Firmy, které efektivně administrují svoji činnost, šetří peníze a jsou konkurenceschopnější. O výhodách DMS systémů a jejich budoucnosti mluví Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.
Pavel Nykl, obchodní ředitel Onlio, a.s.Proč mají firmy chtít řešení pro správu dokumentů (DMS)?
Protože tím dle mého ušetří peníze. Díky tomu, že zavedením DMS každá firma zefektivní řízení oběhu dokumentů a workflow obecně. Usnadnění a zrychlení vnitrofiremních procesů také znamená zkvalitnění komunikace se zákazníky a dodavateli, zkrátka veškeré obchodní činnosti. Obojí, tedy úsporu času zaměstnanců i kupříkladu efektivnější administraci zakázek, lze přitom přepočítat na ušetřené peníze. Jejich výše pochopitelně závisí na mnoha okolnostech a je proto velice individuální. O tom, že každá firma či organizace na zefektivnění svého chodu vydělá, ale jistě není sporu.
Co ono zefektivnění znamená v praxi, k čemu firmy DMS využívají?
DMS plní dvě v zásadě velmi jednoduché funkce. Za prvé ukládá dokumenty systematicky a na jednom místě tak, že nikdy nebudete mít problém je najít. 40 % firem uvádí, že ztráta dokumentů je pro ně opakující se problém. Kupříkladu hledáte-li smlouvu z roku 2007, ovšem neznáte její přesný název ani složku na firemním serveru, ve které by mohla být uložena. DMS dovoluje prohledat celé úložiště fulltextově podle klíčových slov uvnitř dokumentu, a během několika sekund máte smlouvu v ruce, respektive na obrazovce. Druhou základní funkčností DMS je řízení oběhu dokumentů pomocí workflow.
Stále více DMS systémů běží také či dokonce pouze v cloudu. Jaké jsou jeho výhody?
Ano, i my nabízíme náš DMS eDoCat jako řešení on premise nebo formou SaaS na našem vlastním cloudovém řešení, ke kterému se klienti připojují přes prohlížeč. Jeho základní výhodou je dostupnost. Ještě před pár lety si DMS mohly dovolit jen velké společnosti, které na něj měly rozpočet v řádu milionů korun. Nejen do vlastního řešení DMS, ale také na přizpůsobení svojí infrastruktury a podporu provozu celého systému. Při využívání DMS jako služby tyto vysoké prvotní investiční náklady odpadají.
Mimochodem i klientům, kteří přemýšlí o pořízení DMS běžící na vlastní IT infrastruktuře (tzv. on premise), nabízíme dočasný proof of concept s využitím cloudu. Za rozumný peníz a při minimálním úsilí si firma v reálných podmínkách a na vlastních vybraných datech vyzkouší přednosti DMS řešení. V okamžiku, kdy je klient s DMS spokojen, mu jej překlopíme do on premise verze. Nezřídka si však firmy vyhodnotí, že DMS formou služby je pro ně nejvýhodnější, a ve fungování v cloudu pokračují.
Co vlastně zavedení správy dokumentů a optimalizace procesů ve firmě obnáší?
Prvním krokem je hloubková analýza toho, s jakými druhy dokumentů firma a jakým způsobem pracuje. A zejména jak by s nimi pracovat mohla, tedy jaké jsou možnosti zefektivnění oběhu dokumentů a vnitrofiremních procesů obecně. Vedení firmy či její zaměstnanci mohou mít velmi konkrétní představy o tom, jak ony procesy mají probíhat. S touto informací pracujeme, ovšem naši konzultanti se na fungování firmy podívají zcela nestranně pohledem zvenku a domyslí i možnosti, které zákazníkovi nemusí být zřejmé. Workflow je třeba naprogramovat tak, aby se například nestalo, že se dokument ocitne ve slepé větvi určitého procesu a nikdo se to nedozví. Zatímco laika takový scénář nemusí ani napadnout, naši konzultanti mají bohaté zkušenosti a vědí, kde jsou úskalí a jak jim předejít. Ve vzájemném dialogu se zákazníkem připravíme implementační projekt, na jehož základě je firmě DMS řešení nasazeno.
Mimochodem rozhraní připravíme většinou rychleji, než jsou přichystaní uživatelé. Během jednotek dní uvedeme řešení do podoby, která už uživatelům pomůže s jejich každodenní rutinou. Jak jsem ale řekl, nejde nám jen o to, nasadit DMS a vystavit fakturu, ale snažíme se optimalizovat procesy na straně klienta celistvěji. To je ovšem docela obtížné dělat zároveň s nasazením DMS, proto postupujeme po krocích. Většinou tak v první fázi spustíme DMS řešení a k hlubším změnám v procesech přistupujeme až poté, co se uživatelé s novým systémem sžijí. Tento postup nejlépe vyhovuje i klientům, kteří po nasazení DMS dostanou nástroje, které zefektivnění procesů usnadní.
Jakou podporu poskytujete či jak probíhá spolupráce dál?
Po spuštění DMS eDoCat zákazníkům poskytujeme trvalou podporu v průběhu jeho provozu, tedy i po dokončení implementace. V servisní smlouvě má klient garantovanou reakční dobu na své požadavky. Zákazník si tak může být jistý, že do přesně stanovené lhůty po předání požadavku se věc začne řešit.
Jaké obecné trendy pozorujete v oblasti DMS systémů?
Princip fungování DMS zůstává už dlouhou dobu stejný – jde o to, někam systematicky uložit dokument a zpřehlednit a zefektivnit nakládání s ním. DMS systémy se však čím dál více přibližují uživatelům v tom smyslu, že se zavádějí mobilní platformy, uživatelská prostředí jsou stále intuitivnější a jednodušší a mají responzivní design pro různě velké zobrazovací plochy.
A bezpochyby zažíváme nástup cloudu jako finančně výhodné, a přitom plnohodnotné alternativy k velkým on premise řešením. Za hlavní výhodu on premise řešení je považována okolnost, že jsou šitá na míru konkrétnímu zákazníkovi. Jenže i cloudová řešení jako DMS eDoCat v režimu SaaS jsou vlastně stavebnice s určitým základem společným všem uživatelům, ovšem s možností přidat jakoukoliv další funkcionalitu pomocí rozšiřujících modulů dle potřeb zákazníka.
Patří tedy on premise systémy od velkých dodavatelů minulosti?
To se takto jistě nedá říct. Velké korporace fungují určitým způsobem, jejich systémy jsou zpravidla implementované globálně a tedy mateřskými firmami nařízeny i místním pobočkám. My se na tomto trhu ani nepohybujeme, ale věřím tomu, že se i tyto velké systémy budou muset částečně proměnit. DMS on premise za desítky až stovky milionů korun si malá ani středně velká firma prostě nepořídí, ale ani obří korporace vlastně nemá důvod, proč se do cloudu nepřesunout či využít funkční, oceňované a lety prověřené řešení postavené na základech open-source. Takový trend už podle našich zkušeností lze pozorovat.
Pavel Nykl, obchodní ředitel Onlio, a.s.
Pavel Nykl vystudoval Universitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. Účastnil se implementací rozsáhlých informačních systémů a řídil řadu IT projektů s vysokou přidanou hodnotou pro zákazníka. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio. Jeho hlavním zaměřením je DMC eDoCat, včetně DMS v modelu cloudové služby. Krom práce se Pavel aktivně věnuje sportu všeho druhu.
(Partnerský příspěvek)
Máte občas problém najít potřebný dokument? Pracujete někdy s nesprávnou verzí dokumentu, případně špatnou verzi dokonce někomu předáte? Je spolupráce...
