Procesem nazýváme jakýkoli sled činností, jenž začíná a končí konkrétní akcí. V případě kouzelníka to může být klobouk a králík na začátku a klobouk a holubice na konci. Sebemenší zpoždění, či problém v průběhu procesu – kouzla – zničí celé vystoupení. Proces musí být tedy zcela bezchybný.
V případě firmy může stát na začátku – na vstupu do procesu – například servisní požadavek či přijatá faktura. Výstupem je pak logicky vyřešený požadavek nebo zaplacená faktura. Pro mnoho společností jsou správně nastavené firemní procesy často jedinou cestou, jak dosáhnout efektivního řízení. Jedním z nejrozšířenějších firemních procesů je zpracování přijatých faktur a jejich evidence. Jeho digitalizací a automatizací za pomoci vhodných softwarových nástrojů lze kupříkladu účinně předcházet sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur ročně, tak lze vyčarovat i celkové úspory v řádech statisíců korun…
Výhody řízení firemních procesů:
- rychlost a přesnost
- přehled a kontrola
- standardizace a optimalizace
- snížení chybovosti
- automatizace a ochrana
Řízení firemních procesů (BPM, z anglického Business Process Management) je disciplína, která se zabývá procesem v celé jeho šíři: od jeho samotné existence, přes jednotlivé fáze, až ke konečnému výstupu. Pomáhá identifikovat klíčové kroky, posoudit, zda mají dostatečnou přidanou hodnotu apod. Digitalizace procesů umožňuje data o procesech jako takových snadno sbírat, analyzovat a na základě získaných informací je následně optimalizovat. Automatizace procesů tak otevírá cestu k větší efektivitě, produktivitě a k dalšímu růstu.
Když se chcete naučit kouzlo, jediné, co přesně víte, je, co má být na jeho začátku a jak má kouzlo skončit, aby ohromilo veřejnost. A přesně toto musí vědět i takzvaný vlastník procesu, kterého je třeba určit nebo najít na začátku implementace jakéhokoli systému pro řízení, digitalizaci či automatizaci procesů. Vlastníky procesů bývají zpravidla vedoucí pracovníci organizačních jednotek či osoby, které mají o procesu nejvíce informací a dokáží identifikovat relevantní vstupy a výstupy. Musí zkrátka vědět, kam se například přijatá faktura předává, kdo ji má schválit a podepsat, kolik je na zpracování času, kam se má následně uložit, případně co dělat, když v některém z těchto kroků nastane problém. Ideální je, mají-li i zdravý nadhled.
„Dalším užitečným krokem je analýza stávajících procesů. Ta pomůže odhalit potenciální slabá místa v procesech a zároveň poslouží jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor,“ vysvětluje Barbora Kolaříková, MCS Product Manager společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
Zásady úspěšné implementace:
- Stát nohama na zemi
Stanovte si reálné cíle s ohledem na složitost projektu, váš rozpočet i zaměstnance. Velké změny obvykle budí velký odpor.
- Vybrat vhodný proces
Zpravidla to bývá ten nejproblematičtější nebo ten, který přináší největší užitek. Je neefektivní automatizovat proces spouštěný jednou ročně.
- Zvolit vhodné řešení
Ověřte, že řešení splní požadavky na proces aktuálně vybraný i na případné další. Mělo by být také dostatečně flexibilní.
- Využít know-how stávajících zaměstnanců
Identifikujte a ustanovte vlastníka procesu. Bude partnerem dodavatele při analýze a optimalizaci procesu i při následné implementaci řešení.
„Stěžejním rozhodnutím by měl být výběr vhodného dodavatele. Ti kvalitní objektivně zanalyzují procesy, vyhodnotí všechny vaše požadavky a doporučí vhodné řešení s ohledem na jeho budoucí rozvoj. Zkušený dodavatel je schopen předložit vám případové studie o provedených realizacích či pro vás zařídit referenční návštěvu v organizaci, kde bylo podobné řešení úspěšně nasazeno,“ radí B. Kolaříková.
Mnohé firemní systémy (DMS, ERP, CRM) jsou již vybaveny i nástrojem pro digitalizaci a automatizaci procesů souvisejících s dokumenty či daty v nich uloženými. Můžete tak snadno schvalovat nákupní požadavky, přijaté faktury, zpracovávat objednávky či informovat o změnách v řízené dokumentaci. V některých systémech má tento nástroj dokonce i podobu plně grafického workflow designera, jehož obsluhu, a tedy i modelování procesu, zvládne i sám vlastník procesu či pokročilejší uživatel (power user).
A stejně tak základem správné optimalizace procesů jsou kvalitní nástroje pro jejich řízení a automatizaci. Velkou předností těch, majících podobu samostatné aplikace, je především to, že jsou mnohem komplexnější.
Kromě modelace workflow umožňují vytvářet formuláře či reporty, stejně jako integraci s jinými vnitropodnikovými systémy (například po schválení faktury v DMS jsou patřičné údaje přeneseny do účetního systému, kde proběhne vlastní zaúčtování). K napojení jsou obvykle k dispozici snadno přizpůsobitelné konektory na nejpoužívanější aplikace, samozřejmě s možností si vytvořit konektor vlastní.
Některé aplikace fungují pouze ve spojení s jinými platformami (například Nintex pro SharePoint, Nintex pro Salesforce), jiné jsou univerzální, například K2 Five.
Součástí dodávky systému bývá i školení, jak aplikaci obsluhovat nejen z pozice administrátora, ale i designéra procesů. „Přesto bych doporučovala kritické firemní procesy modelovat zkušeným konzultantem nebo s ním při jejich vytváření úzce spolupracovat,“ uzavírá B. Kolaříková.
Multi řešení
Výhodou univerzálních řešení je právě jejich naprostá nezávislost na dalších systémech. Rozhodnete-li se vyměnit kterýkoli ze systémů používaných v organizaci za jiný, pouze změníte napojení. Tyto aplikace jsou zpravidla vybaveny komplexními reportingovými nástroji, které pomáhají procesy měřit, vyhodnocovat a hledat v nich úzká místa. Uživatelské prostředí takových systémů mnohdy dokonce nevyžaduje ani znalost programování či skriptování. Například designer procesů či formulářů aplikace K2 Five je plně grafický a uživateli umožní modelovat procesy i formuláře velmi intuitivně. Sám jej navíc pomocí funkce Smart Assist instruuje, aby nic důležitého neopomněl. Výhodou těchto aplikací je samozřejmě jejich flexibilita. Změní-li se proces, je možné pružně provést potřebné úpravy.
(Partnerský příspěvek)
