Čtěte: Jak ve firmě pracovat se zpětnou vazbou?

Přes polovinu života trávíme v práci. Přestože se snažíme v ní realizovat a být spokojení, často se dostaneme do situací, které jsou pro nás těžké. Jednou z nich je i neschopnost práce se zpětnou vazbou. Co to znamená a jak to tedy dělat? Na to již poskytuje radu dlouholetá lektorka a konzultantka pro byznys PaedDr. Olga Medlíková z týmu konceptu rozvoje interních vzdělavatelů Nášlektor.cz.

PaedDr. Olga MedlíkováPracovat se zpětnou vazbou dokáže podle slov Olgy Medlíkové jeden člověk z deseti. Lidé ji často vnímají jako kritiku a berou si ji příliš osobně. A často ji také velmi osobně vyjadřují, takže ten druhý se spíše naštve, místo aby si z ní vzal to dobré. Správná zpětná vazba má jít proti věci třeba výkonu, projevu, situaci, nikdy ne proti člověku. Má být konstruktivní a věcná, nikoliv zraňující a osobní. Velmi proto záleží i na formulaci, kterou člověk použije. „Nevadí mi, co řekl, ale jak to řekl!“ tady platí dvojnásob.

Jak by měla kvalitní zpětná vazba vypadat?

Zde je několik zásadních tipů:

• Především by měla být zpětná vazba konkrétní – NE: „Měl bys zlepšit svoje výkony.“, ale : „Úkoly lidem zadáváš, aniž by ses přesvědčil, jestli tomu rozumějí, to je třeba změnit.“
• Je vhodné chovat se důrazně, ale bez agresivity – říct stručně, co chci, v krátkých větách – neobalovat svoje sdělení do dlouhých frází, vyhnout se ironii a sarkasmu.
• Nechte druhou stranu, aby přinesla návrhy – poté, co popíšu nežádoucí stav, ptám se na to, jak to druhá strana vidí a jak to změní. Neříkat druhému co a jak má udělat, ale otázkami získávat jeho závazek ke změně.
• Používejte hodně otevřených otázek – Ne: „Rozumíš tomu, co po tobě chci?, ale: „Jak jsi pochopil moje zadání?“
• Jasně vysvětlete svůj postoj k projednávané věci – popište, co se vám nelíbí a proč, je třeba vyhnout se tzv. podkopávacím poznámkám (ukazují nejistotu mluvčího). Např. “Podívej, mně je blbý ti to říkat, ale...”, “Doufám, že to nebudeš brát osobně...”,„Mě opravdu vůbec netěší, že ti něco takového musím říct, ale …“,„Osobně bych dal přednost jinému řešení, ale když už jsi to udělala, co se dá dělat …“
• Je vhodné popisovat, vyhnout se hodnocení – Ne: „To jednání bylo úplně špatně!“, ale: „Na jednání jsi nepodal žádné argumenty, materiály jsi měl jenom pro sebe a jednoho partnera, takže druzí dva se mu museli dívat přes rameno. Prezentace měla 32 slajdů a v domluvených 10 minutách jsi to nestihl použít.“
• Směřujte k něčemu, ne od něčeho – řešte žádoucí stav, nezůstávejte dlouho v tom, co nebylo v pořádku.

• Shrňte domluvené skutečnosti, aby vznikl pro obě strany jasný výstup – Ne: „Tak jsme se dohodli a můžeš jít.“, ale: „Dohodli jsme se na tom, že příště se mnou před jednáním probereš svoje argumenty, materiálů budeš mít vždy o dva navíc a prezentaci ukážeš kolegovi Jardovi, aby ti k ní řekl, jak se mu jeví.“

Jak zpětnou vazbu přijmout?

Destruktivní kritiku odmítněte. Pokud je konstruktivní, opravdu jde o zpětnou vazbu, nikoliv o destruktivní „rýpaní“, reagujte na ni. Ideálně tak, že akceptujete připomínku a řeknete, jak chcete situaci měnit. Například:

„Děkuji za upozornění. Budu na tom pracovat.“

„Beru to na vědomí.“

„Vážím si toho, cos mi řekl. Příště si dám bacha.“

Akceptujte svou zodpovědnost, ale odmítněte, jestli vám druhá strana bude podsouvat vinu za cizí selhání.

„Ano, jsem vedoucí týmu a uvědomuju si, že jsem tady teď tři neděle nebyl. Ale odmítám tvrzení, že je moje chyba, že tým spadl v hodnocení výkonu o dvě příčky dolů.“