Dokumentů je okolo nás stále více. A navíc se s nimi dost často pracuje jak ve fyzické, tak i elektronické podobě zároveň. Zejména v případě smluv je pak náročné, ale současně naprosto nezbytné udržet jednotné znění textu v obou těchto podobách. Stále více firem a institucí proto naléhavě hledá řešení pro převody nejrůznějších dokumentů z fyzické podoby do elektronické a naopak. Na tento trend zareagovala například Konica Minolta, která firmám nabízí východisko v podobě nového softwaru ScanFlow Compare.
(Partnerský příspěvek)
Řešení se vyznačuje rychlostí, spolehlivostí a především jistotu, že text obou verzí dokumentu bude totožný. Umí odhalit sebemenší nesrovnalost a ohlásí ji, ať se jedná o drobný překlep nebo záměrnou zásadnější změnu. Reálně vás tak může například ochránit před podpisem smlouvy, ve které došlo k pro vás nežádoucím změnám. Originální dokument přitom stačí jen naskenovat a systém sám provede porovnání obsahu s elektronickou verzí.
Právě ScanFlow Compare od Konica Minolta patří ke špičkovým inovacím, které rozpoznají, přečtou, a porovnají fyzický dokument s elektronickým už při samotném procesu digitalizace. Správa dokumentů se tak výrazně zrychluje, zjednodušuje i zpřesňuje, neboť elektronizace napomáhá předcházet dříve častým administrativním chybám. Strojově přesná kontrola se uplatní zejména u obchodních dokumentů, smluv a podobných písemností.
Moderní technologie pro rozpoznávání dokumentů, jejich digitalizaci a vytěžování dat z nich, jsou skutečně již tak daleko, že dokáží dokumenty nejen správně přečíst či porovnávat, ale dokonce i automaticky roztřídit. Typickým příkladem pro využití těchto pokročilých funkcí může být zpracování smlouvy o povinném ručení nebo úvěru v bance s využitím aplikace ABBYY FlexiCapture. Software velmi rychle dokáže prověřit, zda byly naskenovány všechny potřebné dokumenty, ověří jejich platnost i to, jestli se shodují v identifikačních údajích, tedy např. zda jméno v občanském průkazu souhlasí se jménem uvedeným v žádosti. Interní systém dané instituce pak s využitím takto získaných dat může prověřit finanční historii žadatele a podobné smlouvy. Nakonec v reálném čase vyhodnotí i konkrétní možnost uzavření předmětné smlouvy a připraví její návrh s vyplněnými osobními údaji klienta.
Platforma ABBYY FlexiCapture přináší do běžné praxe i metody umělé inteligence. Tento systém autonomně zdokonaluje svou schopnost identifikovat dokumenty a rozpoznávat data na základě předchozích změn nebo oprav provedených operátorem. Všechny vnější zásahy průběžně vyhodnocuje a automaticky tak optimalizuje zpracování stávajících i nových typů dokumentů. Konkurenční předčí platformy i v rychlosti implementace, podporou mobilních zařízení či možností využít jeho cloudové podoby přístupné přes webové rozhraní.
K všestrannému využití předurčuje oba systémy i široká škála postupů, jakým do něj zpracovávaný dokument bude vložen. Může být naskenován pomocí multifunkčního zařízení nebo stolního skeneru, zaslán e-mailem či přes webovou stránku nebo prostřednictvím mobilu. Proces úvodní digitalizace výrazně zjednoduší a hlavně urychlí také aplikace pro mobilní skenování s využitím fotoaparátu mobilního telefonu. Zpracování elektronického dokumentu tak může být zahájeno odkudkoli, stačí jej prostě vyfotit.
(Partnerský příspěvek)
