Obavy z toho, že umístěním firemních dat v Cloudu firmy riskují jejich zneužití, se postupem času zmenšují. Řada manažerů již přijala pojmy Cloud a SaaS (Software as a Service) za své a začíná pomalu těžit z jejich přínosů. Document management System (DMS) v Cloudu je jen logickým pokračováním trendu posledních let.
DMS je systém pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow. Udržení trvalého pořádku v dokumentaci, to je nejvýraznější přínos DMS pro firmu. Dokumentem přitom nemusí být jen PDF soubory, excelovské tabulky, nebo wordové dokumenty, nýbrž veškerá elektronická data, včetně multimediálních souborů, emailů, apod. S pořízením DMS získá firma intuitivní nástroje, které vždycky ušetří čas. Např. při hledání správné verze smlouvy, při schvalování individuální nabídky a došlé faktury, anebo mnoha dalších každodenních úkonech.
Když firma zamýšlí implementovat DMS, svědčí to o tom, že si management uvědomuje, že bez DMS plýtvá neefektivní prací s dokumenty kapacitami svých zaměstnanců.
DMS v Cloudu je typickým zástupcem principu Software jako služba. Klient má k dispozici propůjčenou nejen infrastrukturu (procesory, disky, paměť, zálohovací technologie, apod.) a prostředí (např. Windows Server, Linuxový server, databáze, apod.), ale navíc ještě vysoce specializovanou aplikaci. Princip Cloud computingu odděluje uživatele od vlastnictví celé technologie a tudíž starosti s provozem, údržbou a obnovou nemá uživatel, ale dodavatel řešení.
Firmy investující do cloudových technologií si spočítaly, že se jim vyplatí zbavit se vlastních nákladů na infrastrukturu a lidi, kteří se o ní starají. Je pro ně pohodlnější a levnější pronajímat si hotové řešení.
DMS není žádnou výjimkou a platí pro něj stejné argumenty, jako pro kteroukoli jinou cloudovou aplikaci. Můžete ji začít používat okamžitě. Pro připomenutí uvádíme nejsilnější argumenty:
1. Výrazně nižší vstupní investice – toto je bezesporu první argument. Odpadá náročný úvodní náklad, který většinu manažerů zejména ze segmentu malých a středních firem odrazuje od zavedení DMS. I když doby, kdy se pořízení DMS počítalo na miliony už je pryč, mnohé firmy však i jednotky stovek tisíc odvrací od zavedení DMS.
2. Rychlost – DMS ve formě SaaS lze získat stejně rychle, jako objednat nákup v zavedeném e-shopu. Firmy poskytující tuto službu jsou připraveny „zapnout“ základní funkcionalitu DMS v Cloudu prakticky okamžitě.
3. Nulové nároky na vlastní IT infrastrukturu – neplánujete nákupy, nebudujete klimatizovanou serverovnu, nenakupujete server s obavami, že brzy už zase nebude stačit, neřešíte reklamace vadné paměti nebo diskového řadiče, nehledáte zkušeného správce se znalostmi Windows Serveru a v neposlední řadě ani neplatíte za elektřinu. Místo toho se věnujete svým klientům. Ani tak nejde o to, kolik můžete ušetřit. Samozřejmě, že můžete. Umíte si ale spočítat, kolik peněz vám přinesou klienti, kterým se budete moci věnovat v čase, který byste jinak věnovali své IT technice?
4. Trvale aktuální verze - doby, kdy nové verze znamenaly oprávněné obavy z nových problémů, jsou, zdá se, také už pryč. Dodavatelé technologií sledují moderní trendy a uvádějí inovace na trh tak, aby svým klientům přinesli větší rychlost i pohodlí při udržení očekávané kvality aplikace.
5. Žádná omezení funkčnosti – od DMS v Cloudu neočekávejte žádnou „ořezanou“ verzi. Je to plnohodnotné DMS a jeho výkon závisí jen na výkonu vašeho internetového připojení. A také vaší schopnosti si přesně říct, co vaše DMS má umět.
Teprve když objevíte to, co všechno pro vás může dělat DMS automaticky, jak se říká, bez ruky přiložení, uvědomíte si, jakým výkonným může být DMS pomocníkem. V posledních letech zažívají nebývalý rozvoj technologie pro automatizované vytěžování dat z elektronických dokumentů. Typickým představitelem takového dokumentu je došlá faktura. DMS za vás vyplní veškerá data načtená ze skenu faktury a připraví vám ji k zaúčtování. Do DMS se pak ukládají dva soubory – a) PDF s obrazem dokumentu a b) XML se strukturovanými vytěženými daty. Data a obraz dokumentu se v DMS spojí do jednoho objektu. Z tohoto spojení potom těží uživatelé i další informační systémy, které s DMS komunikují. I vytěžování už dnes lze získat jako modul DMS v modelu SaaS.
DMS eDoCat Cloud je uživateli ověřené řešení. Vyniká svým výkonem, jednoduchostí a intuitivním uživatelským rozhraním. eDoCat DMS Cloud společně s modulem vytěžování dat také v modelu SaaS vám pomůže udržet si dokumentaci pod kontrolou. Výkonným pomocníkem může být zejména pro vaše kolegy, kteří mají na starosti ISO certifikace, anebo odborné akreditace vaší společnosti.
Mgr. Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, a.s.
(Partnerský příspěvek)
Tahle myšlenka není ani zdaleka nová, ale teprve v posledních několika letech se začala proměňovat v realitu: Výpočetní výkon počítačů...
