Základní pravidlo při účtování zdanitelných nákladů zní: Podnikatel musí být schopen zdůvodnit jeho stoprocentní využití pro svůj byznys. Tady se ovšem skrývá nejeden háček. A v případě, že finanční úřad neuzná podnikateli daňový náklad, výše jeho daňové povinnosti bude zpětně dopočtena a doměřena podle upraveného daňového základu. K tomu zaplatí ještě úroky z prodlení a penále za zjištění nedostatku v rámci daňové kontroly. Jak se těmto problémům vyhnout?
Podezřelá daňová optimalizace na poslední chvíli je podle odborníků ze společnosti TaxVision tou nejlepší pozvánkou, jak si zajistit při finanční kontrole hlubší pozornost. Riziko odhalení a pokut se v listopadu a prosinci se prý zvyšuje dvojnásobně. Jaké postupy jsou v legální rovině a jaké jsou už takzvaně přes čáru?
„Jakékoli náklady vměstnávat do konce roku v rámci daňové optimalizace je nešťastné. Běžný postup kontroly ze strany finančního úřadu je často stále stejný: Úředníci vezmou do ruky jako první faktury z ledna, u nichž zjišťují, zda se nejedná o zapomenuté účetní doklady z předchozího roku, a faktury z listopadu a prosince, které zavánějí urputným snižováním základu daně,“ varuje daňová poradkyně Blanka Štarmanová ze společnosti TaxVision. „Pokud existuje sporný náklad, o kterém podnikatel nechce diskutovat, je rozumné a o 50 procent bezpečnější ho nezařazovat do účetnictví v posledním kvartálu,“ tvrdí.
Základní pravidlo při účtování zdanitelných nákladů stále zní: Podnikatel musí být schopen zdůvodnit jeho stoprocentní využití pro byznys. Nákup tří notebooků ve firmě s pěti zaměstnanci je v pořádku, opačný poměr pěti notebooků pro tři zaměstnance již bude třeba konkrétně odůvodnit. „I tato na první pohled nelogická situace však může mít srozumitelné vysvětlení a být uznatelná finančním úřadem. Například když podnikatel prokáže, že notebooky nakupoval v předvánočních slevách pro nové zaměstnance, nastupující až od ledna,“ říká Štarmanová.
Stejně je třeba přistupovat k účtování kancelářského vybavení nebo zařízení firmy. Pokud podnikatel na náklady společnosti pořídí lednici, kterou má doma a ne v kanceláři, nikdo mu neuvěří, že ji stoprocentně využívá k pracovním účelům. „Naopak vysvětlení s reálným základem finanční úřad nijak nerozporuje. Ale pozor, zjevně smyšlené historky, které nemohou vyvrátit, kontroloři sice přijmou, ale pozornost pak obrátí k jiným záležitostem, které prověří o to důkladněji,“ upozorňuje Štarmanová.
U živnostníků a menších firem existuje prý velmi často snaha odečíst ze základu daně nákup společenského oděvu. Přestože obleky a kostýmky nosí převážně během pracovního dne, je nepravděpodobné a nemohou prokázat, že při soukromých akcích, návštěvě divadla a jiných příležitostech toto oblečení nepoužili a nepoužijí. „Pracovní oděv musí podle zákona obsahovat firemní logo, takže pokud je na kapse obleku vyšitý emblém společnosti, je jasné, že se jedná o pracovní oděv a i mimo firmu jí dělá reklamu, jde o pozitivní vliv na podnikání a stoprocentní využití pro byznys. Můžeme ho tedy odečíst ve stoprocentní výši. U klasického formálního oblečení doporučuji účtovat maximálně 50 procent nákladu, samozřejmě pouze u profesí, které formální pracovní oděv potřebují,“ uvedla Blanka Štarmanová.
Dalším oblíbeným omylem podnikatelů je prý také skrývání rodinné dovolené pod rouškou služebních cest. „Je zřejmé, že majitel tuzemské IT firmy s ryze českými zákazníky let do Keni s manželkou a dětmi na náklady společnosti nijak neobhájí. Pokud už skutečně jede na služební cestu a bere s sebou rodinu, účty by měl striktně oddělovat,“ radí Štarmanová.
Ideálním nástrojem k optimalizaci daní je podle odborníků z TaxVision pro společnosti s ručením omezeným a jiné podnikatelské subjekty možnost přispívat zaměstnancům na dovolenou až do výše 20 tisíc korun ročně.
Pak jsou tu oblíbené vánoční bonusy, jež sice spadají do nedaňových nákladů, přesto jsou zdaněné výhodněji než běžná výplata mezd. Navíc jsou tyto příspěvky snadno použitelné i pro rodinné příslušníky, jelikož se vztahují na všechny zaměstnance, tedy např. i na ty zaměstnance, kteří mají uzavřenou dohodu o provedení práce. „Pro majitele s.r.o. není problém na dohodu o provedení práce zaměstnat i manželku nebo dceru či syna, a poskytnout jim příspěvek na dovolenou ve výši do 20 tisíc, což je pro něj dvakrát levnější varianta než při výplatě mezd,“ radí Štarmanová.
A pokud finanční úřad neuzná podnikateli daňový náklad? Výše jeho daňové povinnosti bude zpětně dopočtena a doměřena podle upraveného daňového základu. K tomu zaplatí ještě úroky z prodlení a penále. „Penále činí striktně 20 procent z doměřené částky, tedy z dopočteného rozdílu. I když je podnikatel ve ztrátě, dostane penále jedno procento z doměřeného rozdílu na daňové ztrátě,“ vysvětluje Štarmanová.
Samotná daňová kontrola je pro podnikatele nepříjemná především kvůli ztrátě času. Úředníci podle Štarmanové nemohou rozumět každému podnikání a ani nerozumí, takže celý proces podnikatele velmi zdržuje. Proto je prý mnohem jednodušší vyhnout se návštěvě finančního úřadu už bezchybným přiznáním.
„Když se však přece jen ohlásí daňová kontrola, nejjednodušší je obrátit se na daňové poradce. Klient při kontrole vůbec být nemusí a z praxe víme, že je to i nejlepší řešení. Málokdy ví, co má říkat, a ještě méně ví, co finanční úředník chce slyšet, takže jeho vysvětlování souvislostí bohužel nikam nevede. Naopak může daňová kontrola zaslechnout ještě něco navíc, co se stane dalším podnětem k přezkoumání,“ radí Štarmanová.
