Centrální nákup přináší výhody i rizika: Příklad z MV ČR

O centrálním nákupu se často hovoří jako o způsobu, jak v organizacích ušetřit významný objem finančních prostředků. Aby tomu tak bylo, je ovšem třeba ho realizovat správně. Zajímavým informačním materiálem je v této souvislosti ten od Nejvyššího kontrolního úřadu, který zkontroloval projekt centrálního nákupu v resortu Ministerstva vnitra. Co zjistil?

Nejprve připomeňme, že cílem pilotního projektu centrálního nákupu bylo zefektivnění a zjednodušení systému nákupů včetně dosažení úspor. Kontrola NKÚ se pak zaměřila především na zavedení systému centrálního nákupu, jeho realizaci a ověření vykazovaných přínosů. Podrobně byl kontrolován nákup tří komodit v letech 2008 až 2012, a to pohonných hmot, elektrické energie a xerografického papíru.

Výška úspor a existující rizika

Ministerstvo vnitra (MV ČR) vykázalo celkový objem nákupů realizovaných prostřednictvím centrálního nákupu ve výši 1,87 mld. Kč a dosažené úspory deklarovalo ve výši 475,9 mil. Kč. Dosažení úspor sleduje MV ČR pomocí svého informačního systému, jehož data prý však nebyla zcela spolehlivá. Chybami, zjištěnými především při zadávání údajů, docházelo k určitému zpochybnění vykazovaných úspor. Ke zkreslení úspor docházelo také z důvodu srovnávání cen, které nevycházely z objektivně zjištěné tržní ceny.

Pozitivní přínos projektu centrálního nákupu, respektive systému centralizovaného zadávání, ohrožují podle NKÚ zejména tato rizika:

• kvalita dat o nakupovaných komoditách a s tím spojené hodnocení cenových nabídek
• obtížnost zjistit v daném čase a místě skutečnou tržní cenu
• nezajištění účinného kontrolního systému
• vytvoření pozice "monopolního" dodavatele.

Efektivnost celého projektu negativně ovlivnily zejména tyto zjištěné nedostatky:

• MV nezajistilo funkční a personální oddělení realizace centrálního nákupu od jeho řízení a vyhodnocování
• opakovaně byly koncem roku jednorázově vynakládány finanční prostředky na zásoby pohonných hmot, které nebyly uloženy ve vlastních úložištích MV
• při stanovení předpokládaného množství pořizovaných položek docházelo k vysoké nepřesnosti - v některých případech i více než 80 %
• akceptovány byly nabídky dodávek s jednotkovými cenami vyššími, než jaké byly uvedeny v rámcové smlouvě nebo dodávek, které nebyly v souladu s prováděcí smlouvou
• v některých případech vedly postupy zadavatele ke snížení transparentnosti zadávacího řízení.

Nedostatky, které NKÚ považuje za porušení rozpočtové kázně, byly již oznámeny příslušnému finančnímu úřadu. Nicméně pro další organizace může být výsledek kontroly rozhodně poučením. Díky jejím závěrům lze totiž přijmout opatření, aby se podobná rizika omezila, nebo se jim dokonce zcela zabránilo.