP systémy. Převážně pak jde o operace v rámci jedné skupiny. Podobnou zkušenost má i Tomáš Loukota: „V rámci námi poskytovaných účetních a ERP systémů si faktury ve formě datových souborů ISDOC vyměňují pouhé jednotky procent uživatelů.“
E-fakturaci ale prý konečně začínají objevovat živnostníci a malé firmy, mezi kterými její využití paradoxně roste mnohonásobně více než u velkých podniků. „V rámci naší fakturační aplikace iDoklad existuje určitá obdoba klasické e-fakturace. Odběrateli je možné odeslat odkaz, díky němuž se mu faktura zobrazí v okně prohlížeče. Odtud může uživatel fakturu samozřejmě vytisknout nebo uložit jako soubor, ale též automaticky naimportovat do svého fakturačního systému,“ upřesňuje Loukota. „Jedná se o novou funkcionalitu, kterou z desítek tisíc aktivních uživatelů využívají prozatím stovky, ale její obliba roste mnohonásobně rychleji než u klasické e-fakturace prostřednictvím EDI,“ dodává Loukota.
